¿Por qué deberías abrazar la metodología ‘agile’ para tus eventos?

Un poco de historia…

En 2001 los CEOs de varias empresas de software de Utah (EEUU) se reunieron para dar una solución al problema de entrega que suponía la forma tradicional de trabajo basado en un contrato cerrado con escasa comunicación entre los trabajadores. De esta necesidad surgió el ‘Manifiesto Agile’, un sistema de mejora continua en el que se planifica, se crea, se comprueba el resultado y se mejora. Algo que es constante y rápido, con plazos de entregas reducidos que buscan evitar la dispersión y centrar toda la atención en una tarea encomendada.

¿En qué consiste?

Normalmente, cuando una empresa afronta un nuevo proyecto pone en marcha un proceso lineal (en cascada) que puede dilatarse en un largo periodo de tiempo hasta la entrega del producto, con el riesgo de que luego no se adapte a la demanda final del cliente, lo que obliga a soluciones de ultima hora o a empezar el proyecto desde cero. 

El método agile rompe drásticamente con ese proceso lineal: el proyecto se trocea en pequeñas partes (scrums), que tienen que completarse y entregarse en pequeños plazos de tiempo (sprints). El trabajo realizado en los sprints es evaluado diariamente en reuniones diarias (daylis) lo que permite que si hay que realizar cualquier modificación solo se hagan cambios en la parte implicada y en muy poco tiempo. Los scrums son llevados a cabo por equipos multidisciplinares que favorecen una comunicación constante y el intercambio de talento para la resolución del trabajo concreto en el tiempo determinado para el sprint (que suelen ser de una semana, dos, no más de un mes en todo caso). En los daylis cada miembro tiene que explicar tres cosas: qué tareas ha completado, cuáles va a hacer y, si los hay, señalar los impedimentos que no le han permitido avanzar. 

Y bajamos al terreno de los eventos…

¿Realmente esta metodología es aplicable a un producto que en realidad tiene mucho de intangible y en el que participan talentos y conocimientos tan diversos entre sí? Lo es, y algunas agencias como Grow ya han adoptado el agile en sus proyectos como nos contaron recientemente en este podcast que te recomendamos en el que participaron Alexander Menzinsky, Alex Sánchez Brunete y Sandra Quinioaga. 

¿Cuáles son las claves del agile? 

1. La idea principal de este método es ciclar, hacemos ciclos cortos, de una o dos semanas, y los evaluamos ¿lo estamos haciendo de la forma correcta? Esto permite reorientar los procesos y aprender de ciclo en ciclo, en un proceso de mejora continua. La idea es terminar cada ‘trozo’ de trabajo o scrum al 100%, lo que no es fácil, y seguir con el siguiente con la cabeza ya concentrada en ese nuevo reto. 
2. Estos ciclos se definen al principio del proyecto y sabes cuáles van a ser y cuántos, y el tamaño es fijo porque queremos aprender qué nos cabe en cada ciclo, y poder planificar mejor el siguiente porque seremos más previsibles en el aspecto de la entrega y más rápidos. 
3. La base de este sistema es, por supuesto, la medición, en dos sentidos: cuánto hemos hecho y en cuánto tiempo, y el valor entregado. Esto te permite evaluar si con menos trabajo has aportado más valor porque has entregado lo correcto, y de esta forma, elegir los próximos sprints. En este aspecto las reuniones diarias y semanales son fundamentales… ¿Demasiado tiempo invertido en reuniones? “Calculamos que pueden suponer un 5% del tiempo invertido en el proyecto, lo que no es mucho tiempo. Pero queremos construir lo correcto, no construir mucho”, apunta Alexander. 

¿Qué puede aportar el agile a una agencia de eventos?

Una de las cosas que destaca Sandra Quinioaga (Grow) es la formación de equipos transversales, uniendo perfiles muy diversos entre sí, formados según las necesidades del proyecto y antes de darle comienzo. “Algo inusual en las agencias donde se recurre a equipos encargados de una misión concreta dentro de su área.  Se trata de equipos multidisciplinares en los que suman a gente de estrategia, de digital, de eventos, de project management, creatividad, social media… según sean las necesitadas concretas de ese trabajo. Esto permite que la creatividad y las ideas fluyan desde perspectivas muy diversas, más allá de la figura del creativo”. 

Otro aspecto positivo es que se genera una reciprocidad de trabajo colaborativa con el cliente muy interesante, porque el agile exige que haya una comunicación y una evaluación permanente. El cliente se implica en las sucesivas reuniones internas en las que se revisa el proyecto y se toman decisiones. “No es que el cliente acuda a las reuniones para aprobar o no aprobar algo que le presentamos, si no que se vuelca, participa y construimos juntos, lo que es un proceso interesante porque a veces ni la agencia tiene toda la información ni el cliente sabe cómo piensa la agencia, por lo que compartir esos momentos alimenta la empatía entre nosotros y nos facilita llegar al objetivo”. 

Por otra parte, sucede que puedas presentar un proyecto detallado al límite, con una importante inversión de tiempo y dinero… y que resulte que no es lo que quería tu cliente. Si aplicas el agile a tu proceso de trabajo evitas esto porque es un proceso vivo en el que el cliente está aportando su visión como un miembro más del equipo, “y la tolerancia al error es otro de los puntos que se trabaja muy bien porque al ser más colaborativo estamos abiertos de forma constante a que surja una nueva idea que puede venir de cualquiera de los participantes del equipo”. 

Finalmente, en un mundo impredecible, la gran aportación del agile es la flexibilidad que permite para adaptar el proyecto a cualquier cambio de rumbo. El sistema de compartimentar, evaluar, y pasar al siguiente paso da como resultado una estructura articulada que puede variar en cada nudo para adaptarse a los cambios sin una gran carga ni para el proyecto ni para la agencia. 

¿Es un drama para los equipos? 

Durante el confinamiento obligado por la pandemia Grow decidió aplicar un método que facilitara a todos trabajar desde casa. Primero tuvieron en cuenta las necesidades de la gente, y crearon un ‘cómite agile’ compuesto por embajadores dentro de cada área, “y eso fue importante porque todos se sintieron parte del proceso”, comenta Alex (Grow). En segundo lugar, desarrollaron formaciones en cada una de las áreas, con reuniones de seguimiento en cada una de ellas. Uno de los aprendizajes más difíciles para todos fue aprender a acabar cosas dentro del sprint, algo que no es fácil si la agencia no pone todos los medios para que así sea. “Pero, por otra parte, al formar equipos transversales con todo lo necesario para conseguir cada reto es un elemento motivador para la gente, el hecho de empezar y terminar algo, es decirse ‘soy autónomo’. Hoy el 80% de la agencia trabajamos con el método agile, de forma productiva, todos hablamos el mismo lenguaje, todos entendemos cómo va a funcionar cada proyecto. Ha sido un cambio de actitud, de mentalidad, cuando llegas a esto no quieres volver a lo anterior”.