¿Quiénes son y qué hacen los representantes de espacios?

Comercialización, gestión, promoción… un valor añadido à la carte

Muchos de estos representantes ofrecen servicios bastante parecidos. OuiSellYou por ejemplo destaca dos valores añadidos en sus servicios: la representación, y la gestión (además de otros servicios de valor añadido).

• En caso de representación, realizan una labor de comercialización, es decir que son una parte de (o toda) la fuerza comercial externalizada del espacio, un modelo especialmente adecuado cuando el espacio no tiene la estructura necesaria para venderse, o para alcanzar ciertos mercados geográficos o sectoriales. Por ejemplo, MAX Tourism trabaja especialmente el mercado escandinavo, un mercado obviamente difícil de trabajar para un actor independiente. Esta solución de representación permite también aprovechar el conocimiento especializado de estas empresas y sus redes de contactos.
• Otro modelo es la gestión, es decir que estas empresas realizan toda la gestión comercial, desde la visita comercial hasta la inspección, la cotización, la gestión del pago, la coordinación del evento. El espacio deja que estas empresas gestionen totalmente su actividad de eventos (a veces manteniendo la gestión de otros segmentos, como el individual en caso de restaurantes).
• Formación y consultoría de los espacios. Esto es algo que todas aportan, de manera más o menos formal (y remunerada…). Neus Carruesco comenta que “a veces la ofrecemos para facilitar la realización de un evento, y asegurar que todo va bien, pero si lo que quiere el espacio es un estudio de tarifas, de menús… esto son servicios que ofrecemos aparte y con su coste”. De todas formas, al conocer muy bien el mercado MICE, estas empresas aportan un asesoramiento constante para que los venues trabajen bien este mercado con sus peculiaridades, por ejemplo con respuestas muy rápidas o la hiper-reactividad que requiere el estresado organizador.
• Acciones de promoción puntual. Más allá de la promoción y comercialización continua, algunas empresas como MB Sales Rep nos comentan que ofrecen la realización de acciones comerciales específicas: organización de visitas, fam trips, o incluso convocatorias a medida para un espacio concreto.
• … con especialización. Más que competir sobre los mismos productos, estas empresas se suelen especializar. Por ejemplo Hotels2Meet se especializa en representación de hoteles MICE, MB Sales Rep en espacios singulares y hoteles pequeños y boutique fuera de Barcelona, YTServeis en restaurantes, caterings, barcos y transporte, OuiSellYou en espacios singulares y hoteles de toda España además de ofrecer una plataforma de espacios para eventos en la naturaleza, MAX Tourism en promoción de hoteles, convention bureaus y DMC de toda España hacia el mercado escandinavo, Espiral Spaces no representa espacios en exclusiva sino que tiene un directorio de espacios (no en exclusiva).

 El modelo económico: domina el fee

Es un punto importante en el cual insisten casi todos: estas empresas se remuneran principalmente con honorarios, además de un complemento de comisión. Este fijo es importante, y remunera esta “fuerza comercial externalizada” por una labor que no se puede medir solo con comisiones: presentan el espacio, la dan visibilidad, y la venta puede llegar al representante o directamente al espacio. Complicado reducir el valor de su trabajo a una pura comisión. La dificultad de asegurar que la agencia no vaya directamente al espacio hace que muchas de estas empresas apuesten por un modelo de honorario: es muy complicado que se respete la comisión, y a menudo la agencia contratante puentea el representante que le ha presentado el espacio. Una voluntad de contacto directo entendible pero que dificulta el reconocimiento del valor del representante.

Espiral Spaces tiene un modelo diferente: descubre, gestiona y comercializa espacios singulares a través de su portal de espacios y sus ingresos vienen de lo que pagan los espacios por aparecer en la web, pero también de acciones comerciales puntuales (convocatorias para presentar espacios nuevos, newsletters con novedades de los espacios…) aparte de las comisiones que recibe de algunos espacios por peticiones confirmadas. De hecho, a la caza de esta comisión, algunas empresas toman (roban…) fotos en internet, hacen mailings con una selección de espacios e intentan conseguir así una comisión sobre la venta del espacio. Todo esto sin autorización ni conocimiento del mismo espacio. Es un problema de claridad para todos estos gestores de espacios, más aún para una empresa como Espiral Spaces que depende más de la comisión (y saca a la luz espacios originales).

