Palacios de congresos: 10 aspectos a tener en cuenta para encarar el futuro

Flexibilidad

Es una de las demandas a la que cada vez más espacios se están adaptando. Hablamos sobre todo de tarifas: los palacios no pueden ser entidades con cero flexibilidad de precios, y es que a menudo reservar solo una sala implica que a su tarifa de alquiler se le añadan los costes de uso de zonas comunes, halls o pasillos para coffees.

Del mismo modo, si nuestro evento ocupa el espacio central, si solicitamos además salones auxiliares, estos se tarifican con la tarifa oficial. Un problema, porque los hoteles sí ofrecen precios especiales para las salas de subcomisión en función de las roomnights y de que se alquile el espacio principal. Por suerte, muchos palacios están ajustando su propuesta, y si se alquilan para una semana los pabellones centrales, ajustan las tarifas de las salas de subcomisión.

Tecnología al servicio del visitante

Geoff Donaghy, presidente de AIPC (International Association of Convention Centres), nos contó que «uno de los grandes desafíos que están afrontando es el crecimiento explosivo de la demanda en tecnología y conectividad, que requieren una gran inversión en una época de inversión modesta». Sin embargo, es necesario apostar por esta para la comodidad del usuario. Por ejemplo, ¿hay algo más molesto que hacer colas interminables?

Para evitarlo en uno de los eventos tecnológicamente más avanzados del mundo, Fira de Barcelona puso en marcha la NFC badge. Junto con GSMA, desarrollaron una credencial digital que pudiese integrarse en el teléfono de cualquier congresista que estuviera equipado con NFC o Near Field Communication, que permite comunicar dispositivos electrónicos de proximidad. Con ella, los asistentes entran al recinto solamente acercando su móvil a los puntos de acceso. ¿Resultado? Las tradicionales colas se redujeron a cero. Y además es verde…

¡Wifi!

Si tienes señal 3G en tu bar, difícil que aceptes una mala señal cuando estás en un congreso. Para los palacios es un servicio costoso de suministrar y es habitual que en plantas bajas y zonas del recinto no llegue la señal. ¿Soluciones? En grandes ferias se puede dividir el coste de reforzar la señal o bien contratar un wifi para eventos que cubra todo el espacio, tal vez incluyéndolo en los paquetes de sponsorship del congreso.

No basta con que el palacio ofrezca wifi sin especificar: es necesario que informen claramente al organizador del ancho de banda y la calidad de conexión en cada uno de los espacios que se contraten.

Alianza con hoteles

Es obvio, hoteles y palacios de congresos tienen que tener la mejor relación posible. Pero al margen de acuerdos tarifarios, algunos van más allá y coordinan una oferta integrada con hoteles locales, como es el caso de la Upper Diagonal Business & Leisure que lanzó {ms_2563}. El contenido de esta plataforma gira en torno a los negocios, el ocio y las compras en la zona alta de Barcelona.

Que un palacio tenga hoteles cercanos también es obviamente una ventaja. Para Diego Herrera de Grupo Pacífico, «que el congresista tenga el hotel al lado es un añadido enorme. Pero siempre está la duda, si está apartado, ¿qué va a preferir el congresista? En ciudades como Málaga o Sevilla, el transfer en autocares hasta los hoteles es muy accesible, así que no es handicap y probablemente prefieran alojarse en el centro, en el caso por ejemplo de Madrid quizás tengas que organizar el transporte público en metro, se puede habilitar pero el nivel de complejidad es más alto». Ahí entran en valor los hoteles vecinos al palacio de congresos.

Funcionalidad versus estética

«Todos conocemos sedes que se han creado como hermosos contenedores que no cumplen los requisitos de funcionalidad»: sin pelos en la lengua lo cuenta Matilde Almandoz, presidenta en OPC Madrid. En algunos sí se priorizó la distribución interna, pero en muchos primó la parte arquitectónica, la estética externa, sobre la funcional. Cuanto más espectacular, más imagen de ciudad da, así que pesó eso más que el servicio al usuario.

Algunos se han renovado para ser más prácticos, incorporando por ejemplo la tendencia creciente a ser flexibles con las capacidades cambiantes de las salas. Dentro de la funcionalidad, uno de los puntos más importantes es tener en cuenta que cada vez se piden más espacios comunes para el networking, espacios chill-out… .

Funciona también muy bien la inclusión de pequeños espacios para reuniones informales para que dos o tres personas se reúnan brevemente con privacidad fuera del programa, y a veces son recisamente la clave del éxito de un evento.

¿Gestión privada o pública?

Para el consultor Ramzi Shuaibi, tema clave: «Afecta totalmente a su funcionamiento. El privado está obligado a cumplir con los objetivos de beneficio y rentabilidad, en el caso del público se basan más en el impacto económico que genera el palacio para la ciudad».

Por otro lado, «el privado tiene más margen de maniobra en cuanto a políticas comerciales y formas de trabajo, mientras que el público está más limitado. Como anécdota personal, yo he realizado una visita de inspección en un palacio privado a la 1h de la madrugada porque el cliente lo quería ver después de cenar, y en uno público nos cerraron a las 18h porque se querían ir a casa». No obstante, puntualiza, «algunos públicos se gestionan magníficamente y están muy orientados a dar servicio.»

Versatilidad…o cómo buscarse la vida

Hay demasiados palacios. ¿Solución? Buscarse la vida, bien compartiendo riesgos en taquilla con eventos, bien con más esponsorización, bien abriéndose a la ciudad.

Geoff Donaghy (presidente AIPC) nos cuenta que una tendencia a nivel internacional es que «muchos centros están apostando por fuentes de ingresos alternativas, incluyendo la creación de eventos, patrocinio y publicidad y servicios mejorados». Otros apuestan por habilitar espacios originales y ofrecer así nuevas posibilidades a sponsors.

Abrirse a la ciudad

Otra opción -casi obligada- para aumentar los ingresos es