Pero… ¿cómo se elabora el ranking ICCA?

¿Quiénes son las fuentes de la base de datos de ICCA?
La información proviene de varias fuentes: los miembros de ICCA que envían sus resúmenes y calendarios para el año anterior; las organizaciones internacionales que informan de sus actividades pasadas y futuras; investigación en Internet a diario con monitoreos periódicos de sitios web y redes sociales, además de otros recursos como la Unión de Asociaciones Internacionales (UIA), etc.
Esta base de datos, recordemos, es un recurso de ventas y marketing que permite a los miembros de ICCA (1.126 empresas y organizaciones) buscar reuniones de asociación que probablemente llegarán a su destino, por la naturaleza rotativa de estas reuniones.

¿Cuáles son los criterios de ICCA? Las reuniones deben:
• Ser organizadas por una asociación (el mundo corporativo no está incluido).
• Organizarse de una forma regular en el tiempo (generalmente anual) – eventos puntuaes no cuentan.
• Tener una asistencia mínima de 50 personas.
• Rotar entre diferentes destinos, con un patrón más o menos definido. Por esto, por ejemplo, el gigante MWC no cuenta en este ranking, al no rotar.

¿Qué pruebas se requieren para que una reunión esté en la base de datos de ICCA?
• El título completo del evento (no solo abreviaturas / acrónimos) entregado en el idioma oficial
• La URL del evento
• Las cifras de asistencia: si es nuevo en la lista debe proporcionar comprobantes de asistencia de al menos una edición. Si el evento se ha celebrado junto con otro, el comprobante de asistencia será solo del evento que se presentación a la lista.
• Información de eventos pasados / futuros para la rotación de pruebas (respecto a reuniones futuras hay que verificar que la publicación está aprobada por el cliente en la base de datos)
Cuando falta una o más pruebas y, en caso de dudas, ICCA se reserva el derecho de rechazar las reuniones que no cumplan los requisitos exigidos.

¿Qué no se consideran reuniones de asociaciones?
Las exposiciones únicas, ferias comerciales, reuniones corporativas, juegos y campeonatos. Tampoco se incluyen en la base de datos reuniones gubernamentales, ni políticas y, en caso de duda, los miembros deben proporcionar a ICCA pruebas escritas sobre el proceso de licitación.

¿ICCA acepta reuniones que se realizan más de una vez al año?
En caso de que se realice una reunión varias veces al año, el miembro debe indicar si forma parte de un proceso de licitación enviando una prueba escrita de la organización internacional, comité local, etc. A menudo estas reuniones no son próximas ediciones, sino el mismo evento celebrado en distintas fechas, tipo road show. En principio, no se aceptan series que tengan más de cuatro ediciones al año ya que no cumplen con uno de los criterios: que las reuniones se organicen de forma regular.

¿Cómo asigna ICCA eventos a destinos?
El objetivo es ser geográficamente correcto, por lo que si se celebra una reunión fuera de la ciudad, en principio la ciudad no obtendrá el crédito, a pesar de que probablemente influyeron para conseguir que la reunión se celebrara allí. Cada año ICCA pide a las oficinas nacionales de congresos que miren las ciudades identificadas y hagan sugerencias sobre qué lugares deberíamos reconsiderar y así podemos investigar usando Geonames, Wikipedia, etc.

¿Qué hay que presentar si es una primera edición?
En caso de que se realice una reunión por primera vez hay que presentar una prueba de continuidad en el futuro y de asistencia. Si las cifras no superan los 75 asistentes se necesita una lista de delegados que den información adicional, aunque en la base de datos solo se reflejan los registrados para las sesiones formativas. Los speakers y/o acompañantes no están incluidos en este número. Se pueden mencionar por separado en la base de datos, pero no formarán parte del cálculo. Todas las cifras de asistencia deben ir acompañadas por una prueba que podría ser un enlace al sitio web, artículo, carta o correo electrónico original completo de la Organización Internacional o el Comité Organizador. Además, ICCA hace su búsqueda y si no encuentran ninguna prueba rechazan la reunión.

¿Acepta ICCA reuniones que se llevan a cabo dos veces (o más) en el mismo país?
Cuando más de cuatro ediciones de una serie se llevan a cabo en el mismo país, ICCA suprime la serie, a menos que pueda demostrarse que la siguiente edición se celebrará en un país diferente. En todos los demás casos, el miembro debe dar una indicación clara de si rotará o regresará al mismo país en el futuro. En principio, rechazamos esas reuniones con el mismo país dos veces seguidas cuando la línea de historial no contiene tres países diferentes.

¿Por qué una serie de eventos necesitan moverse entre al menos tres países?
De esta manera, los datos son relevantes desde el punto de vista del marketing para muchos miembros de ICCA.

¿Por qué las reuniones gubernamentales (como UE y ONU) no están en la base de datos?
Básicamente, tiene que ver con el proceso de toma de decisiones y el hecho de que los profesionales de reuniones no pueden presentar ofertas para futuras ediciones, excepto en circunstancias excepcionales.

El ranking es la referencia, pero ICCA reconoce que el informe cubre un solo un segmento de la industria de las reuniones: las de asociaciones internacionales que rotan entre al menos tres países, tienen una asistencia probada de al menos 50 participantes y se realizan de forma regular. “No se debe tomar el ranking ICCA como una visión general de toda la industria».