Mejora tus reuniones gracias a la tecnología

Te comentamos algunas soluciones, y algunos consejos esenciales para gestionar este nuevo componente de tus eventos.

Si piensas que la tecnología para eventos es tener un powerpoint o una micro-web del evento, piensa otra vez. Actualmente, existen aplicaciones para mejorar mucho el impacto de tus eventos y reuniones. ¿Ejemplos? Un sistema de votación en directo permite saber lo que piensan tus asistentes al instante y captar información sobre ellos (Brahler, Powervote…). Por optro lado, las herramientas de networking (como Spotme, Ntag…) permiten que tus asistentes encuentren a otros asistentes, enviarse mensajes y contactar entre sí más fácilmente durante el evento. Un buen proceso de inscripción (SoftCongres, e-congresos) integra toda la gestión de asistentes en un mismo sistema, desde su inscripción al evento hasta su reserva de hotel y sesiones, pasando por todas las olas de comunicación y recordatorios, incluyendo un control de acceso inalámbrico por RFID por ejemplo.

Las aplicaciones web 2.0 permiten maximizar la comunicación con el target antes y después del evento, desde un blog del evento a un Wiki. También, los sistemas que permiten comunicar con los asistentes por móviles (futurlink, logon), y transmitir contenidos al móvil de los asistentes, desde una animación o un juego hasta un mensaje comercial o un contenido educativo…

La tecnología permite comunicar mejor, saber más, impactar más y durante más tiempo… pero se tiene que utilizar con cuidado. Unos consejos:

Piensa en el target
Todo el evento debe pensarse en función del target, pero la tecnología es un elemento en el cual las diferencias de aceptación son especialmente fuertes. Así pues, antes de proponer tecnología, piensa en tu público:

¿Qué madurez tecnológica tienen? ¿Qué entenderán y qué no? Puedes preguntar a unos asistentes o hacer un test. Aplicar una tecnología complicada puede crear confusión, enfado, y pérdida de tiempo. Un público mayor puede tener dificultad para aceptar el estilo de comunicación informal de un blog o el interés de un evento en Second Life. Un público de jóvenes o de techies no se impresionará fácilmente por una página colaborativa tipo Wiki.

¿Qué equipos tienen? Antes de pensar en poner una estación de descarga por bluetooth, piensa en cuántos tienen esta función en su móvil, y qué harán los que no la tienen. Piensa igualmente en el tipo de conexión a Internet o la cobertura por móviles.

En todo caso, la tecnología tiene que ser sencilla – quizás lo ideal sea hacer un test.

Vuelve al objetivo: ¡la tecnología sólo es un medio!
La tecnología es una herramienta, no un objetivo en sí. Un riesgo es querer implementar un sistema “muy chulo”, pero sobredimensionado o demasiado sofisticado. La primera pregunta tiene que ser “¿Qué quiero conseguir?”. Por ejemplo, un sistema de votación es una excelente herramienta para lograr la interacción en una reunión y conseguir información de manera instantánea… pero hay otros métodos para animar, hay que fijarse siempre en la mejor manera de conseguir los objetivos propuestos.

Haz de la tecnología algo humano y divertido
En una reunión, ¿te has fijado en la reacción de la gente al darles un nuevo aparato? Por muy sencillo que sea, se pueden sentir intimidados y algo incómodos Explícales cómo funciona, por ejemplo con unas preguntas “con humor”: es una manera de familiarizarles con la herramienta y de humanizarla. Si tienes un sistema online, piensa en humanizar los mensajes, explicando mucho, y siempre ofreciendo tu apoyo para cuando tengan dudas. La tecnología intimida, así que haz un esfuerzo especial por lograr que la experiencia sea fluida, fácil y humana.

Obtén informes y análisis
Muchas de las aplicaciones para reuniones permiten obtener mucha información sobre el target y el evento, así como generar informes, como por ejemplo medir el ROI del evento. Hay maneras más efectivas de obtener feedback que con los cuestionarios convencionales. Obviamente, no olvides conservar los registros históricos una vez finalizado el evento (datos de asistentes, opiniones, etc.).

¿Qué harán los asistentes, cuáles son los riesgos?
La tecnología ayuda, pero no olvidemos los riesgos en su utilización. Si tenemos un foro online para que la gente siga el debate después de la reunión, corremos el riesgo de que la gente empiece a poner comentarios negativos u ofensivos; si damos a los asistentes un sistema que les permita hacer “networking” (SpotMe, por ejemplo), el riesgo es que todo el mundo se lo pase muy bien enviándose mensajes, y no preste atención a las ponencias. En general los riesgos no significan que tengamos que renunciar a usar tecnología, sino sólo prever medidas para evitar que ocurran. Quieres que la gente vuelva a casa pensando “he aprendido mucho en este evento”, y no “¡qué divertida era esta herramienta!”. Obviamente, entre los riesgos, el riesgo informático es esencial (pirateo, perdida de datos, virus, etc.). Medidas de protección y backups son clave.

Planifica con perspectiva, a nivel de tu empresa o agencia
La tecnología se ha simplificado mucho, pero cualquier tecnología nueva supone un trabajo adicional para formarse, familiarizarse, analizar ventajas, etc. Por esto, planifica el uso de la tecnología a nivel de tu agencia o empresa. Esto te permitirá analizar soluciones con tiempo, comunicar claramente el valor de las soluciones elegidas, formar a los potenciales usuarios en tu empresa. En este proceso, consigue el apoyo de la dirección en la implementación de softwares. Si buscas tecnología de manera reactiva, cuando llega cada evento, lo más probable es que no lo hagas bien.

¡Utilízala!
Si los consejos anteriores sugerían prudencia, acabamos con una nota muy positiva. La tecnología facilita la labor del organizador y de los asistentes, puede llevarse a cabo de manera sencilla, inmediata y económica. La tecnología permite que tu evento empiece antes de la reunión física y siga mucho más allá. Además te permite ahorrar mucho tiempo, y compartir información entre diversos usuarios, niveles y departamentos, permitiéndonos crear sinergias a la hora de organizar eventos y acceder a mayores descuentos y costes más bajos. Adelante…