Ocho pasos para la acreditación perfecta

– No preguntes nada inútil. Seguro que algunas preguntas que haces, tienes ya la respuesta en tu CRM. Piensa para cada campo si lo necesitas de verdad, qué harás con él. Cuanto más corto el cuestionario, mejor así que asegúrate de preguntar solo lo que es realmente útil (pero TODO lo que es realmente útil…).

– Vísteme despacio, que tengo prisa. Sabemos… todo es last minute… pero piensa que definir tu formulario, probarlo, hacer los cambios siempre lleva días, muchos días. Si lanzas tus inscripciones un poco antes del evento, correrás para animar a la gente a inscribirse y no tendrás posibilidad de modificar ningún punto del formulario. Así que hazlo con mucha antelación, integra en esta definición una reflexión sobre los datos necesarios para tu evento.

– Cambia los mensajes según la fecha. A dos meses del evento, puedes poner «te iremos informando de las novedades del programa» pero unos días antes piensa en cambiar este mensaje (que en general no ves…) a «¿listo para disfrutar a lo grande? El evento está a la vuelta de la esquina»

– Piensa en segmentación… Define un campo o dos que te permitirán segmentar todos tus mensajes siguientes. Por ejemplo un comprador o un proveedor tienen intereses muy diferentes, una agencia y un corporativo igualmente – está bien destacarles mensajes acorde con sus intereses en la comunicación pre-evento.

– Entiende tu historial. Pregunta al asistente si ya ha participado en una edición anterior o está relacionado con el organizador te ayudará a sacar un historial de cada uno de los inscritos. Quizás puedes ahorrarte este punto si tu sistema te permite fácilmente hacer comparativas de listas de asistentes de un año a otro…

– Pregunta sus intereses o preferencias: dietas, puntos de interés del programa formativo, etc. Pregunta especialmente por qué viene al evento – te ayudará a definir el contenido, la comunicación que haces con ellos (y con otros futuros inscritos), e incluso seguir su satisfacción en relación con el centro de interés que han expresado. Podrás por ejemplo ver que la gente que venía para la formación ha salido contenta pero la gente que ha venido para networking ha salido descontenta.

– Ten campos cerrados: ayudará a homogeneizar las opciones, analizar la demanda de los asistentes, sacar estadísticas, sortear y segmentar, y organizar el evento. Y además simplifica la vida del asistente, que tiene que pensar menos.

– No olvides el aviso legal, vital, que certifica que el asistente es consciente de la política de protección de los datos del evento.

– ¡Viraliza! Nada más cerrar el proceso, propón a los inscritos dos cosas: primero que inviten a otros conocidos (algunas herramientas permiten que la última página sea una donde el inscrito indica los emails de tres amigos para que se les invite). Segundo, recuerda el # y anima a la gente a tweetear que asistirá al evento.

– Pon un toque humano. La gente tendrá dudas, seguro. Haz que hagan todo lo posible online (tutorial pero sobre todo un formulario muy claro)… e indica un teléfono, no quieres que tus invitados se queden con dudas. Hablar con ellos puede suponer hacer un fan que viralizará tu evento.

– Haz un recordatorio. Obviamente un días dos antes del evento, recuerda toda la información logística, las últimas adiciones al programa… y acaba de darles ganas de venir. A lo mejor traen un amigo»

– Entra en su calendario. Existe la opción de poner alarmas automáticas en el Outlook o en el Google Calendar del asistente.

– Da un incentivo en registrarse online temprano. La gente es «vaga» y tenderá a inscribirse tarde, o in situ. Dales un incentivo de registrarse temprano: que les enviarás vídeos de los ponentes, que tendrán una ubicación privilegiada, que podrán entrar sin hacer cola, o para un evento de pago, un descuento «early bird».