Tres necesidades que debes satisfacer en tus reuniones y por qué no lo estás consiguiendo

Autonomía. Tomo las decisiones que afectan a mi vida. Controlo lo que me pasa, lo que quiero versus ser controlado o víctima de las circunstancias. No quiere decir que el individuo sea un ser independiente que no escuche a los demás, pero lo que hace lo quiere hacer de forma voluntaria. ¿Cómo se favorece esta autonomía cuando tenemos al asistente encerrado en una sala sometido a agendas apretadas de sesiones y con el día organizado en un horario predeterminado? El asistente tiene poca opción a elegir, salvo el poder apuntarse a uno u otro workshop que se monta con el mismo formato que ya ha ‘sufrido’ durante la sesión plenaria. 

Competencia. Las acciones que tomo tienen una repercusión y llevan a resultados. Puedo hacer cosas que tengan un impacto. Sin embargo, muchas reuniones cuentan con la participación de ponentes de éxito que cuentan cómo han triunfado. Estas sesiones motivacionales en realidad dan protagonismo al ponente, dejan poco lugar a que el asistente sienta que su propia experiencia importa o lo que ellos son capaces de hacer. La sensación que se crea es que “lo que eres capaz de hacer no es lo importante en esta reunión, el protagonismo es del ponente estrella, así que aprende de él”. 

Relación. Compañerismo, amistad, sentirse cuidado y aceptado por otros y, a su vez, cuidar y preocuparse por los demás. Un concepto idílico pero complicado de materializar cuando tenemos a nuestro asistente perdido y abrumado entre el resto de asistentes que no conoce, sin atreverse a entablar conversación con ninguno. Hacer contactos, intercambiar conocimiento e ideas debería ser una parte esencial del diseño de una reunión, pero la realidad es que queda relegada a rellenar los huecos libres que deja el coffee entre sesión y sesión. Muy poco tiempo y escasamente planificado, si se tiene en cuenta que se desaprovecha el hecho de que a una reunión o convención los asistentes pasan varios días en un mismo hotel, tienen que cenar, salir a visitar la ciudad o pasar el rato tras las sesiones de formación ¿no sería una buena oportunidad de que puedan estar juntos y conocerse?