Más allá del metro cuadrado

Te proponemos un recorrido por los componentes clave en la selección de unvenue.

La selección del espacio es, probablemente, la decisión más importante en un evento. El espacio condiciona el estilo del evento, su poder de convocatoria, el ambiente que se quiera crear y los mensajes a comunicar. Elegir el lugar más apropiado para un evento, sin embargo, implica ir mucho más allá de su estética, ubicación y capacidad. Algunos puntos a tener en cuenta:

La altura. Generalmente, la altura mínima requerida es de 4 metros (sumando la altura de una persona sentada, el atril y la altura de la pantalla). Ojo sobre todo con los elementos que puedan entorpecer la línea visual de los asistentes, como lámparas grandes colgadas del techo que bloqueen la vista, y que, o bien no se pueden sacar, o hacerlo implica un coste adicional.

El suelo. Un problema frecuente en centros feriales y espacios industriales, e incluso en lugares reformados. Un suelo inadecuado (con desniveles, antiestético o con mucho efecto de rebote) necesita moquetas o tarimas. Además de su complejidad, genera costes (unos 5 euros por m2 de moqueta, y entre 6 y 9 para el entarimado).

El techo. El material del que esté hecho el techo también es un aspecto importante a tener en cuenta, frecuentemente olvidado. Un espacio por ejemplo con techo de estructura metálica puede hacer que el efecto de la lluvia pase a ser un “efecto tambor”, convirtiendo estos espacios (como las naves industriales) en cajas de resonancia.

Puntos de rigging (anclaje). Un problema clásico de los espacios históricos o museos. Tener puntos para colgar elementos facilita mucho el trabajo y mejora la estética al no requerir tanto truss.

Profundidad del escenario. Sea para su parte frontal (decoración atril y ponentes) o trasera (para colocar el proyector en caso de retroproyección), un escenario con profundidad es esencial.

Espacios demasiado grandes. Se lleva lo diáfano, aunque… decorar cuesta mucho. Existen diversas soluciones como decoración a base de baños de luz, darle un ambiente “industrial” al evento, usar pocos elementos aunque estratégicamente colocados para un look minimalista… Sin embargo, piénsalo bien: un espacio desnudo (o parcialmente vacío) puede dar la impresión de “inacabado”.

Espacios “muy» singulares. Sin duda, celebrar un evento en un lugar poco común produce un gran impacto en el asistente por ser espacios que no se visitarían normalmente. Aunque en muchos casos están muy poco equipados o no reúnen las mínimas condiciones de seguridad, aumentando el tiempo y los recursos destinados a su acondicionamiento.

Señalética. Muchas veces se da por descontado, aunque en un sitio muy grande puede ser necesario el uso de refuerzos, como carteles y azafatas en diversos puntos para que la gente no se pierda.

La electricidad. Es necesario tomar la electricidad de dos sitios diferentes (generalmente, una toma para luz y vídeo, y otra para sonido). Asimismo, el flujo debe ser bueno y regular (las irregularidades en la corriente pueden desprogramar los equipos). Algunos espacios tienen muy mal flujo y requieren trabajar con generador.

La seguridad. Es otro tema, a menudo olvidado. Un buen espacio ofrece un plano de evacuación y un plan de emergencia, además de protección antiincendio.

Para ampliar información sobre la inspección de un espacio lee nuestro consejo Cómo hacer la inspección del sitio para un evento.

No te pierdas el artículo en profundidad sobre Espacios singulares en el Tema Central de eventos Magazine nº 6.