Tus asistentes merecen viajar sin nervios
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¿Recuerdas a Tom Hanks en la pel&icute;cula La Terminal, en un entorno kafkiano del cual no consigue salir? Con los m&ucute;ltiples retrasos que este modo de transporte ocasiona, tus invitados pueden acabar con la misma sensaci&ocute;n. El organizador tiene que asegurar el ?bienestar? de sus asistentes durante su viaje, y no s&ocute;lo cuidarles cuando lleguen- El viaje es, al final, el primer contacto con el evento, la primera experiencia (y por tanto la más importante?). Te aportamos unos consejos para que tus invitados no sufran y regresen agotados con la impresi&ocute;n de haber estado en una bizarra especie de gymkhana aeroportuaria.
Inf&ocute;rmalos sobre los servicios del aeropuerto. ?D&ocute;nde pueden conectarse? ?Comer sushi? ?Relajarse en sillones? ?Comprar en duty free? ?Ir a una farmacia? ?Rezar? Los aeropuertos son verdaderos mundos, y puedes ayudar a los viajeros a saber lo que ofrecen Cu&icute;dalos en las escalas Cada vez más aeropuertos ofrecen servicios de cuidado al pasajero. As&icute;, en el de Singapur puedes ofrecerles un masaje de pies, algo realmente apreciado (lo pudimos probar?) tras 12 horas de vuelo.
Piensa en los workah&ocute;licos. ?Hubiera podido escribir 10 mails durante esta espera?, piensa el currante obsesivo en la sala de espera del aeropuerto. Si hay un retraso, organiza una soluci&ocute;n wi-fi que puedas contratar para ellos o dales la ubicaci&ocute;n del Internet caf&ecute; . El Blackberry no sustituye al buen teclado tradicional.
Aseg&ucute;rales que todo está OK.Un problema en caso de retraso es la incertidumbre sobre lo que el asistente encontrará al llegar: ?más espera en la recepci&ocute;n del hotel? ?El transfer que se ha ido o que espera a otro vuelo con más retraso? Inf&ocute;rmales de que todo está bajo control: el check-in listo para una buena habitaci&ocute;n y un transfer que les llevará en seguida al hotel, son detalles que les quitarán su angustia. Y si quieres cuidarles de verdad, un masaje a su llegada o un baño en la piscina será una perspectiva apetecible. Para los pobres viajeros retrasados, intenta cambiar los planes de la reuni&ocute;n para que no se pierdan nada: empezar más tarde, que alguien les espere en la entrada para llevarles sin que encuentren una sala llena o preparar un resumen de la primera sesi&ocute;n, son algunos ejemplos de maneras para cuidarlos. Si pocas personas tienen retraso, puedes ofrecerles una mini sesi&ocute;n con el ponente de la sesi&ocute;n que perdieron.
Perm&icute;teles que se preparen. Antes del vuelo, les puedes enviar la presentaci&ocute;n del ponente principal de tu evento, un libro suyo o incluso para los más tecnol&ocute;gicos, un podcast del conferenciante para crear expectativa, adelantar unos mensajes, o simplemente hacerles pensar. Puedes tambi&ecute;n aportarles algunas claves para aprovechar el evento plenamente.
Dales compañ&icute;a. Es un poco de trabajo, pero puedes seguir los horarios de vuelos de todos tus asistentes y si hay retrasos, informar a las ?v&icute;ctimas? de qu&ecute; otros asistentes están en el aeropuerto, para que se encuentren (define bien un punto de encuentro). Aseg&ucute;rate de tener todos los n&ucute;meros de m&ocute;vil, pidi&ecute;ndoles desde el proceso de registro.
Divi&ecute;rteles en la espera. Como Disney env&icute;a a Goofy a amenizar las colas en sus parques, puedes hacer la espera más corta si la gente se divierte. Si viajas con tus asistentes, llevarles al bar es un ejemplo básico (que siempre funciona?,3), pero para hacer algo más participativo, ?por qu&ecute; no organizar un concurso de historias de aeropuerto (retrasos, problemas de seguridad, etc.,3), con una copa para el ganador?
Como conclusi&ocute;n, te comentamos una historia totalmente aut&ecute;ntica y vivida en primera persona, en la cual los pasajeros de un vuelo muy retrasado en Barajas fueron dejados sin explicaciones, sin nadie de la compañ&icute;a ni del aeropuerto de las once de la noche a la una de la madrugada en el terminal completamente desierto. Unos pasajeros muy espabilados, sin olvidar su gusto por la fiesta, descubrieron que los micr&ocute;fonos de los mostradores funcionaban. Empezaron a hablar por micr&ocute;fono de un lado al otro del terminal, antes de montar una fiesta musical colocando sus iPod?s delante de los micr&ocute;fonos a todo volumen. ?Qui&ecute;n tiene otra?
