#PAE | ¿Cómo puedo garantizar un servicio de wifi óptimo en mi evento?

Lo primero que hay que tener claro es que se trata del único servicio que se ofrece en un evento con el que no se puede hacer una prueba de forma previa, como sí pasa con la iluminación o sonido, por ejemplo. Cada caso es un mundo, pero hay tres claves que tienes que cuidar especialmente:

Contar con un buen proveedor ISP (Internet Service Provider), aquel que te da el servicio de internet, la conexión por la cual pasará todo el tráfico que generen tus asistentes vía la red wifi dentro del evento.
Tener clara la concurrencia del evento, es decir, que el número de usuarios que van a acudir se corresponda al número que te ha dado el cliente (como pasa con un catering, si se ha pedido par 100 y al final vienen 300, los números no salen)
En tercer lugar, tener claro el dimensionamiento del hardware que se está montando, para que sea acorde para esa instalación.

Sin embargo, más allá de estas tres áreas calientes, a la hora de contar con un servicio de conectividad y garantizar su buen funcionamiento, hay que tener en cuenta otros aspectos.

Contratación: Las agencias o el cliente final tienen que exigir que quede todo por escrito. No se deben conformar con un mero presupuesto, hay que pedir que quede todo plasmado en un contrato, que detalle las prestaciones: tipo de montaje, antenas/satélites utilizados, modelo de equipamiento, etc. Esto es especialmente relevante, cuando el propio espacio donde se va a realizar el evento dice que puede garantizar una “buena conectividad”. Por otro lado, es importante que haya un monitoreo continuo de la conexión por parte del partner, con el objetivo de anticipar posibles problemas, de todas formas, hay empresas que dicen que lo hacen (y cobran el servicio), pero luego no es cierto. Hay que exigirlo y verificar que se haga, pero es complicado.

Montaje: Para asegurar una buena instalación es muy importante que la agencia tenga la mayor información posible por parte del cliente: qué quiere hacer, cómo quiere hacerlo y dónde va a hacerlo. Lo ideal es que te proporcionen planos del espacio donde estén señalizados los diferentes elementos que van a intervenir como: zona de stands (con cuántos habrá), zona de catering, zona del control técnico, espacio para el público sentado, etc. Más allá de las ubicaciones, es importante, conociendo la mecánica del evento y su temática (esports, sector médico, etc.), estimar el uso de la red o el ancho de banda, entre otras cosas. Dependiendo de tu temática o sector, del tipo de público, del programa del evento, de si el estilo de evento se presta a que la gente saque su portátil vs se quede con el móvil, el consumo de datos será diferente. No es lo mismo la demanda de un evento de moda, por ejemplo, en la zona del público que, en ese mismo evento, una zona destinada para periodistas. Las velocidades no serán iguales…

Por otra parte, también es importante que las agencias requieran al proveedor que les vaya a ofrecer el servicio que les elaboren un proyecto técnico. Se trata de una herramienta necesaria para conocer la viabilidad del proyecto.

Localización: Existen distintos modelos de antenas y debe elegirse uno en función de lo que pida el cliente; no existe la antena todoterreno, hay que montar la tecnología ad hoc para cada evento. En España no hay ningún espacio que admita una alta concurrencia (estamos hablando de unas 7 mil personas), es decir que pueda ofrecer un servicio que pueda tener conectadas de manera simultánea a todos los asistentes; por eso hay que contar con equipos externos. De todas maneras, en todo el territorio nacional (incluyendo islas) se puede dar conexión en cualquier punto geográfico. Aunque haya zonas en las que no tengan cobertura móvil, siempre hay una solución técnica para sacarle conexión.

Partner tecnológico: Por norma general, hay que pedir una segunda opinión en cuanto a conectividad. Estos servicios de consultoría sirven para asegurar que una instalación es válida y si no lo es, saber por qué. Hay maneras de comprobar la estabilidad de la conexión y así evitar fallos, con un sistema de monitoreo constante en la red, para ver qué sucede en la red. Con estas medidas se pueden ir tomando decisiones en caliente para ir dirigiendo el tráfico, ajustando políticas… Una de las creencias más extendidas y que es un poco mito urbano, es que hay que montar redes diferentes para, por ejemplo, asegurar que la organización siempre tenga wifi, aunque los asistentes no tengan. No es muy aconsejable y suele ser contraproducente, ya que, si se crean varias redes WiFi (más de 3), se hace solapamiento de canal. De ahí por ejemplo que cuando hay muchas redes y mucha gente conectada termina por no funcionar.

Finalmente, destacar que sí durante el evento hubiera algún fallo con la conectividad, el que da el servicio es quién tendría que asumir las consecuencias. Esto se puede conseguir, primero exigiendo que la empresa tenga algún tipo de certificación de calidad que lo acredite para hacer ese trabajo y, si son “serios” debería haber de por medio un contrato firmado. Exigir por ambas partes es bueno.