RSVP: consejos para invitar a tu evento (y que confirmen asistencia)

¿Digital o en papel? Pues depende del evento y de la convocatoria. Lanzar la invitación por mail está más que normalizado -es más rápido, evitas papel y gestionar envíos postales-  pero podemos caer en descuidar ese primer contacto, limitándolo a un mero mailinig informativo para que el invitado se reserve el día y la hora. ¡Qué no se pierda la magia! Cuida el diseño, intenta introducir algo de misterio o desvelar el concepto del evento; si has conseguido un venue singular, potencia la experiencia de descubrir un lugar diferente. 

¿Cuándo lanzar la invitación? El tiempo del asistente es limitado, así que mejor que se pueda planificar y saber con antelación tu convocatoria para poder hacerle un hueco en su agenda. Puedes juagar con un Save the Date unas tres semanas o un mes antes para que ya sepa día y hora o incluso adelantar el lugar concreto, para hacerle llegar la invitación formal dos semanas antes del evento. Por supuesto, estos plazos se aumentan si el evento requiere una logística mayor, el invitado necesita reservar alojamiento o transporte. Lo que no es nada recomendable es lanzar la invitación una semana antes del evento; se genera una sensación de urgencia y precipitación que da que pensar que has pensado en tu invitado en el último momento o que necesitas llenar el evento como sea. 

Répondez s’il vous plaît (responda, por favor). Eso es lo que significa el acrónimo RSVP y eso es lo que tienes que conseguir de tu asistente, que confirme su asistencia. Así que no dudes en hacer seguimiento de la convocatoria, envía recordatorios o un segundo mailing a aquellas personas que no han contestado según se va acercado la fecha del evento. Otra opción es indicar una fecha límite para confirmar asistencia y en base a esa fecha hacer un envío con el recordatorio y la posibilidad de confirmar. Tampoco es necesario ‘spamear’ el correo de tu invitado se puede ser menos intrusivo comunicando a través de los perfiles sociales del evento o hacerlo más personalizado y cálido con una breve llamada de teléfono. 

K.I.S.S. Otro acrónimo más: Keep It Simple….y Sexy. Empezando por el asunto del mail (no más de 40-50 caracteres que inviten a abrir el correo) y sin descuidar el cuerpo del texto de la invitación. Deja claro el nombre del evento, fecha, hora y lugar, sin olvidar resumir en una frase, con lenguaje claro y directo en qué consiste el evento. Las teasers misterioros que no revelan toda la información, generan interés, pero son eso, teasers. Deben ir seguidos de un envío posterior en que el asistente sepa qué se va a encontrar, de qué va el evento. 

Que cuente a tu asistente por qué tu evento es relevante para él. Muchas veces olvidamos este punto, nos dejamos llevar por la emoción de montar un evento para una gran marca y pensamos que el target vendrá solo llamado por el atractivo de la marca. Pero, cuidado, las marcas son experiencias, y aunque no tienes que destripar el evento en sí, tienes que dejar claro en la invitación por qué el evento es interesante para tu asistente y darles un motivo por el que no pueden perdérselo.

Esto cobra aún más importancia en reuniones, congresos, simposios, etc. Seguro que anima mucho más a confirmar si se sabe qué ponentes participarán, qué novedades conocerán, si tendrán la oportunidad de hacer networking o qué perfil de profesionales se encontrarán. 

Y sobre todo…generar un ‘call to action’. Para ello ponte en la piel de tu asistente y pónselo fácil: un link o botón donde clickar que genere un mail automático de confirmación o que lleve a una landing page de registro es la mejor opción. Si la invitación digital, saca partido a la tecnología y aprovecha para insertar un mapa con la ubicación en Google Maps del venue, la posibilidad de agendar la fecha en el calendario, etc.