¿Te imaginas que el 89% de tus delegados llegaran con la acreditación impresa?

La primera vez que…

Carla Luca de Tena, de Cisco, claramente tenía un objetivo en mente para Cisco Connect 2013: evitar las colas en la entrada del año anterior, y ofrecer el registro fluido y fácil de todos sus públicos: clientes de Cisco, expositores socios de Cisco y empleados.

Antes de implementar una nueva solución, estos fueron sus principales puntos de interés:

-¿Qué pasa si la gente no se imprime su tarjeta de identificación, y las colas acaban resultando más largas que antes?

-¿Va a parecer horrible que la gente use una acreditación auto impresa en vez de una preciosa acreditación impresa a todo color por el organizador?

-¿Los asistentes lo vivirán como un servicio mejor o peor?

Pues una buena noticia, ¡funcionó! Trabajando con una solución de registro EventTouch se aseguraron una buena comunicación y ejecución que tuvo unos resultados sorprendentes:

– La gente se imprimió su acreditación, no hubo apenas colas y se apreciaba en tiempo real quien estaba en el evento. El 79% de los asistentes se imprimieron su acreditación en 2013 y el 89% en el 2014.

– Aparentemente mucha gente debe tener impresora de color en sus casas porque el resultado fue mucho más visual de lo que se esperaba.

– Los asistentes los vivieron como un mejor servicio, no como uno peor.

¿Qué lecciones aprendemos? Las claves residen en...

– Calcular con detalle cómo va funcionar el proceso incluyendo el plan de comunicación.

– Dotar de suficiente presupuesto que permita el escaneo in situ y la impresión de las acreditaciones para aquellos nuevos asistentes o aquellos que olvidaron traerla (aunque sean pocos es importante asegurarse que pueden obtenerla rápidamente).

– Comunicar oportunamente y en varios momentos las ventajas de llevar la acreditación impresa (nada de colas): cuando las personas se registren, una o dos semanas antes, cuando se realice el mailing de registro, y un último recordatorio antes del evento.

– Incluye no solo el nombre, la empresa, el QR, etc., sino también una agenda personalizada en la acreditación para que los asistentes tengan todo lo que necesiten en un pedazo de papel (ticket de entrada, agencia, tarjeta de identificación).

– Entrega preferentemente en mano los lanyards y las fundas después de que la gente entre al evento y hayan escaneado su acreditación impresa; no los envía en primer lugar a otro mostrador porque podrían percibirlo como un retraso en su entrada.

– Crea una ruta de entrada independiente con señalización que muestra claramente que las personas que hicieron el esfuerzo de traer su acreditación impresa pueden entrar directamente sin esperar y sin confundirse de sentido o de camino.

– Haz un briefing muy claro a tus azafatas para que sepan a dónde tienen que enviar a las personas con acreditaciones válidas.

– En 2013 se realizaron copias pre-impresas para no imprimir en el acto ante la inseguridad de cuantas personas traerían impresas sus acreditaciones (fue un desperdicio de papel pero una forma barata de tener un back en vez de tener que alquilar muchas impresoras para hacerlo in situ)… sin embargo, tras el éxito obtenido, en el 2014 se saltaron este paso y se imprimió in situ a los pocos que no las llevaron.

– Sé práctico. Cuando le preguntamos a la gente vimos que la solución lógica para ellos al imprimir en su casa era hacerlo en A4, y es fácil doblarlo hasta un formato A6. En el frente: logotipo del evento, nombre, cargo, empresa, QR. En la parte posterior: agenda personalizada. Se puede enviar por email en formato PDF con instrucciones y un lanyard o clip. Además del ahorro en el coste de