¿Qué es un Multi Hub Meeting?

Adivinas los beneficios: ahorro de tiempo y dinero, posibilidad de contar con más participantes (precisamente por el ahorro de costes en desplazamientos y alojamiento), reuniones más cortas y asequibles. Y la tecnología que lo hace posible se basa en la idea de la estandarización: más que buscar un proveedor de audiovisuales en cada ciudad con los problemas de compatibilidad que supone, Abbit ha diseñado un pack por grupo que contiene una cámara de alta definición, doce micrófonos y doce altavoces, pantallas y una solución de conexión fiable. En su origen, este equipamiento era pesado pero ahora se ha hecho portátil. Así que cada grupo solo necesita una sala de reuniones y una conexión 4G (o cable). El sistema de conexión tan solo requiere de dos técnicos, en vez de los habituales seis o siete. Resumiendo: permite estandarizar, minimizar, profesionalizar y bajar el precio de la reunión.

Abbit aplicó recientemente este formato en un evento que reunía a oncólogos de Argentina, Hong Kong y Corea del Sur en torno a la meeting chair central en Londres… y sin abandonar sus hospitales. Para estos profesionales, realizar físicamente la reunión les habría supuesto días; gracias a esta tecnología duró tan solo dos horas.

A diferencia de una reunión hibrida, este formato multi hub es una combinación de dos tipos de reuniones: por una parte la reunión real entre grupos medianos de personas que se reúnen en tres localizaciones y en un segundo nivel, una reunión virtual global en la que todos los participantes están conectados. En este caso las tres reuniones físicas se conectaron a una más grande en línea, la de Londres. Y en los momentos plenarios, se trata realmente de una única reunión, en la cual cada grupo puede tomar la palabra y salir en el sistema de sonido de todas las sesiones.

Si te animas a organizar una reunión con este formato, estos son algunos consejos:

Preparación previa. Los speakers y el organizador suelen sentirse inseguros en torno al funcionamiento fluido del evento, por lo que es importante realizar un ensayo previo o una demostración y asegurarse que entienden bien el sistema.

El programa. Divide el tiempo por cada presentación interactiva local, y planea al menos 30 minutos extra para la introducción y las conclusiones. Ten en cuenta que cada localización posiblemente tendrá diferentes husos horarios y procura que un facilitador de tu equipo ayude a gestionar el tiempo. En este caso real cada presentación fue oral e incluía un tiempo de discusión plenario, votaciones y preguntas. Además se introdujo un sistema de discusión que permitía debates paralelos en grupos ‘break-out’ a través de portátiles.

Moderación. Es recomendable contar con un facilitador que ayude al orador principal. Lanza y modera la discusión, concluye e introduce a los diferentes componentes y provoca la participación.

Conexión. Si la interacción siempre es un desafío, en este tipo de reuniones requiere un esfuerzo extra. En este sentido es básico el video: configuración de múltiples cámaras y retraso cero de transmisión de la imagen. Durante las discusiones es importante ver siempre la cara de quien habla. La idea es que el participante ve a todos y todos lo ven. Para ahorrar costes utiliza robot cámaras con seguimiento facial que pueden ser gestionadas por un solo técnico.

El sonido es también básico si quieres conseguir un video lyp-synch (sincronización labial) con cero desfase de forma que la conversación sea fluida. Todos los participantes deben tener su propio micrófono push-to-talk, de forma que cualquiera que habla es oído por todos como si estuvieran en la misma sala.

Interacción. Asegúrate de facilitarles un sistema de votación o de respuesta de audiencia, por ejemplo un teclado como en el caso que estamos viendo, en el que las votaciones eran inmediatas y visibles para todos. Además se instaló un sistema de debate por medio de una serie de portátiles y un sistema online con varios temas predefinidos. Cada participante podía clicar en uno de los temas y escribir una pregunta o comentario, que todos podían ver, y responder de forma anónima o no. Cuando el moderador quería pasar a otro tema, se zanjaba el debate apareciendo el logo en las pantallas.

“Un hombre, una maleta” resume este formato multihub que permite ahorrar en costes y tiempo, maximizar participación de gente ocupada y favorece la productividad.