Tecnología para eventos: el reto de ofrecer una experiencia única memorable

Tecnologías para hacer un evento híbrido

Las tecnologías que se vienen utilizando en los eventos híbridos en los últimos años son:

1. Plataformas de videoconferencia: permiten a los asistentes unirse al acto a distancia y participar en tiempo real. Algunos ejemplos son Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Muchas de estas tecnologías luego han derivado en software para webinars como GotoWebinar, Crowdcast o Zoom Events, por citar algunas.
2. Plataformas de eventos interactivos: permiten afrontar un evento híbrido como un único evento, una única realidad, y no dos. A diferencia de un simple streaming, este tipo de tecnologías incorporan todos los elementos interactivos necesarios para fusionar la experiencia virtual y presencial en una. Toda la experiencia se traslada a informes de datos de cada asistente. Un buen ejemplo es vidiv.
3. Plataformas de transmisión en directo / streaming: permiten a los asistentes ver el evento en tiempo real desde cualquier lugar con conexión a Internet. Algunos ejemplos son YouTube, Facebook Live y Twitch.
4. Software de stands virtuales: son software que emulan virtualmente los elementos de un evento físico. Puestos y stands virtuales, diferentes instalaciones virtuales, avatares, etc. El más conocido es vFairs y es también el tipo de experiencia hacia donde va orientado el metaverso.
5. Software de gestión de eventos: este tipo de software ayuda a los organizadores a planificar y gestionar el evento, incluyendo el registro, la venta de entradas y la programación. Algunos ejemplos son Eventbrite y Cvent.
6. Tecnología de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA): estas tecnologías pueden usarse para crear experiencias inmersivas para los asistentes, ya sea en persona o a distancia.
7. Elementos interactivos vía apps móviles: pueden incluir cosas como encuestas en directo, sesiones de preguntas y respuestas y oportunidades de hacer networking virtual.

En general, el uso de la tecnología en los eventos híbridos permite a los asistentes participar en el evento a distancia y ayuda a los organizadores a facilitar el evento, ya sea en persona o virtualmente.

El gran reto de los eventos híbridos: organizar un solo evento, no dos

La primera vez que organizas un evento híbrido, todo resulta un poco confuso. Por inercia, tendemos a organizar dos eventos, el presencial y el virtual, como dos realidades separadas. Gestionar la logística, los costes y la dirección es un todo reto en un contexto de esta naturaleza. El objetivo debe ser en todo caso aspirar a producir una sola realidad, fusionando ambos mundos.

Aquí, depende en gran medida de la plataforma de eventos que elijas. Crear una experiencia unificada implica optar por una tecnología de eventos que favorezca este objetivo, sin consumir todos tus recursos y energía. El uso de varias plataformas diferentes dará lugar a un evento híbrido con experiencias entrecortadas, poco fluidas y llena de distracciones. Lo más aconsejable es elegir una única plataforma de eventos virtuales que pueda conectarse a la perfección con el plano físico y que ofrezca una experiencia de interactuación entre ambos planos, que permita conectar a ambas audiencias en una única experiencia.

Con el estado de la tecnología actualmente, habrá aspectos que queden sin resolver del todo, pero con el tiempo la fusión entre ambas realidades será cada vez mayor, consiguiendo experiencias que todo el mundo recordará. Si queremos volver a cautivar y sorprender a nuestras audiencias, debemos dejar atrás la “rudimentaria” práctica del streaming para no aburrir a las personas, creando experiencias nuevas en nuestros eventos, apoyándonos en las nuevas tecnologías disruptivas.

Contenido escrito y patrocinado por: vidiv