Sostenibilidad: eventos mejores y más baratos

Estos son algunos consejos que nos dan Javier Sánchez, Director of Strategy and Business Development de Acciona Producciones y Diseño, y actual presidente del GMIC Spain, Ank van Helvoirt, fundadora de Incentives Barcelona, María Carnivel, socia directora de Lamar de Eventos, Guy Bigwood, MCI Group Sustainability Director y Alberto Gómez, fundador de Ephymera Sostenibilidad:

Sobre gadgets, bolsas y otras fruslerías…

• Cut the crap! Elimina lo que no aporta valor, aconseja Guy, como los inserts o anuncios en las bolsas de los congresos… Nadie los lee y cuestan dinero en producción y manipulación.

• Puestos a eliminar, ¿por qué no eliminas las bolsas de congresos? La gente viene con bolsa, ¡tiene mil en casa! Eso si no se la han dejado en el hotel el primer día.

• ¿Qué mejor regalo que tu propio producto? Para Expodental, Lamar de Eventos emplazó una venenciadora con el conocido vino dulce de Málaga que no solo le salió más económico, sino que atrajo a muchos a su stand, a lo que se les regalaban un pack de productos gourmet típicos en envases reciclables… que todos se llevaron, esta vez sí, a casa.

Recicla que algo queda

• Reutiliza todo lo que puedas, por ejemplo, la señalética: si quitas la fecha y el logo del evento puedes reaprovechar un 20% o 40% de la cartelería para otro evento.

• ¡Pon a trabajar a tus invitados! En el MOVE de Vodafone se les pidió a los asistentes que entregaran sus acreditaciones al marcharse con el objeto de reutilizar los lanyers, las envolturas de plástico y las tarjetas.

Comer, beber, ahorrar

• Go Veggie! La carne y el pescado es la ‘parte del león´ de tu presupuesto en catering… ¿Por qué no te atreves con menús vegetarianos? Son más baratos, más saludables y mejores para el medio ambiente…La gente puede quedarse muy sorprendida y encantada de probar cosas nuevas…

• Poner el agua en jarras no es ‘cutre´: si sirves agua del grifo en botellas acompáñala de una tarjeta donde explicas el porqué… Cuando lo explicas no solo quedas bien, es que se ve todo de otra manera.

• Pide productos locales y de temporada; no solo son más baratos (no tener que transportarlos ahorra mucho dinero), es que son mejores.

• Exige a tu proveedor de catering por un lado, y a tu cliente por el otro, que confirmen al máximo la asistencia de los participantes y planifiquen la cantidad de comida, no solo de platos, sino también de cantidad por persona.

Paso a paso

• Andar es gratis, además de muy saludable. Que en tu destino tus participantes puedan ir andando del hotel al venue y a los restaurantes, debería ser un must.

• Por supuesto hay multitud de transportes alternativos que puedes utilizar si puedes diseñar una ruta tranquila: bicis, patines, carricoches, etc.; son más baratos, más divertidos, más sanos…

• ¿Avión vs tren? El avión es miles de toneladas de C02 más contaminante que el tren. Este, sin embargo, va ‘a más´: más rápido, más cómodo, más destinos… y no tendrán que quitarse los zapatos. Haz números.

• Anima a tus invitados a hacer car sharing y a compartir taxis, puedes crear una plataforma online dentro del evento para que se organicen.

Ahorra en la cadena de suministro

• Procura que tus proveedores no cometan ‘pecados insostenibles´: que el equipo de producción retire sus residuos y los separe, que los encargados de iluminación apaguen las luces en momentos que no se necesitan…

• Elige una sede sostenible. Para un organizador es muy difícil ser sostenible si el espacio donde se realiza su evento y sus proveedores no lo son. Y la oferta es cada vez mayor… y si lo hacen bien, deberían además ser más baratas en sus costes.

• Busca sinergias; por ejemplo ¿puede tu destino dejar gratis el transporte público a los asistentes de un congreso?

Be smart…

• Aplica el sustainable design en tu escenografía. En una convención, cuenta Alberto, la inmensa estructura de madera y acero para el video mapping acabó en el contenedor, lo que generó 5,4kg de basura por asistente. Al año siguiente se le pidió al constructor que fabricara el escenario de forma que se pudieran separar el acero y la madera. Cuando terminó el evento se tardó solo 30 minutos en desmontar el escenario.

• ¿Es cierto o te lo parece? Aunque hemos hablado de las ‘pijadas ecológicas´ estaría bien que te hicieras este planteamiento: tienes un evento en medio del campo y necesitas menaje desechable; para 100 pax el de plástico cuesta 18 euros y el biodegradable de wasara 80… pero realmente ¿estás teniendo también en cuenta los costes ocultos de transporte y manipulación de deshacerte del plástico?

• Y, por supuesto, aprovéchate de la nueva era ¡Sé digital! Pen drives, apps, códigos QR, streaming, redes sociales, tablets, digital screens… realmente ¿quién necesita el papel u otros soportes convencionales?