¿Qué hacer para que los no-shows no arruinen tu evento?

Todo cuenta a la hora de hacer más apetecible a tu futuro asistente el evento en el que tanto tiempo llevas trabajando. Desde el lugar elegido, la fecha, la hora hasta el formato de la invitación, el reclamo de una cara conocida o el mismo ritmo del evento, hacen que el invitado se anime a asistir y una vez dentro no abandone a mitad del evento.

No satures de eventos a tu target. Debes «dejar aire» entre convocatorias; piensa que no solo reciben invitaciones a tus eventos sino de otros. Con lo que procura hacer menos convocatorias pero a eventos más impactantes.

¿A qué hora pongo el evento? Dependerá del tipo de evento y el formato, no es lo mismo una rueda de prensa, un afterwork o un evento formativo; pero lo que si debes tener en cuenta es en cuidar los horarios, que sean compatibles con la vida personal y laboral de los asistentes y procura que no se alarguen innecesariamente. Por ejemplo, si es un evento profesional, un truco que te ayudará es convocarlo a primera hora ya que si la gente va a trabajar antes del evento, pueden no salir de la oficina y no acudir al ver que tienen demasiados mails por responder.

Pónselo fácil. Obviamente la ubicación del espacio y la facilidad logística (que haya aparcamiento fácil, lugar céntrico, de fácil acceso, etc.) es un criterio importante para animarse a pasar por el evento.

Recurre a ganchos que hagan atractivo tu evento. Intenta traer personalidades, famosos o personajes de actualidad; utiliza la gastronomía para hacer algo especial -por ejemplo con chef reconocidos que darán el catering o incluso estarán disponibles para saludar a los asistentes-y sobre todo ofrece algo de valor en tu eventos. Esto último va desde una experiencia única que nunca podrían probar si no fuera por tu evento a una formación que ayude a los invitados a ser mejores profesionales. Y si además esto lo haces en un espacio nuevo, poco conocido o el más trendy de la ciudad, los asistentes se pasarán por eso de estar a la última y conocer el venue.

Evita que una vez dentro abandonen a medias el evento cuidando el ritmo del mismo. Reserva varios de mayor intensidad e interés y sobre todo acabar con un plato fuerte que les pegue a sus asientos hasta el final. Cuida que no haya cambio de sede entre una parte del evento y otra, por ejemplo entre las sesiones de trabajo y la cena, ese espacio entre una cosa y otra pone muy fácil que muchos no se queden a la cena final.

Las invitaciones también tienen mucho que decir. Así que mucho cuidado con las convocatorias hechas vía email, ya que muchas acaban en la bandeja de correo no deseado. Plantéate usar invitaciones en papel o si puedes hacer un esfuerzo en el presupuesto, darle una forma original a la invitación (por ejemplo una cajita o algún elemento teaser de lo que tendrán en el evento), captarás mucho más la atención.

Don´t spoil the party. Tampoco está de más hacerles ver que cancelar una vez han confirmado es toda una faena. Las técnicas disuasorias para que se piensen el no-show van desde poner un protocolo en los asientos (y que sea fácilmente reconocible con nombre y apellidos el hueco que queda libre), anunciar que la lista de confirmados se pasa a los directivos de la empresa, o, peor aún, que por la ausencia repercutirá en costes, hasta una opción más solidaria como la que proponen en esta campaña: