Recopilatorio de herramientas para mejorar la comunicación interna

Trello y Google Drive. Compartir la información en tiempo real es la clave. Tanto Trello como Google Drive son los reyes para gestionar la comunicación interna departamental, facilitando la información actualizada y real a todos los players desde diferentes ubicaciones. Desde Grow, Jesús Romerodelhombrebueno (director de operaciones) nos señala que “utilizamos Trello y Google Drive a nivel departamental en muchos casos compartidos con clientes que lo utilizan también en sus procesos. Además, la herramienta permite sincronizar el trabajo y gestionar proyectos desde diferentes departamentos actualizados en tiempo real, “a nivel interno para el seguimiento de proyecto y para estar todos sincronizados trabajamos con Google Docs”, nos señala Sophie von Schönburg (Director- CuldeSac Experience).

Asana, la herramienta de organización entre departamentos. Supone una herramienta versátil para organizar las tareas entre diferentes departamentos. Entre sus virtudes, puedes personalizar tareas y proyectos, crear un ckecklist tipo plantilla para copiar y pegar cada vez que lo necesites. Además puedes fijar fechas o compartir con el resto de compañeros las tareas. Es un calendario donde te alerta de las tareas pendientes a realizar todas las semanas o todos los meses. De hecho, desde el departamento editorial de Eventoplus, utilizamos la herramienta para saber la fecha, nombre de periodista y status en el que se encuentra el artículo o noticia.

Whatsapp, más allá de los grupos con amigos. Lo que comenzó como una herramienta para establecer comunicación entre amigos y familiares, se ha convertido en una herramienta imprescindible para coordinar equipos durante la organización de un evento. ¿Ha desbancado al mítico walkie? Parece ser que gana por goleada, “a nivel de staff funciona muy bien el Whatsapp para comunicarnos y organizarnos. Debe ser porque estamos todo el día mirándolo”, nos señala Sophie von Schönburg.

Pero más allá de la coordinación interna de un evento, es clave para organizar y coordinar equipos en un incentivo. Según Juan Miguel Caldentey (managing partner y co-owner at maximice events group), «hay un Project Manager que es líder y tiene una propia estructura de la operativa del evento: tiene un responsable de transporte, de alojamiento y de actividades. Se crea un grupo de WhatsApp para ese evento en concreto y toda la comunicación es vía WhatsApp, no hay ninguna herramienta más rápida y operativa». 

Paprika, la herramienta para optimizar el tiempo y recursos. A nivel interno, es muy útil para la gestión, RRHH, administración y contabilidad usamos Paprika que nos sirve para integrar las diferentes áreas de la agencia y optimizar el tiempo y recursos, como la gestión de proveedores. “Aunque somos una agencia relativamente pequeña, hemos querido hacer un seguimiento exhaustivo de los proyectos, sus rentabilidades y de los proveedores su calidad y forma de trabajar a través de esta herramienta”, nos señala Sophie von Schönburg (Director- CuldeSac Experience).

CRM, Skype… los clásicos resisten. “Disponemos de un CRM donde los delegados deben volcar su actividad y comparten dudas, problemas, éxitos, etc. Además, cada mes, nuestro DG viaja a visitar a todos los delegados. Tanto el CRM como una aplicación de gestión de agenda para el comité de dirección permiten compartir lo que sucede y planificar el trabajo”, nos señala Fernando Valmaseda, director general GRUPO RV EDIPRESS.

 ¿Y el Skype? “Todos los miércoles hacemos una reunión de jefes de departamento, se habla de todos los temas, dirección comunica a los jefes de departamento los temas relevantes, se toman decisiones, y luego cada jefe de departamento se lo comunica a sus equipos. La reunión se hace en la sede de Palma de Mallorca, y el resto de las cinco oficinas se conectan por Skype”, nos señalan desde Red Level Events.

Amadeus Agency Insight Light, el imprescindible para las agencias de viajes. Se trata de una herramienta que presenta de un modo visual: las rutas, aerolíneas o aeropuertos en los que la agencia tiene potencial de crecimiento. Además, la agencia puede comprobar los resultados de campañas lazadas en meses anteriores, y hacer un seguimiento.  

Expensify, el gestor de gastos. El control de gastos para una empresa es fundamental, y más en nuestro sector donde hoy estás en Barcelona organizando un congreso y mañana un incentivo en Budapest. “Para organizarnos a nivel interno utilizamos Expensify, ha sido un descubrimiento reciente, que nos sirve para llevar el control de los gastos de cada empleado. Al hacer muchos congresos fuera de España, viajamos bastante y es un tema importante”, nos señala Patricia Silvio (marketing manager en Pacific World).