No olvides la reunión pre-con

¿Cuándo se hace?
En general un día o dos antes del evento. Tiene que haber todavía un tiempo de reacción en caso de tener que modificar algo, cambiar un horario, etc.

¿Para qué sirve?
Es la oportunidad de revisar, in-situ, todos los detalles y la agenda del desarrollo del evento con sus responsables y así asegurar un entendimiento total entre ellos. Permite identificar problemas posibles del evento a tiempo para modificarlos.

También permite que todos se conozcan y que se cree un bien ambiente entre el equipo de trabajo.

Cuidado: no es una reunión de definición de cómo trabajamos, sino de repaso y de comentarios. Todo tiene que ya haber sido definido con antelación.

¿Quién asiste?
– El responsable de eventos del espacio suele liderar la sesión, pero está acompañado con sus responsables de departamentos (según el contenido del evento): responsable técnico o responsable de audiovisuales, de banquetes, de seguridad, de recepción, etc., o incluso el personal contable).
– El responsable del evento, junto con miembros de su equipo (responsable de producción, responsable de la seguridad del evento, etc.)
– Un representante del cliente, si posible, permitirá evitar problemas, pero su papel se limita a una validación de las principales decisiones, no del detalle.
– Los principales proveedores.

Unos consejos
Es bueno que el director de ventas del hotel o el director del hotel esté presente, aunque no sea durante toda la reunión. Es un buen momento para el contacto, más que una visita impromptu en medio de los ensayos.

Programa
Suele incluir las siguientes actividades:
– Recordatorio de los objetivos del evento y del tipo de asistentes
– Presentaciones de todo el mundo (si la gente no se conoce todavía) y recordatorio de sus responsabilidades, tanto del lado del organizador como del hotel y de los proveedores
– La agenda del evento
– Modo de contacto durante el evento: dónde / cómo encontrar a cada uno
– Revisión de horarios y hojas de trabajo de todos
– Recordatorio de la política de facturación y de quién puede tomar decisiones que impliquen gastos
– Repaso de la política de seguridad, vías de evacuación y procedimientos en caso de urgencia

Realizar un recorrido del espacio, revisando el programa y pensando en la experiencia del asistente, la señalética, sus puntos de contacto con el hotel… puede también ser muy útil.

Cuidado: no es un momento para negociar, o para pedir cambios en las decisiones. Sólo se trata de coordinar el desarrollo del evento, siguiendo condiciones ya definidos. En caso de observar un problema de desacuerdo importante, es mejor parar la reunión e ir a negociar directamente con el director de ventas o el director general de la empresa. Y si un punto requiere un trabajo importante (por ejemplo un tema de seguridad), se puede dejar que los responsables de este punto se vean en una reunión separada para aclararlo.

¿Se acabó?
Después del evento, llega, lógicamente, el post-con: la reunión de brief del evento, en el cual se analizan los aprendizajes (positivos y negativos) del evento. Y todo el mundo se congratula del éxito del evento (idealmente…).