Pero… what the f%$& is meeting design?

Mike Van der Vijver (MindMeeting) empieza con una definición al grano que nos encanta: «El meeting design es el arte de hacer coincidir la forma y el formato de una reunión con su contenido, sus objetivos y sus participantes». 

Eric de Groot (MindMeeting) apuesta por una vía poco común: “El diseño no es más que un esfuerzo planificado para hacer que un producto funcione mejor. Así que el meeting design permite hacer que las reuniones funcionen mejor. Las reuniones se convierten en procesos controlables si uno sabe cómo funcionan todos los parámetros. Solo así se pueden mejorar sistemáticamente, como muchas otras cosas en la vida. Por lo tanto, el meeting design se puede traducir en el control de calidad de la reunión». Definición paradójica, que parece más sistemática y casi de control frío que de creación, pero al final, nos gusta porque subraya la dimensión científica del meeting design, hasta qué punto lo que haces tiene que estar milimetrado para conseguir un objetivo concreto. 

Rosa Garriga, meeting architect de Kenes nos cuenta que “el meeting design se ocupa del diseño de la forma y el contenido de un evento para conseguir los objetivos deseados”, acercándose a la definición de Mike. 

Angeles Moreno, the Creative Dots. “Los eventos son herramientas potentes que cambian el comportamiento de los participantes y, para garantizar su éxito, hay que dedicar tiempo a su diseño. El diseño del evento es un enfoque sistemático que tiene en cuenta, no solo la perspectiva del asistente, sino también la perspectiva de todos los implicados en un evento. Crear un lenguaje común entre el organizador del evento y su promotor (event owner), creando un marco de referencia común y sólido con el que los equipos trabajan para contribuir y debatir sobre cómo lograr el mejor impacto posible. Una de sus herramientas es el Event Canvas, una metodología de innovación que reclama tiempo, sitúa a los stakeholders en el centro de la toma de decisiones y activa procesos de empatía y escucha activa con el objetivo de generar la transformación de comportamiento deseada”. Una definición que insiste mucho en la parte de metodología, especialmente el Event Canvas. 

David Benítez, COCOA y representante en España de MindMeeting: “Los meeting designers trabajan con las reuniones como un medio específico de comunicación. Su tarea es reunir el contenido, los objetivos y las expectativas de los participantes, diseñando un programa que sea efectivo, atractivo y conducente hacia los objetivos de la organización. Trabajan para el promotor del meeting y, a menudo, se asocian con OPC, empresas de audiovisuales, speakers y facilitadores. Sus clientes finales son los participantes en la reunión. Los deseos de sus clientes son el compás de su diseño”. Este enfoque se centra mucho en el papel del meeting designer como catalizador, organizador de la reflexión de todo el equipo efímero que supone un evento, desde el cliente hasta los participantes y todos los proveedores implicados. Un trabajo de escucha e incluso de cocreación que supone una mejora importante. 

Nuestra opinión sobre estas definiciones

Como vemos, cada una aporta algunas dimensiones específicas, y todas son una mejora comparado con cómo hemos concebido las reuniones (sota, caballo, rey: la sala, el escenario, el powerpoint, la comunicación lineal de los mensajes, una interacción pobre, un traje único para transmitir mensajes, la creencia de que es suficiente decir las cosas desde un escenario para que el público escuche, digiera el mensaje y cambie su forma de actuar…). Lo que sorprende es cómo todas estas definiciones suenan como algo obvio en un evento: se trata de entender las necesidades de los asistentes, de los stakeholders, y definir los formatos para cumplir un objetivo claro. ¿No es eso lo que los eventos siempre han hecho? El nacimiento del meeting design es la confesión de que nuestra industria hemos olvidado estas obviedades durante mucho tiempo y nos hemos centrado más en la logística que en la forma de comunicar. 

Pero además de estas grandes definiciones, deberíamos destacar dos dimensiones nuevas en un sector donde todo se ha concebido tradicionalmente caso por caso y sin mucho método. Primero, el meeting design desarrolla una comprensión profunda del asistente y de la naturaleza humana. Implica psicología, sociología, mapas de empatía, conocimiento de cómo el cerebro humano se ve afectado por diversos tipos de estímulos. La muy interesante web de Maarten Vanneste www.meetingdesigninstitute.org (recurso que te recomendamos) es un ejemplo de este nuevo enfoque del meeting design. Esta dimensión científica es algo que nos faltaba. 

En segundo lugar, el meeting design concibe utilizando métodos y herramientas. Más que meras reuniones guay con post-its, al igual que el design thinking, el meeting design utiliza métodos y plantillas que ayudan a estructurar el proceso de análisis y concepción. Un enfoque profundo en el objetivo, una comprensión profunda de la naturaleza humana y los métodos para concebir la experiencia que impactará este objetivo, son las verdaderas revoluciones del meeting design en una industria donde la logística siempre ha sido demasiado importante. Recuerda que éramos «organizadores de eventos», ahora nos centramos en el “diseño” de eventos. Es más que un cambio de nombre, es una redefinición de nuestro papel. 

Finalmente, lo ideal es dividir la organización entre organizadores responsables de la logística y producción, y gente responsable exclusivamente del diseño. Si no, la logística se come toda la atención del organizador. Pon recursos exclusivamente dedicados a esta parte de diseño, que es donde realmente se crea valor.