Un recorrido por la desescalada hacia los eventos presenciales

El sector farma y salud, de los primeros en volver a lo presencial

Globalia meetings & events organizaba en julio 13 eventos en 13 ciudades. Todo empezaba cuando su cliente del sector de distribución farmacéutica lanzó sobre la mesa la idea de organizar 13 eventos en tres semanas. Para llegar a tiempo, y adaptar los eventos a los requerimientos del Covid, se crearon tres equipos, dos en las diferentes localizaciones, manteniendo siempre el mismo equipo tanto del cliente como de los proveedores y de la agencia. Dejaron a un equipo de «reserva» que no estuviera en contacto con el resto como medida de prevención ante posibles contagios. Los eventos eran unas juntas para votaciones internas de delegados a lo largo del país, finalizando con una asamblea general. Se tuvieron que respetar las medidas de seguridad sanitaria respetando los protocolos según diferentes comunidades y respetando siempre los más restrictivos. La parte de la planificación fue primordial, a pesar de que tuvieron que trabajar con poco tiempo y con incertidumbre en relación a los venues, el alojamiento, los establecimientos, etc. 

220 médicos en un evento formativo en el Barceló Sants. Fue el primer evento farma que vimos en la era covid: 220 médicos de atención primaria disfrutaron durante dos días de un evento formativo en el Barceló Sants (Barcelona) con ponencias formativas en la sala plenaria y zonas de stands de laboratorios farmacéuticos en salas anexas. La agencia Livemed limitó el aforo se limitaba a 220, registrándose todos los datos de contacto para permitir la trazabilidad. El montaje elegido fue en escuela. Con la ventaja de la amplitud de salas se crearon flujos diferenciados de entrada y salida para evitar contactos y puntos de espera para mantener la distancia de seguridad.

GINEP celebra su congreso presencial con 200 asistentes en Alicante. Esta cita médica permitió a Alicante recuperar los congresos presenciales: un congreso de ginecólogos reunió en el Auditorio de la Diputación (ADDA) a 200 personas presencialmente (y 200 más en streaming) los días 23 y 24 de octubre.

La agencia Meet&Forum mantuvo el área expositora con un total de 18 stands, aunque el diseño que estaba previsto inicialmente de 25 se modificó por una estructura más preventiva por el Covid. Las medidas de seguridad fueron prioridad: un metro y medio de distancia entre los stands, desinfección constante de los materiales que habían depositados en los stands y cada representante de su stand tenía que llevar obligatoriamente guantes.

Usana volvía a los eventos presenciales en Marbella. La marca de productos de nutrición organizó, con la idea de volver a conectar, motivar, formar, este evento de premio a 60 distribuidores de España y Francia en el Hotel H10 Andalucía (Marbella), durante dos días.

El evento empezaba con una bienvenida con recepción. Al día siguiente, actividades (visitas de mercadillos, paseo por Puerto Banús, visita guiada de la ciudad, y opción de realizar actividades deportivas al aire libre), antes de ver una demostración de paella y almorzar en el restaurante. Siguió la formación en los espacios del hotel y una cena de gala en el mismo.

Una convención presencial muy segura. Terra Consultoría de incentivos se encargó de organizar una jornada de trabajo para 130 asistentes a la Asamblea General Ordinaria de los Arquitectos Técnicos en el Hotel RIU Plaza España. Los sistemas de seguridad no quitaron protagonismo al gran momento en el que los compañeros se reunían por primera vez después de muchos meses para intercambiar ideas y tomar decisiones. Para que los asistentes mantuvieran la distancia de 1,5m y medidas de seguridad requeridas, utilizaron un salón con capacidad para 400 personas donde ubicaron a 130 personas.

Para acceder al evento se les tomaba la temperatura, tenían que limpiarse los pies en una alfombra desinfectante, ponerse la mascarilla y limpiarse con hidrogel. Y para agilizar el registro se usó tecnología, códigos QR que permitan un escaneado rápido y seguro sin tocar ningún objeto y a distancia del personal de acreditaciones.

