Organizar un evento en el extranjero

Busca ayuda profesional
Contrata a una agencia local para la primera vez que organices un evento en un país. Piensa que los “gestores de destinos”, también llamados “receptivos”, son agencias especializadas en acoger a grupos de otros países para que toda la dimensión local -encontrar hotel, lugares para las cenas, el transporte, etc.- esté bien gestionado. Estos profesionales conocen íntimamente el destino, sus normas y leyes, sus atractivos, etc. No olvides que con estas agencias, el trabajo se hará a distancia y puede ser muy difícil identificar o solucionar fallos en su trabajo. Por tanto, comprueba bien sus referencias y su voluntad de hacer un esfuerzo especial para adaptarse a tu evento. Es muy peligroso estar “en las manos” de un receptivo poco profesional.

También te pueden ayudar a conocer el destino, por ejemplo, las oficinas de turismo y el convention bureau del destino. Tampoco olvides, en este caso, que la misión de estas entidades es la promoción de su destino y, por tanto, no suelen comentar demasiado los posibles inconvenientes de su destino. Otra buena opción de conseguir información de calidad son sencillamente otros organizadores que ya hayan llevado a grupos a este destino. Su opinión y sus advertencias son importantes.

Gestiona los riesgos con cuidado
Organizar un evento en otro país implica un riesgo mucho mayor que hacerlo en un entorno conocido. Prepara la lista de riesgos potenciales y toma medidas para evitarles. Si estás organizando un evento importante, quizás necesites incluso asesoramiento legal ya que los aspectos legales de los contratos con proveedores pueden ser significativamente distintos de los habituales para ti. Entre los posibles riesgos aparecerán, sin duda, todos los relacionados con el viaje (cancelación, retrasos, problemas de equipaje), los derivados de las diferencias culturales en el destino (que los asistentes se comporten de manera poco aceptable para las costumbres locales), los problemas de seguridad (un turista siempre es vulnerable a sustracciones y hurtos…), los problemas de autorizaciones y licencias (que pueden ser diferentes del país de origen) y muchos otros. La identificación y gestión de estos riesgos es un componente esencial de la organización de estos eventos.

Presupuesta con cuidado
Los proveedores exigirán normalmente pagas y señal más elevadas a un cliente extranjero que a uno nacional, incluso hasta el punto de solicitar un 80% o 90% del importe entre uno y tres meses antes del evento. No te arriesgues cuando trabajes con divisas muy inestables. Acuerda un tipo de cambio con el proveedor y fíjalo por escrito en los contratos. Si tu evento tendrá lugar dentro de más de un año, muchos proveedores solicitarán un pequeño incremento porcentual sobre sus tarifas actuales para cubrir los incrementos debidos a la inflación del año próximo. Por último, cuando hagas los números de los gastos de invitados y delegados, toma siempre el escenario más pesimista en cuanto a tipos de cambio para evitar quedarte sin presupuesto.

Atención a los envíos
No olvides los posibles retrasos y gastos de envío en la gestión de tu proyecto, incluyendo también los gastos de impresión y envío de mailings internacionales (si es el caso). Una buena agencia te debería ayudar a escoger proveedores de imprenta y envío, así como a una fluida gestión de aduanas. Piensa en el efecto de que el equipamiento o material importante para tu evento quede retenido en aduanas, y en el stress y coste de encontrar soluciones de último minuto.

Conoce el destino
Cada país tiene su manera de trabajar, sus particularidades, idioma, cultura, horarios… Se respetuoso y sensible a estas diferencias en tus tratos con proveedores y contactos extranjeros.

Revisa los audiovisuales
Las necesidades de equipo audiovisual y eléctrico varían de país en país, al igual que el nivel de servicio técnico que ofrecen los propios espacios para eventos. Piensa si alquilar el equipo y los técnicos locales es una buena opción.

Visados y documentos de inmigración
Si has invitado a tu evento a personas de varios países diferentes debes proveerles de toda la información necesaria para que puedan preparar los trámites de visado e inmigración en el destino. No hay nada más desagradable que tener delegados retenidos en la frontera por no contar con visado.