Precio: ¿pagaré más? Es otro miedo de las agencias: que haya que remunerar a un intermediario más y por tanto que encarezca el precio. “¿Pagarás más tu habitación si la camarera de piso está subcontratada?” es la comparación que utiliza Juan para explicar que su empresa es una fuerza comercial externalizada y remunerada con honorarios, no alguien que va a añadir otro nivel de comisión. De hecho varios comentan que si un cliente les dice que quiere trabajar en directo con el espacio, que lo hagan… aunque esto acabe dificultando la valoración del trabajo del representante, y por tanto algunos intentan mantenerse en la cotización y contratación para que se vea su aportación.

El difícil reconocimiento de la labor del representante: este reto empieza con el mismo venue que no siempre entiende el trabajo del representante ¡que, en muchos casos, llegan a presentar como “organizador de eventos”! Detrás de este reto está la dificultad de demostrar el impacto. “Genero leads, pero que no son siempre muy fáciles de demostrar. Para ello está el informe de acciones mensuales que permite al venue saber a quién el representante ha visitado”, nos cuenta una de estas empresas. Estos informes aportan datos sobre la actividad comercial que han tenido, incluyendo información de a quién han visto, como lo haría el comercial del espacio, y sus datos para que el hotel les pueda enviar información. No obstante, este punto se vuelve ahora más delicado con la RGPD, un tema que estas empresas están revisando.

Otros valores añadidos, para toda la cadena

Los representantes destacan varios valores añadidos, que os recordamos aquí:

• La cercanía. “Voy a las cenas de Navidad de algunos de mis clientes” nos comenta Yolanda, como indicación de su perfecta proximidad de los espacios.
• La formación y educación. Juan comenta que ayudan a formar a sus dos clientes, el interno y el externo, permitiendo facilitar el entendimiento (y por tanto el negocio) y mejorando la calidad profesional de sus representados.
• La ayuda en la negociación, o el esfuerzo en encontrar un punto de acuerdo cuando hay discrepancias entre actores que pueden tener formas de trabajar diferentes y que el representante conoce.
• La optimización de costes. Los viajes se vuelven asequibles puesto que se ponen en común los costes entre todos los espacios. Participar en ferias es otra actividad que tiene un coste importante, pero que se vuelve asumible al compartir los costes.
• Nuevas ideas de espacios. Neus nos recuerda el valor que aportan a las agencias, que a menudo se quejan de la dificultad de conocer espacios: “les vamos a ver y en una reunión les presentamos todo nuestro portafolio. Y pasa lo mismo para los espacios, que pueden así entrar en agencias donde solas les costaría mucho entrar”.
• La ayuda en el evento. Espiral Spaces cuenta que siempre que traen un evento, van al espacio al principio para asegurar que todo esté bien.
• La cualificación del negocio. Al conocer bien a los clientes y a los espacios, Juan nos recuerda que cualifican el negocio, y asegurar adecuación entre la petición y el producto.

¿Quién gestiona o representa qué espacios? Este grupo de representantes sale de la sombra, y prepara iniciativas interesantes para aclarar y recordar su valor, en una iniciativa de ‘coopetición’ que da gusto. Han tomado el dominio “quienllevaque”, con la idea de hacer una web que explique qué empresa representa a qué espacios. También quieren organizar un evento de presentación de todos sus representados, para que los organizadores sepan qué espacios lleva cada uno, y que entiendan lo que hace un representante comercial.

Nos ha encantado dar la palabra a este colectivo poco conocido pero en desarrollo importante (muchas de estas empresas tienen menos de una década y van creciendo), que pueden completar o a veces ser la fuerza comercial en un sector tan específico, y tan difícil de alcanzar, como el MICE. Os dejamos con un mejor conocimiento de este colectivo…