Negociar para pequeños eventos

Montar un evento pequeño no implica que el organizador tenga que tener miedo a la hora de negociar con los proveedores al pensar su grupo no tiene excesivo valor. Un evento pequeño puede permitir interesantes negociaciones, si se prepara bien y se utilizan todos los argumentos posibles.

Los eventos pequeños representan la mayor parte del mercado
La mayorí­a del mercado (más del 80%) se compone de pequeños eventos, es decir, con menos de 100 asistentes. Aunque sea cierto que, para los hoteles, las grandes convenciones son mucho más provechosas que los pequeños eventos (requieren un poco más trabajo… pero aportan un negocio mucho mayor), también es cierto que los hoteles saben que los pequeños eventos representan la mayor parte del mercado. También son muy conscientes de que la tendencia lleva hacia más eventos, más pequeños que cuando las empresas organizaban un gran evento anual nacional o incluso europeo. Microsoft, por ejemplo, prevé, según un estudio de GP Johnson, organizar más eventos locales en el futuro. De esta forma las empresas pueden limitar los gastos de transporte de asistentes, reducir la complejidad, tener un contenido más adecuado al público local, minimizar riesgos y, sobre todo, mejorar la comunicación con los asistentes.

Los hoteles necesitan también el mercado de los pequeños eventos
Los eventos de tamaño reducido permiten a los hoteles llenar el espacio entre grandes convenciones o dinamizar y completar la ocupación durante los peri­odos de baja actividad. El tamaño ideal para un evento es que represente un 15-20% de la capacidad del hotel.

Esto, a menudo, es suficiente para que la ocupación del hotel pase de un nivel malo a aceptable (de un 60% a un 75-80% en un momento flojo) o de aceptable a muy bueno (de un 75-80% a 95%). Una convención que represente más del 50% de la capacidad del hotel, puede significar complicaciones para el hotel que puede tener que decir no a clientes importantes y cuyas posibilidades de jugar con el “yield management” se reducen.

Una oportunidad de concentración
En vista de esta tendencia, los hoteles son conscientes de que no pueden desaprovechar este mercado. La clave para que el organizador maximice su poder de negociación está en centralizar la compra de servicios hoteleros y de salas con una cadena y así­ conseguir mejores condiciones. Además de simplificar la compra de estos servicios, permite reducir los costes de manera importante (un 15% según Peter Haigh de MPI).

Se puede negociar para un evento pequeño
Los pequeños eventos tienen su interés para el hotel, y el organizador puede por tanto negociar. Se puede negociar simplemente el precio de las habitaciones o salas, pero no olvidemos que negociar no solo consiste en conseguir un precio más bajo: puede consistir en conseguir “extras”. Piensa en lo que necesita absolutamente del hotel (habitaciones, salas para sesiones…) y lo que no es imprescindible o que puedes conseguir de otro proveedor (audiovisuales, comidas, una sala adicional para el comité organizador, upgrades en habitaciones, etc.). Tu negociación puede consistir en intentar que el hotel haga un esfuerzo o incluya en su oferta algunos de estos servicios en condiciones ventajosas.

Piensa también en los argumentos que puede utilizar para negociar, como por ejemplo:

– el negocio futuro que su empresa representa (otros eventos previstos, sus recomendaciones del hotel o la cadena en futuros viajes de negocio, etc.).
– el valor o interés del público asistente para el hotel (si hay decisores en selección de hoteles, organizadores de eventos, prensa, etc.).
– la posibilidad de comunicar el hotel de manera visible en la comunicación del evento (invitaciones, notas de prensa…). Si el evento tiene visibilidad, sobre todo en prensa, es más interesante para el hotel.

Evita dar demasiada información al principio: conserva argumentos para pedir un esfuerzo adicional o para pasar a un próximo paso de la negociación. Si das todo al principio, pierdes poder de negociación.

Conoce dónde están los márgenes del hotel
Muchos organizadores creen que al contratar al hotel el catering o los audiovisuales tienen mucho más poder de negociación. Esto no es realmente el caso: los hoteles se ganan la vida vendiendo habitaciones. Los otros servicios son sobre todo un valor añadido que el hotel ofrece para que los clientes contraten habitaciones.

Un hotel puede tener un margen de un 60 a un 85% en habitaciones, de un 35-40% en catering y casi el 100% en salas. Por tanto, aportar un negocio importante en catering no es necesariamente lo que el hotel prefiere y no permite tanto margen de negociación como si contrataras más habitaciones.

Si contratas salas con pocas habitaciones, el hotel puede encontrar este negocio poco interesante y sobre todo dará la prioridad a un evento que requiera salas y un número importante de habitaciones. Por otro lado, si falta muy poco tiempo para el evento, (un mes por ej.), cuando el hotel ya tiene una buena visibilidad sobre su nivel de actividad, puede ser interesante para cederte sus salas a un precio muy bueno pues no suponen ningún coste para él. Para una pequeña reunión con pocas (o sin) habitaciones, un mes antes es el mejor momento para conseguir buenas condiciones.

Considera alternativas…
Los hoteles de ciudad son el lugar más utilizado para congresos y convenciones pero existen otras opciones. Hoteles fuera de la ciudad, por ejemplo, u hoteles más pequeños que valorarán más tu evento. Las cadenas pequeñas hacen importantes esfuerzos para conseguir eventos de tamaño medio o pequeño. Más allá de los hoteles, los centros de convenciones, los lugares históricos, las universidades, etc., pueden ser opciones a tener en cuenta para la parte “salas” de tu evento.

Además, si tus fechas son flexibles, puedes hablar con los hoteles y ver si alguna de tus fechas posibles coincide con algún periodo de baja actividad de un hotel, caso en que posiblemente te podrán hacer una buena oferta. Los hoteles suelen saber cuáles son sus periodos flojos con meses de antelación. Prueba con varios hoteles, y probablemente dará con alguno que valore tu grupo y te haga buenas condiciones.

Algunos consejos
Prepara bien tu negociación. Estos son los principales puntos a preparar:
– Descripción completa de lo que necesitas: habitaciones, salas, audiovisuales, comidas, coffee-breaks… También puedes estimar, basado en tus eventos previos, el negocio inducido (room service, teléfono, películas, etc.). Si tienes en cuenta todos los servicios que necesitarías del hotel, tendrás más opciones de negociación.
– Información sobre el hotel: su nivel de ocupación, su nivel de precio (lo puedes comprobar con facilidad en Internet). Conocer el nivel de margen en los varios productos también ayuda (te damos una estimación en este artí­culo).
– Precios que otros grupos, de tu empresa o de colegas tuyos han pagado por reuniones similares.
– Piensa en los argumentos que hacen que tu evento es interesante: tipo de público, interés de tu empresa como referencia para el hotel, posibilidad de repetir negocio, etc.

Piensa en tu negociación con tiempo, investiga, construye tus argumentos y sobre todo… atrévete a negociar: los hoteles están acostumbrados y pedir vale la pena. ¡Valdrá la pena!