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Qué hacer (y qué no) cuando tienes sesiones en breakout rooms
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Por Elena Lea
Son el contrapunto a las sesiones plenarias y un buen formato para dar dinamismo a la agenda de un congreso, convención o reunión de ventas. Workshops, sesiones de subcomisión, talleres o reuniones por equipos… el nombre es lo de menos a la hora de planificar esos momentos en el programa en el que los asistentes se dividen, salen de la sala plenaria para juntarse a discutir o formarse sobre un tema específico, resolver un problema concreto y poder tener un contacto más cercano con otros participantes. Quizás sea el momento más dinámico y práctico del evento y en el que podemos conseguir el máximo punto de engagement y participación por parte de nuestro asistente. Pero, ¿realmente planificamos su diseño y contenido como se merecen? Aquí algunas reflexiones para que le demos la atención que requieren estas protagonistas, algunas veces eclipsadas por la keynotes estelares y el ‘wow’ del escenario principal.
Tenlo claro: ¿qué quieres conseguir con estas sesiones? Como en toda pata del evento tienes que tener presentes los objetivos que quieres conseguir con cada acción. Y a la hora de programar la agenda algunas veces caemos en la inercia de poner talleres o sesiones en subgrupos para aligerar la monotonía de contenido de la sala principal. Así que no lo llames breakout sessions cuando lo que necesitas hacer es una pausa en el evento. Hay miles de recursos y formatos para dar una descanso a tus asistentes (tiempo para trabajo personal, coffees, crear espacios de networking) antes que sacarles de una sala y meterles en otra sin un propósito, objetivo y output predefinido que se debe conseguir.
Que no sea otro momento pasivo de sentarse a escuchar. Si queremos sesiones realmente útiles, puedes preguntar a tus asistentes previamente al evento sobre qué temas quieren debatir o aprender, que se registren previamente a las sesiones que más les interesan… Así conseguirás mayor participación e implicación ofreciendo un contenido que les llame.
Además de que acudan con ganas por tratar un tema que especialmente les motiva, hazles participar. Siempre es bueno aprovechar estas pequeñas sesiones para desarrollar los contenidos de forma más práctica, ya sea en forma de debates, brainstorming, hacktones, resolver un reto, quizzes, concurso, dinámicas de roleplay o incluso un escape room.
¡Hazlo divertido y visual! No nos referimos a que sea un momento de recreo, sino de que puedes enfatizar los mensajes y dirigirles hacia los objetivos con una mayor implicación por su parte si recurres a la gamificación. Puedes apoyarte del tradicional flipchart, papel, Post-it de colores, subrayadores o meter un poco de efecto ‘wow’ tirando de tecnología, haciéndoles participar con una app o conociendo el producto o nuevos conceptos, por ejemplo, a través de unas gafas de realidad virtual. Es el momento de dejar a un lado las presentaciones en PowerPoint y visualizar el contenido en otros formatos más dinámicos, vídeos o a través de un graphic recorder. Se trata de hacerles participar y conseguir su engagement al máximo.
Piensa en la persona que liderará estas sesiones. Dependiendo del objetivo puede ser desde un facilitador que guíe la sesión y se asegure de que los mensajes se desarrollan correctamente, haciendo participar a todos y que saque las conclusiones del trabajo realizado; o hasta un perfil muy especializado, un experto en el tema sobre el que se especializa la sesión y que ofrezca al asistente una oportunidad única para conocer de primera mano los últimos avances de la materia en cuestión.
Cuida los detalles y ponlo fácil. Elige con cuidado las salas que albergarán estas sesiones: mira que tengan luz natural; que estén bien insonorizadas y alejadas de ruidos y zonas de paso; cuida el mobiliario con piezas que permitan el movimiento, montajes más diáfanos e informales tipo pufs que permita la interacción y la cercanía, por ejemplo que se puedan sentar en círculo, por parejas o incluso trabajar en el suelo.
No te olvides de su ubicación y sobre todo de señalizar las salas correctamente. Date cuenta que los asistentes saldrán todos a la vez de la sala plenaria y querrás que en seguida ubiquen su sala y empiecen a trabajar sin perderse por pasillos, enganchen llamadas o no entren por contestar mails de urgencia. Intenta que las salas estén lo más cerca posible de la plenaria que nada más salir vean su ubicación y puedan dirigirse a ellas fácilmente.