Valencia tuvo doblete presencial con AECOC. La Asociación de Empresas de Fabricantes y Distribuidores eligió una edición más el Palacio de Congresos de Valencia para su congreso sectorial de Frutas y Hortalizas. Lo que no esperaba la organización es que, debido a las medidas de restricción sanitarias de Barcelona, y con tan solo dos semanas de tiempo, la asociación tomaría la decisión de realizar también en Valencia, en el Palacio de Congresos, su 35º reunión anual, que reúne a los grandes directivos de empresas de gran consumo.

De ser un congreso de día y medio de duración, pasó a ser un acto de cuatro horas por la mañana, pero con un programa intenso. La ‘actualidad’ fue el claim, por lo que se simuló un plató de televisión conducido por Vicente Vallés, director de informativos de Antena 3, en el que los diversos ponentes repasaron la actualidad y las expectativas de futuro.

El evento ‘blended’ que reunió presencialmente a 200 asistentes. La empresa del sector asegurador, Community of Insurance, hizo su evento anual Insurance Challenge en un formato ‘blended’: combinando la asistencia de 200 participantes con streaming en directo y contenidos online bajo demanda. La empresa no quería renunciar este año a su cita face-to-face, así que retrasó el encuentro presencial de marzo a septiembre, en el Palacio Euskalduna de Bilbao.

La agencia 3-events montó un evento mixto con contenido online que complementaría al evento presencial. Se grabaron las 70 ponencias programadas para el evento de marzo: 15 horas de charlas que se podían ver a través de la web y multiplicaron el contenido del evento presencial. 

Eventos en petit comité y con influencers para amplificar impacto

Benefit celebra su evento entre mascarillas, tatuajes y estilo “pin up”. Organizado por la agencia El Baúl de las Piqué la marca presentó su nuevo producto Brow Microfilling. Una jornada dirigida a 45 influencers de belleza, lo que pemitió ajustar el número de invitados a los protocolos Covid (se accedía en pases de cinco personas para poder hacer la desinfección completa del espacio tras cada grupo) y a la vez generar mucho impacto digital en redes.

La imagen de Benefit, junto con la campaña creada para el lanzamiento, permitió jugar con una decoración atrevida de estilo “pin up”, donde los tatuajes, las motos y las cejas fueron la orden del día. Siguiendo este concepto, a las invitadas se les ofreció la posibilidad de realizarse tatuajes semipermanentes. Había además una Harley Davidson con un chaleco diseñado para la ocasión donde podían hacerse fotos y compartirlas en sus perfiles sociales.

Openday en petit para presentar lo nuevo de Revlon. La marca lanzaba una nueva gama de cuidado de la piel, Hygenderma y eligió el Espacio Kaliani y a la agencia Piazza Comunicación para este face-to-face muy personalizado. Además de interés por conocer un producto que protege en estos tiempos donde el lavado de manos es muy frecuente, el evento sirvió para que los periodistas volvieran a retomar contacto con la marca y verse las caras, aunque fuera detrás de las mascarillas. Para muchos de los periodistas era el primer evento al que asistían desde marzo, venían con ganas por encontrarse y conocer novedades.

Se optó formato de open day con siete pases con horarios asignados para poder controlar la afluencia de periodistas e influencers. Según entraban, los asistentes se echaban gel hidroalcohólico a través de un totem sin contacto manual, donde se encontraban una zona de bienvenida que recreaba un espacio científico y decorada con moléculas, bacterias, referencias a la investigación y tecnología del producto que se iba a presentar.

El sector motor cogió el testigo de la vuelta a los eventos 

Jaguar y Land Rover hicieron ruta veraniega en formato roadshow con beon. Worldwide para presentar sus nuevos modelos a lo largo del país. Paciendo parada en campos de golfs y clubs náuticos para encontrarse con su target. Audi presentó su A3 Sportback con un electrizante concierto de Bob Sinclair en el depósito de contenedores del Port Nou de Barcelona. Prensa especializada e influencers (así como los coches) estuvieron separados en pequeñas islas en grupos de dos personas y, como los seguidores desde sus casas, pudieron bailar durante el concierto de Bob Sinclair, mientras iban apareciendo en un psicodélico espectáculo de luz, varios de los nuevos modelos que tomaban posición en unas pequeñas áreas circulares separadas entre sí a modo de drive-in desde donde seguir el concierto.

