Meeting Design Practicum 2016: pensando en el diseño de reuniones

Chema Gómez (MindMeeting y grupo evento.es) fue uno de los profesionales que participaron en las jornadas de Fortaan de Klop. Nos cuenta en primera persona cómo vivieron el evento y sus aprendizajes.

Meeting Design, mucho más que una moda, mucho más que una necesidad

Por suerte, ahora que ya nos hemos acostumbrado a vivir con ella, en la gran crisis que iniciamos en el año 2008, supuso un gran cambio en el modo en que nuestros clientes gastaban su dinero en los eventos y reuniones. Tenemos claro que hay que viajar para encontrarnos, pero la situación global en términos de seguridad ha cambiado. Ahora las personas se preguntan si tienen que viajar a ese país lejano para tener una reunión. La videoconferencia se ha desarrollado. Hay proveedores como Webex o Skype que dan un buen servicio y barato. Por lo tanto, hoy en día es más fácil hacer las cosas online y eso significa que si queremos hacer una reunión cara a cara, tenemos que saber qué valor añadido vamos a aportar.

Nuevos formatos

El mundo es tan rápido en aplicar nuevas soluciones que no se puede hablar de nuevos formatos sin más. Es mejor hablar de tendencias y de las preguntas que me surgen al pensar en ellas. La primera pregunta importante es: «¿Cómo vamos a encontrar un equilibrio entre la tecnología y la participación real de las personas en los meetings?» Hay un montón de apps para meetings disponibles. Se puede votar , enviar mensajes, puedes saber el número de asistentes, dónde están y quién está participando en el meeting.

Sin embargo, no todas las aplicaciones son buenas para ponerse en contacto y generar relaciones entre los asistentes. Tampoco es fácil hacer una app realmente eficaz en términos de intercambio de conocimiento. Entonces, ¿cómo podemos equilibrar esto? En esto es en lo que estamos trabajando.

La siguiente pregunta se refiere a la importancia de las opiniones de los expertos en relación con el conocimiento generado por la suma de los asistentes. Hace diez años era normal traer a un experto a una reunión para que hablara dos horas y todo el mundo estaba callado y atento a lo que él o ella estaba diciendo. Ahora, las personas que trabajamos en Meeting Design, damos al experto un tiempo mucho más corto.

Estamos buscando un nuevo equilibrio entre los nuevos tiempos y formatos que utilizan los expertos y por otro lado la suma de valor que los asistentes ofrecen en términos de nuevos contenidos y nuevos conocimientos. Hay que reequilibrar esta situación.

Hablando de este aspecto, además, está la cuestión de la velocidad y, al mismo tiempo, de la necesidad de trabajar en los contenidos más en profundidad. Todo el mundo quiere ir rápido, pero hay temas muy importantes que no se pueden tratar en poco tiempo. Tenemos que entrar en profundidad en ellos y sabemos que esto nos va a llevar tiempo. ¿Cómo se puede equilibrar? No es fácil. Vemos una gran cantidad de clientes investigando y trabajando en nuevos formatos, usándonos a los Meeting Designers para experimentar incluso en formatos online. Webs como Ted.com tienen miles de presentaciones espectaculares sin tener que pagar a los ponentes y además se pueden ver en internet cuando tú elijas.

No obstante, la magia de ver a un súper ponente en vivo es inigualable. Pero claro, ¿cómo solucionar el dilema de ver a un ponente estrella en video o en vivo? ¿Cómo equilibrar esta situación?

Diseñar reuniones eficaces es casi una ciencia

Por último, y no menos importante, vivimos en una vida dónde el tiempo es oro. Debido a ello, tenemos que ser rápidos a la hora de entender lo que ofrece valor y lo que no. Cómo diseñar reuniones eficaces es casi una ciencia. Hay metodologías. Sin embargo, al mismo tiempo, sabemos que por un lado la creatividad y por otro el aprendizaje «hands on» es importante para los meetings en los que trabajamos.

Si todo es ciencia, desaparece la diversión. Si es todo diversión, se dice que no hay retorno de la inversión. Vemos a nuestros clientes, especialmente en el mundo de la empresa, luchando con todo esto.

Los organizadores quieren el retorno de la inversión (ROI). Quieren más resultados por menos dinero. Eso ha estado sucediendo durante años y ya no va a detenerse. Los participantes quieren estar involucrados. La gente está continuamente conectada a Internet. Se puede comprar un coche y, al mismo tiempo decidir acerca de una relación y dónde quieren viajar. Se puede hacer eso en minutos. Luego van a una conferencia y ¿tú te crees que se van a sentar en sus butacas durante una hora escuchando a un experto?

La gente no está dispuesta a seguir haciendo esto. Quieren ser parte del show. Quieren tener algo que decir en lo que está pasando. Quieren ser parte de la estrategia que la compañía esta desarrollando. La gente espera más movimiento, más participación, más compromiso. Nosotros, como Meeting Designers, debemos darles eso.

El conocimiento está en todas partes

El conocimiento está en todas partes. Trabajando en una conferencia, uno de los ponentes, miembro de una importante compañía de productos electrónicos, definió la forma en que su compañía buscaba reducir el peso de una pieza de sus equipos. Ellos tomaron la decisión de no acudir a su propio departamento de I + D. En lugar de eso, hicieron un concurso mundial con un premio de 20.000 dólares. El ganador fue un joven de 21 años, reparador de bicicletas en Indonesia. ¿Quieres hacer esto en las reuniones también? Junta el conocimiento de los participantes y tendrás la solución.

Cuando estamos diseñando una reunión, nos ponemos a pensar en formas para lograr el intercambio de información incluso antes de que la reunión se lleve a cabo, hacerlo en casa o en el avión de camino a la conferencia. Luego hay gente que sigue pensando que los asistentes van a estar pendientes de las típicas presentaciones en Power Point durante horas…. Si el intercambio de información lo hacemos antes, podemos concentrarnos en lo que hay que hacer mientras estamos juntos.

La cocreación, cooperación, soluciones colaborativas. Las cosas que la gente podemos hacer juntos, la creación de ideas y los debates con puntos de vista diferentes sobre las cosas. Sorprenderte con la energía de otras personas. Escuchar a personas de entornos diferentes al tuyo. Ver la expresión en las caras de las personas. Esto es lo que convierte en único el momento en que nos reunimos cara a cara.

Un laboratorio de I+D para el diseño de meetings se ha hecho realidad

Durante los tres días que ha durado la reunión, en el mágico alojamiento de Fort aan de Klop, hemos compartido espacios de creación y experimentación, puesto en práctica dinámicas motivadoras e innovadoras, generado diversos foros de debate e intercambio de pensamientos, técnicas, recomendaciones y trucos.

Se ha discutido sobre el presente y el futuro de la profesión del Meeting Designer, sobre su capacidad de influencia en un sector en el que anualmente se invierten cantidades de dinero más que significativas a lo largo de todo el planeta y la necesidad de hacerse preguntas y generar soluciones acerca del tiempo invertido en reuniones ineficaces, mal diseñadas. Los asistentes han establecido una red de colaboración entre iguales en la que los vínculos, las ganas de descubrir, aprender, escuchar activamente y aportar sin susceptibilidades han cobrado una fuerza especial que deja la puerta abierta a futuras ediciones con el fin de seguir profundizando en el alma y el corazón de esta profesión. Eric de Groot, responsable de MindMeeting y promotor del