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Qué necesitas saber para realizar una ‘precon’ de éxito
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Por Elena Lea
Precon, ese término tan anglosajón (y tan extendido en sus eventos) que viene del concepto ‘preconvention meeting’ y que recoge ese momento previo al evento en el que agencia y espacio se sientan para verificar que todo lo que se ha venido hablando en llamadas, cruces de mails y órdenes de servicio se ha entendido correctamente y ambos están hablando el mismo idioma para que el evento se materialice sin sobresaltos. No es una visita de prospección, eso ya se hizo hace semanas o incluso meses antes, podemos decir que es una reunión para ‘curarse en salud’ y evitar sobresaltos, chequeando que lo que la agencia espera que tenga que ofrecer el espacio, este lo tiene en mente y organizado para que en el día D no haya desajustes en el servicio. Se realiza uno o dos días antes de que arranque el evento y te contamos qué debes tener en cuenta para sacarle el máximo provecho.
La precon es especialmente útil cuando en la gestión del evento ha habido varios interlocutores, entre agencia y venue, o el cliente ha puesto en contacto a su agencia de producción de audiovisuales con el espacio, etc. Lo ideal es que todos los proveedores involucrados estén presentes: agencia, espacio, catering, azafatas y demás personal de apoyo, audiovisuales, etc. Si es posible, en esa reunión deberían de estar las personas que estarán in situ durante el evento, así todos se ponen cara y saben quién se encargará de qué en el evento.
Es también muy útil que todos tengan los teléfonos de contacto de cada responsable y delimitar quien canaliza las peticiones o las incidencias de cada área, así todo el mundo sabe a quién tiene que dirigirse en caso de necesitar algo durante el evento.
Es el momento de repasar la agenda del evento: los horarios de los servicios, el comienzo del montaje/desmontaje de los distintos proveedores, cuándo necesitan tener acceso a la zona de carga o parking para dejar materiales, qué horarios tiene el venue para la entrada y recepción de mercancía, etc.
Ajustes insitu del montaje. Aprovecha la pre-con para ver cómo va quedando el montaje de las salas, la zona de hospitality, el escenario. Posiblemente en la prospección, sobre el espacio vacío te pareció buena idea colocar las sillas de una determinada forma o montar el coffee dentro de la sala, pero una vez que lo ves montado ves más posibilidades con otro montaje. Estás a tiempo de pedir un cambio y ver con el venue una opción que te convenza más. Lo mismo para ajustar la señalética y marcar el espacio con el branding del evento.
Actualizar los últimos cambios de la rooming list, cancelaciones, cambios de nombre, etc. En la pre-con se pueden dedicar unos minutos a actualizar los cambios de última hora, tanto de asistentes, en la agenda. Es una buena oportunidad para asegurarse de que esos cambios que se han pedido en el last minute por mail han sido entendidos por todos los involucrados.
