Organizar un crucero-reunión

Hay una serie de puntos a tener en cuenta cuando organicemos nuestro meeting en un crucero:

Identificar las necesidades
– ¿Tendrás que proveerte de servicios externos o dispondrás de todo lo necesario en la nave?
– ¿Qué tipo de espacio para reuniones necesitas? Detalla bien el tamaño de las salas, su configuración y las distintas capacidades.
– Si tienes invitados VIPs o se trata de un viaje de incentivo, ¿cuál será el nivel de animaciones y servicio que necesitas?
– Según el tamaño de tu grupo y el presupuesto de que dispongas, ¿necesitarás contratar un barco entero?
– ¿Conoces las necesidades dietéticas y de salud de los asistentes?
– ¿Tienes en cuenta las necesidades de los pasajeros con discapacidades tanto en el barco como en los puertos a visitar?

Al trabajar con la línea de cruceros
– Haz que te confirmen por escrito las fechas, tarifas, animaciones, camarotes, espacio para reuniones y disposición de salas, menús y organización gastronómica, política de bebidas a bordo y precios y distribución de obsequios y atenciones a los camarotes.
– Establece qué conceptos serán facturables a la cuenta «master» y quién tiene autorización para aprobar cargos a dicha cuenta.
– Decide si es posible y necesaria una inspección del barco. Si es así, ten un encuentro con el personal del barco y con los operadores de los puertos a visitar.
– Negocia las animaciones y obsequios promocionales que proveerá el crucero (regalos, señalización del evento y de los vehículos, portadocumentos, acreditaciones, agendas, invitaciones). Piensa si vale la pena hacer algún artículo a medida.
– ¿Cuánta tripulación y responsables del viaje van a estar a vuestro servicio?
– ¿Con cuánta experiencia cuenta el personal de la línea de cruceros?
– ¿Conoce el personal de la línea de cruceros los puertos a visitar?
– ¿Con qué personal técnico de audiovisuales podrás contar?
– ¿Te ofrece la línea de cruceros el transporte de/hasta los aeropuertos?
– ¿Cómo se identificará el personal de la línea de cruceros?

Programación
– ¿Cuál es el itinerario apropiado? ¿Cuánto tiempo libre tienes que permitir en la agenda del crucero? Haz una evaluación de la duración del crucero, el tiempo de navegación y el tiempo en destino.
– ¿Qué puertos queréis visitar?
– ¿Será la misma línea de cruceros quien se encargue de la contratación de operadores de tierra que ayuden a coordinar el transporte en tierra, las actividades y las excursiones?
– ¿Será la línea de cruceros quien coordine las listas de pasajeros que se apuntan a las excursiones voluntarias en las diferentes escalas?
– ¿Se podrán organizar excursiones voluntarias a medida?
– ¿Se podrán utilizar las zonas comunes del barco para eventos especiales en momentos puntuales?

Varios
– Haz revisar toda el ápapeleoá por un abogado que conozca la terminología marítima.
– Confirma los nombres de todos los pasajeros en la fecha límite marcada por la compañía de cruceros (normalmente unos 60 días antes del embarque).
– Ten en cuenta las necesidades de alojamiento y transporte de tu grupo y del personal antes y después del crucero.
– Ten en cuenta los posibles retrasos derivados de los trámites aduaneros y de pasaporte si organizas un crucero internacional.
– Organiza un área de asistencia a los pasajeros (hospitality desk) con horarios bien claros.
– Reasegúrate de las condiciones de cancelación y reembolso aplicadas por la línea de cruceros.