Seis tips que te ayudarán a mejorar la comunicación con tu equipo

#1 Titulares – No pretendemos que prepares un eslogan cada vez que tengas que comunicar algo a tu equipo, pero utilizar frases concisas y breves, en forma de titular, tiene muchos beneficios para la comunicación: aumenta las probabilidades de que tu equipo recuerde el mensaje principal, capta la atención de todos y reduce la posibilidad de distracción o aburrimiento. Además, también es muy útil como ejercicio personal; si eres capaz de reducir tu mensaje a una sola frase sabrás que es lo verdaderamente importante.

#2 Afronta lo negativo – A nadie le gusta dar una mala noticia, pero en el día a día de los eventos, los imprevistos y contratiempos son algo que debemos saber gestionar y resolver con rapidez. Esquivar lo negativo no nos llevará a ninguna parte. ¿Cómo lanzar estos mensajes? Solo recuerda dos cosas: No te vayas por las ramas (los demás lo verán venir, no hay necesidad de alargar el sufrimiento) y di las malas noticias en persona, si tú lo afrontas los demás también lo harán.

#3 Piensa antes de hablar – Aunque estemos acostumbrados a un entorno de decisiones rápidas y bajo presión, pensar antes de dirigirte a tu equipo es imprescindible. Toma el tiempo que necesites para saber qué quieres decir y, si es en forma crítica, que sea constructiva. Es decir, si lo que vas a decir no aporta ningún valor adicional al equipo, quizás no merezca la pena romper el silencio.

#4 Deja todo por escrito – Las listas de tareas son nuestro mejor amigo. Esto no quiere decir que debamos pasar a la comunicación escrita de forma exclusiva, ya que la riqueza de lo verbal y los matices del lenguaje no verbal son una fuente de información a la que no podemos renunciar. Sin embargo, realizar el ejercicio de dejar por escrito los mensajes más importantes de cualquier comunicación con el equipo ayudará a tenerlos presentes, evitará que caigan en el olvido y tendrá un impacto muy positivo en el futuro (nos ahorra momentos de puesta al día y previene los parones en el trabajo por falta de información). Existen multitud de plataformas que nos permiten compartir documentos editados por todo el equipo o visualizar el estado de cada tarea un proyecto de forma individual o global.

#5 Escucha – Este paso es crucial, y no nos referimos simplemente a evitar las interrupciones y respetar las opiniones de los demás (esperamos que esto no haga falta recordarlo), sino a forzar el ejercicio de escucha e invitar a los demás a reflexionar sobre el mensaje que has comunicado. En ocasiones, transmitimos tanta información en un periodo de tiempo tan breve que, aunque lo hagamos de forma ordenada, es muy probable que nuestro equipo pierda algún que otro mensaje en el camino. Comprobar lo que han entendido los demás, qué recuerdan de lo que has comunicado y si saben cuál es la acción a realizar en respuesta puede resultar muy útil para evitar errores o dudas en el futuro.

#6 Regaña en privado, halaga en público. Por varios motivos: primero porque si regañas en público, el efecto de humillación pública generará una desmotivación grupal, transmitirá una impresión de fracaso colectivo, y además no te será muy útil para mejorar (nadie se siente realmente aludido). Si hay cosas a mejorar, si hay “bronca”, mejor verlo en petit comité, ya que permitirá también explorar con la persona en cuestión lo que hay que cambiar o mejorar. Por otro lado, halagar en público crea una emulación positiva entre todos, además de generar orgullo individual y grupal, por lo que sirve como incentivo para futuros proyectos y contribuye a la cohesión del equipo.