BMW&MINI llevaron a la prensa a una capilla para presentar sus nuevos modelos. Durante dos días, más de 50 periodistas descubrieron la nueva gama de vehículos eléctricos e híbridos enchufables de BMW&MINI en The Chapel, una capilla de la capital que se reconvierte en restaurante y espacio para eventos. El evento se dividió en dos días, con turnos por grupos de ocho periodistas. A su llegada, una azafata les tomaba la temperatura, la señalética les guiaba por el espacio al aire libre para respetar la distancia de seguridad, y allí podían ver de cerca los dos modelos, desinfectados con ozono y rayos ultravioleta antes de cada turno. Los asientos estaban preasignados y separados con la distancia de seguridad. A continuación, probaron los coches (aparcados en un parking cercano) por dos grupos de cuatro.

Las jornadas de conducción TrackDays de BMW se adaptaron a los protcolos anti-Covid para llegar a 180 clientes durante cinco jornadas de pilotaje en el circuito del Jarama. 18 asistentes utilizando coches por duplicado para que mientras los nueve vehículos estaban utilizándose en pista, otros nueve del turno anterior se desinfectaban. El Porsche Panamera también pasó por los test-drive antiCovid en grupos de seis personas, al igual que los modelos de Ferrari que se dieron cita en el Convento de Boadilla para que fueran probados en carretera por seis clientes vip por pase.

… Y llegaron los test pre-evento

Los hemos visto en las jornadas Driving Experience de Volkswagen donde se realizaron test PCR rápidos de antígenos tanto para staff como para asistentes. Por ejemplo, estos últimos fueron una hora antes del inicio de la actividad para poder hacer el test y tener el resultado antes del acceso al evento. Una vez confirmado la prueba negativa en su móvil, se acreditaba a los asistentes mediante pulseras de colores (por grupos ‘burbuja’) y ya podían acceder al evento. Estas pulseras con tecnología NFC permitían un rastreo del asistente durante el evento: qué vehículos han probado, cuánto tiempo han estado en cada prueba de conducción, con qué otras personas dentro del evento se han cruzado, con qué pilotos han estado en el coche. De esta manera no solo se extraían datos estratégicos para la marca a nivel de KPIs, sino también recogía la trazabilidad de cada asistente y saber con quién había estado en contacto durante el evento.

SEAT también los ha utilizado en su pasada presentación a prensa del SEAT León e-HYBRID. En formato back-to-back se organizó una gincana navideña donde probar en carretera el coche y acabar la ruta con la rueda de prensa. Previamente todos los convocados fueron sometidos a test rápidos de antígenos. También en formato back-to-back y también con test de antígenos, Hyundai presentó su nuevo modelo Kona a 80 periodistas. La agencia La5ª consiguió convocar a 80 medios en Casa Carvajal para probar el nuevo modelo Cupra Formentor, en grupos de 16 personas repartidos en turnos de mañana y tarde, durante cinco días seguidos y con tests de antígenos de por medio antes de acceder al evento.

Más de 330 personas descubren en persona el nuevo Volkswagen ID.4. Más de 330 personas acudieron a Green Patio, dispuesto durante tres días de manera diferente: prensa por la mañana y flotas por la tarde, además de dos días dedicados a cliente final y concesionarios. Junto al habitual dúo gel y mascarilla, la convocatoria contó con un aforo muy reducido, división en grupos, flujos señalados, ventilación constante y, por supuesto, test de antígenos.

Los Premios Forqué reivindicaron la cultura segura con tests. No solo hay eventos de motor, el sector de la cultura apostó por lo presencial en la última edición de los premios Forqué de cine. Además de reducir aforo y un patio de butacas del Palacio Municipal de IFEMA con asientos libres intercalados, también se realizaron test de antígenos a todo el personal involucrado en la organización y a aquellos que subían a escenario o iban a tener mayor contacto con presentadores se les realizaba diariamente.