Reduce el impacto medioambiental de tus eventos

Respetar el medioambiente en la organización de tus eventos da una buena reputación a tu empresa, y además te ahorra tiempo y dinero.

La responsabilidad medioambiental implica realizar una serie de esfuerzos para reducir el uso y malgasto de recursos en la organización, montaje y desarrollo de tu evento, sea una conferencia, feria, lanzamiento, convención o cualquier otro formato. Te proponemos algunos consejos de fácil aplicación para que puedas ponerlos en práctica en tu próximo evento.

Política medioambiental por escrito
Elabora una política medioambiental para aplicar en la organización de tus eventos y haz que sea discutida y aprobada en la junta pertinente de modo que pueda aplicarse en futuros eventos. Incluye una cláusula para que tus proveedores se comprometan en el cumplimiento de la política medioambiental de tu empresa. La política a establecer puede incluir cláusulas tales como: reducción de consumo de energía y agua en el evento, minimizar las emisiones dañinas de los medios de transporte a utilizar en tu evento y reciclaje de materiales usados para el evento, entre otras.

Comunicación electrónica
Reduce al máximo el uso del papel en la promoción y comunicación de tu evento mediante el uso de internet y correo electrónico: ofrece la posibilidad de registro y confirmación de asistencia al evento vía web o e-mail y usa el mismo sistema en el envío de invitaciones, mapas, itinerarios, etc. a los asistentes, o en el caso de notas informativas para speakers, staff y proveedores. Crea una página web de tu evento que contenga toda la información necesaria y evite así el uso de papel en el envío de cualquier información adicional. Para documentación de uso personal o para tus proveedores y staff, opta por la impresión sobre papel reciclado y en ambas caras.

Selección del destino y lugar para tu evento
Para la selección del destino y espacio para la celebración de tu evento, pide a los convention bureaux y DMCs que te recomienden espacios y proveedores que realicen prácticas medioambientales. Elige ciudades con una buena red de transporte público, reduce las distancias entre alojamientos y lugar del evento, y opta por espacios de fácil acceso para así reducir el uso de vehículo privado por parte de los asistentes. Averigua si el lugar elegido ha realizado alguna auditoria medioambiental en los últimos 5 años y de ser así pide los informes que lo confirmen. Escoge un lugar que esté interesado en incrementar sus prácticas medioambientales. El afán de cooperación de los proveedores facilitará tu labor.

Reusa, reduce y recicla
Muchos son los recipientes empleados en el transporte de material y montaje de un evento. Aplica “las 3Rs” para asegurar un óptimo uso de los mismos: reducción, reutilización y reciclaje de todos los recipientes a utilizar en las diversas fases de montaje del evento, que seguramente serán de materiales diversos como cajas de cartón, envoltorios plásticos, papel, metal, vidrio… Coloca containers para reciclar los materiales en diversos puntos del lugar durante el montaje del evento y organiza su recogida con la autoridad local pertinente.

Comida y bebida “verde”
Asegúrate que el packaging empleado para contener la comida y bebida de tu evento es material reciclable y que será reciclado una vez finalice su uso. Cuantifica con tiempo el número de asistentes que asistirán a las comidas durante el evento para así encargar las cantidades necesaria. Evitarás el malgasto de comida – y reducirás costes. Ofrece una selección de comidas vegetarianas a base de productos locales de temporada (los vegetales consumen menos tierra y energía para su producción). Ayúdate de la decoración de mesas y platos para transmitir una imagen natural y fresca (colores tierra, flores naturales, telas rugosas…). Servir comida orgánica es uno de los últimos gritos en catering, y además ahorrarás gastos en el transporte de productos externos. Infórmate también si la comida restante puede darse a comedores locales. Las sobras pueden enviarse a granjas locales, para su empleo como abono o pienso para animales.

Comparte tu éxito
Informa sobre la política medioambiental adoptada por tu empresa en la organización de sus eventos. Haz partícipe a la prensa, asistentes y speakers sobre las prácticas de responsabilidad medioambiental llevadas a cabo. Te sorprenderá el efecto contagioso que puede tener, ¡así como su aportación a la buena imagen y reputación de tu empresa!