Los retos y oportunidades de las empresas de tecnología para eventos

Participaron Cesc Riera de Meetmaps, Miquel Fortuny de Shocklogic, Alex Ferre de Bloom TV, Patricia Lallo de AVisual, Albert Rodes de Watchity, Alex Barbero de Eventscase, Lara Lora de Padcelona, y el encuentro se celebró en el nuevo espacio / plató de Nou-S, un espacio diáfano de 330m2 en la zona de Sants.

La hora de lo presencial

La ‘zoom fatigue’ ha dejado huella, y hoy todos coincidieron: es la hora del evento presencial. Las ganas de verse, de recuperar el componente de pura conexión humana, el abrazo y el jamón, mandan. Según Cesc Riera, un 80% de los eventos ahora son presenciales (y piden servicios de control de acceso, app móvil) aunque algunos piden acceso a distancia y posibilidad de chatear al tener cierto componente virtual.

No obstante, queda por ver si se queda así. Pra pasado verano, parece que lo híbrido viene fuerte, comenta Alex Barbero. Una vez saciada la sed actual de puro contacto humano, volverán eventos con más inteligencia de datos y más difusión online. Las ventajas de alcance y de datos de los formatos virtuales no se pueden considerar como algo del pasado, la comunicación a distancia tiene mucha relevancia y llegaremos a una situación de mayor equilibrio donde sin duda lo virtual tendrá cabida (menos que en la pandemia, más que hoy).

Una incomprensión es que, en un momento de fiebre F2F y cierto rechazo de lo tecnológico, incluso eventos presenciales toman un camino muy low tech. Y cuando una empresa de tecnología plantea una solución tecnológica, llega a veces la respuesta “no hago eventos virtuales” cuando se trata, en eventos presenciales también, de dar soluciones tecnológicas a diversos procesos de la organización. “En vez de tener un Excel en un ordenador, permitimos tener los datos bien almacenados, más fáciles de compartir y modificar”, comenta Cesc Riera.

El evento virtual, todavía muy orientado al streaming

Alex Ferre nos recordó su definición del evento híbrido: “un evento híbrido es un evento donde el contenido se genera de forma simultánea online y en presencial, la participación y el debate también se genera de forma simultánea en varios formatos”. Siguiendo esta definición, falta trabajar bien cada formato y el tipo de contenido y de participación… pero cuesta. Varios opinaron que lo virtual se limita a menudo a eventos de difusión de contenido, más que de conexión completa. Muchos opinaron como Miquel Fortuny que a menudo el evento híbrido consiste en complementar el presencial con una difusión de contenidos online. Incluso cosas muy factibles a nivel tecnológico, como el hecho de ver en la pantalla a la gente que está a distancia, se hacen poco; la participación sigue siendo pasiva, mucha gente apaga su cámara.

Pero está claro hoy que no se puede “chutar el vídeo en streaming”: la buena gestión del contenido es clave para conseguir atención, participación, o conexiones entre participantes. Son necesarios los formatos adaptados con sesiones más cortas, una moderación más activa, una guionización… Más que una forma diferente de gestionar los eventos virtuales, se trata de trabajar en ellos algo que es clave en eventos presenciales también: la guionización.  “Si quieres trabajar en dos planos diferentes (presencial y virtual), simplemente tienes que cuidar más esta guionización”, comenta Alex Barbero.

Salir del puro streaming supone cambiar de “asistente” o “espectador”, a un perfil de “participante” según Alex Barbero, integrando preguntas, quizz, gamificación, o participación vía testimonios. Sin embargo, es un reto, como lo comenta Patricia Lallo, las agencias ven a menudo esta forma de pensar como mucho más complicada (poner un moderador, dominar este otro lenguaje de comunicación, ayudar a participar con la dificultad que esto supone…). Dedicar recursos a comunicar bien hacia una audiencia multiplicada por el poder de internet tendría que ser evidente…

¿Otros tipos de hibridación?

Lara Lora comenta la tendencia a los eventos multi-sede, con un ejemplo reciente hecho por ocho sedes por toda España, con un regidor en la sede central controlando las conexiones y participación de las diferentes sedes, un formato que se hace mucho en el sector salud. “La audiencia está más acostumbrada a participar, ya no quieren ir de forma puramente pasiva, así que tendremos que hacer esfuerzos para conectar las audiencias. Tendremos que conectar el mundo virtual con lo presencial”, comenta Lara.

