¿No conoces el concepto de Agile Event Management?

Inicialmente, el trabajo de una agencia empezaba con un briefing de los clientes al que distintas agencias respondían. Una agencia conseguía el proyecto y no sucedían cambios significativos en su desarrollo hasta la misma producción del evento. La realidad de hoy es distinta: tanto los briefings como las propuestas requieren una información que cambia con frecuencia, incluso entre la selección de la agencia y el evento. Los cambios constantes del entorno y de las prioridades de las empresas se han convertido en la norma y la flexibilidad en equipos como la conocíamos se queda corta. El Agile Event management pretende ser la forma de afrontar este cambio.

La necesidad de adecuación a un cambio permanente. El concepto de Agile Management tiene su origen en la industria tecnológica, que se enfrentó a un cambio parecido en los 90. Los proyectos se iniciaban con un objetivo muy específico, pero la tecnología avanzaba y cambiaba antes de llegar a la meta, por lo que los productos como softwares resultaban obsoletos a la hora de su lanzamiento. El Agile Management ganó protagonismo en el 2001, cuando se publicó el Agile Manifesto que detallaba valores, principios y métodos de esta forma de trabajo y construyó los cimientos para una nueva era en el sector tecnológico.

En este mismo punto se encuentra ahora el mundo del marketing y de los eventos, lo cual da su relevancia al concepto de Agile Event Management. La agencia alemana VOK DAMS nos explica el sentido de este concepto. Una de las ventajas que destaca es que en el método clásico, el cliente y las personas involucradas pueden tener una gran influencia en el inicio, cuando se diseña el proyecto, pero con el progreso del proyecto, este impacto aumenta y la realización de cambios posteriores es costosa y complicada. Por el contrario, el AEM permite una cooperación constante entre cliente y agencia y que cualquier cambio pueda realizarse sin afectar al presupuesto y al tiempo.

Los principios. VOK DAMS  destaca algunos de los principios de este método, que agrupamos en cinco ideas:

• Cambio: El cambio es una oportunidad para mejorar, una ventaja respecto a los competidores y un proceso necesario en la construcción de un proyecto. El AEM abraza el cambio del entorno como oportunidades de ser más relevantes. Requiere, obviamente, la capacidad de seguir cambios sociales, económicos y de la vida de la empresa, de forma casi constante.
• Reflexión: El equipo debe planificar sesiones de reflexión con regularidad para adaptar y ajustar su comportamiento de acuerdo a las necesidades. La fase de producción no es una de ejecución, sino una que incluye momentos de status, de análisis y de reorientación.
• Cooperación permanente: La agencia y el cliente trabajan como un equipo y la comunicación cara a cara y con confianza es esencial para garantizar la motivación de todos. La claridad de las condiciones económicas es necesaria, más allá de la confianza, para que posibles cambios se hagan sin eternas negociaciones.
• Desarrollo y adaptación continuos: El equipo se encuentra en un estado de evolución permanente, incorporando modificaciones, progresando a una velocidad estable y sin interrupciones.
• Mentalidad “agile”: Las tendencias e innovaciones se implementan en el proyecto; los equipos definen y organizan su propia estrategia para trabajar con eficacia y responsabilidad y el tiempo es crucial, se trabaja con diligencia y sin realizar tareas redundantes.

Mejor adecuación a la psicología humana. Otra ventaja de este método es su adecuación a tres necesidades psicológicas básicas de cada persona: competencia, autonomía e inclusión social. AEM nos permite trabajar de la forma más efectiva posible según nuestras prioridades, nos invita a trabajar con autonomía y nos define como miembros esenciales del equipo de trabajo en un contexto socio-cultural.

Más concretamente, ¿cómo se hace? No cabe duda de que con el lanzamiento de esta filosofía de trabajo, surgirán numerosos métodos pero algunos de los métodos desarrollados por la industria tecnológica ya han ganado protagonismo en eventos; Scrum es uno de ellos.

El trabajo con Scrum se divide en Sprints y Meetings diarios. Los sprints son ciclos de un número de días establecido en los que se implementan cambios y se realiza el progreso y desarrollo del proyecto. A cada sprint le precede un sprint planning meeting con el cliente que define los objetivos mediante la lista que genera el dueño del proyecto. En los meetings diarios se discuten el progreso y las tareas pendientes durante 15 minutos. Tras cada sprint se presenta un análisis del estado del proyecto al dueño y al cliente, que en la reunión retrospectiva identifican oportunidades de cambio a implementar en el siguiente sprint. Una especie de estructuración del cambio permanente.

Scrum no es más que el inicio, otros métodos como Kanban o Design Thinking son otras opciones para implementar AEM, pero todas coinciden en su adaptabilidad a la revolución que experimenta el mundo de la comunicación. Este tipo de método supone una relación cercana y de confianza con el cliente, un proceso de cambio y mejora constante y una forma de pensar que deja atrás la planificación estricta y avanza hacia un desarrollo de proyectos progresivo y amoldable a la celeridad de nuestro entorno.