Seis lecciones del CoVid19 para el profesional de eventos

Nada está garantizado. Si puede caer el MWC, el rey de todos los eventos, la referencia imperdible, entonces sé consciente de que cualquier evento tuyo puede sufrir un contratiempo o una cancelación. Podemos apostar que muchas empresas implicadas en este evento era intocable, que cualquier gasto comprometido sería facturado y cobrado. Que su previsión del año tenía este importe garantizado. Pensar de forma un poco paranoica, y tener sus fuentes de ingresos diversificadas. Nada está garantizado.

Ata la dimensión legal de tu evento. Siguiendo con la misma idea, muchos pensaban que no se necesitaban muchas cláusulas de cancelación en un evento tan potente, donde se trabaja con marcas tan potentes. Pues es hora de repensarlo. El coronavirus tendrá este impacto de forzarnos a pensar en lo que puede pasar y, sobre todo, definir condiciones de cancelación. Si se cancela, ¿quién tiene que asumir qué? ¿Se puede cancelar sin penalización hasta cuándo y con qué impacto? Y como empresa, ¿qué harías si…? Pensar fechas y condiciones de pago de señal intentando no exponerse a demasiados adelantos. Es incómodo, es complicado con grandes empresas, pero no olvidemos que estas cosas pueden hundir a una empresa pequeña.

Eres responsable de la salud de tus asistentes. Esto todos lo sabemos, pero era tan poco necesario en muchos eventos que nos limitábamos a proteger bien la instalación eléctrica y trabajar con un catering debidamente dado de alta. La salud se tiene que concebir en un sentido amplio, y es responsabilidad del organizador tener para cada evento su plan de seguridad, plan de contingencia si pasa algo, y la debida información y sensibilización de los asistentes.

Cuida las relaciones con tus proveedores. Esto no es ningún sustituto de la dimensión legal, sino que es un complemento imprescindible. En este momento post-cancelación, abundan las conversaciones cliente-agencia- proveedor con la idea de encontrar soluciones más favorables que el estricto contrato, sea reprogramar el evento a otra fecha o perdonar parte de las cláusulas de cancelación. Portarse bien con sus proveedores, crear y cuidar relaciones, son cosas importantes (además de tu importancia como cuenta, claro está) para conseguir condiciones un poco más flexibles. Cuida de tus proveedores: los necesitas tanto como te necesitan a ti.

Los medios son tu amigo… y tu peor enemigo. Un evento es un momento a menudo mediatizado y esto encanta a tu community manager. Pero también este carácter de happening puntual es el peor enemigo de los eventos, porque lleva a muchas empresas a pensar en evitar problemas que puedan salir a la luz con mucha más fuerza que un acontecimiento en la vida diaria de la empresa. Podemos apostar que varias cancelaciones de eventos se deben a la idea “mejor evitar problemas posibles de imagen” que a una necesidad de sanidad clara. No olvidemos que casi todos los eventos, MWC incluido, se han cancelado sin que las autoridades lo estimen necesario. Exactamente como una feria es un momento perfecto para una huelga, el rehén ideal, cualquier evento está bajo los focos. Y esto puede ser peligroso.

Como sector, somos frágiles… y necesitamos que la gente siga viviendo, reuniéndose, moviéndose. Seguimos confiando en un impacto gestionable, corto, del virus… pero la posibilidad de una evolución dramática (¿y si se dejara totalmente de hacer eventos seis meses?) existe. Y otras amenazas podrían tocar este sector. Parece complicado pensar que la sostenibilidad llegue a tener el impacto que tiene el virus, algo repentino y de impacto demoledor, mientras que la sostenibilidad está afirmándose de manera progresiva. Pero necesitamos que los asistentes tengan interés, tengan tiempo, y acepten el hecho de desplazarse. Tenemos por tanto que ser absolutamente relevantes y absolutamente responsables. No olvides, Darwin sigue vivo y si no sabemos adaptarnos, nadie nos ayudará.