Otro tipo de hibridación es la participación del ponente a distancia, una solución que no da mucho lugar a dudas, es una manera de facilitar la participación de un ponente muy ocupado o ahorrar costes de logística.

Saber transmitir el contenido, en eventos virtuales

Un valor añadido de la empresa de eventos virtuales será la optimización de la calidad de comunicación online. “Tenemos que saber competir con Instagram y Tiktok” comenta Alex Barbero. Según Albert Rodes, “el cliente es experto en su tema, más que en transmisión de contenidos y gestión de la atención. La empresa de eventos virtuales puede asesorar en cómo captar y retener la atención”. Entender el comportamiento, la capacidad de atención, de recuerdo… de los asistentes según el tipo de contenidos, de moderación, de guionización, será un valor añadido clave de las empresas de soluciones tecnológicas para eventos.

El networking online: complicado, no imposible

En teoría, el networking online tendría que funcionar perfectamente, gracias a la inteligencia de los datos… pero en muchos casos, no funciona muy bien todavía y los eventos online fallan en conectar. Hoy muchas soluciones permiten organizar mini-debates por centros de intereses, o invitar a otra persona a una reunión one-to-one… Según Alex Barbero, la clave es pensar estos eventos específicamente con este propósito, “en un evento cuyo fin es el networking, funciona, pero entonces hay que evitar generar mucho contenido”. Otro aprendizaje: el networking que conecta gente en presencial y en virtual es difícil. Cesc Riera observa que se puede hacer networking presencial de un lado, y online de otro. Combinar los dos es complicado. Lo que funciona es tener un espacio para hacer reuniones online, y añadir a esto el networking presencial (donde la tecnología permite buscar perfiles según ciertas características y contactar con ellos para acordar una cita).

Así que hoy, los organizadores de eventos de networking en muchos casos organizan de un lado eventos online (sin contenido, sin formación) y de otro, eventos presenciales de networking, maximizando su efectividad y alcance.

La dificultad de diferenciarse

¿Cómo diferenciarse como empresa de tecnología? Los participantes recordaron la dificultad de diferenciarse de forma clara con las funcionalidades, así que hoy, el servicio, la personalización, la ayuda en sacar lo mejor de su app, es la clave para fidelizar.

La seguridad informática es algo serio en el cual las empresas tendrían que ser muy exigentes, pero muchos clientes simplemente asumen que sus proveedores la tendrán cubierta… algunas empresas o administraciones piden no obstante certificaciones en este campo. No olvidemos que es un tema hoy crítico a nivel estratégico, de imagen y de legalidad.

Las incompletas estrategias de datos

Podrían ser la mayor aportación estratégica de estas plataformas… pero todavía cuesta que los clientes aprovechen plenamente el poder de los datos. Shocklogic da la opción de asesoramiento sobre la captación y análisis de datos… pero pocos eventos tienen el presupuesto para ello. De forma general, se observó que pocos clientes toman el tiempo de analizar los datos, y muchos eventos todavía se quedan en el seguimiento del número de conexiones, más que un análisis de los conocimientos, las opiniones, el potencial comercial de los participantes, algo que tendría un valor enorme.

Dicho esto, cada vez más estas soluciones se integran con el CRM, una manera de seguir quién ha asistido a qué evento y poder entender rutas de los clientes, pero esto se queda a menudo en datos generales de asistencia, más que datos que permiten segmentar.

¿Contratación evento por evento, o anual?

Los clientes se dan cuenta del interés de tener una plataforma que abarca sus varios eventos, pero la contratación se sigue haciendo en general evento por evento, por la poca cultura de planificación. De hecho, la idea de sentarse con su empresa de tecnología / software para eventos y comentar sus objetivos (comerciales, internos…) para poder planificar las estrategias de datos.

Al final, un sector con sus retos y a menudo infra-utilizado: no se trata de control de acceso sino de inteligencia de datos, de enriquecimiento de CRM, de incremento de audiencia. Ahora, ¿por qué no buscas tus empresas de tecnología y apps para eventos en eventoplus?

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