Mañana el evento será el mejor despacho efímero del mundo

Es complicado dedicar 3 días plenos a un evento y dejar todo el resto de lo que estás haciendo. Pero el evento ya no será monolítico. Iremos (ya vamos, de hecho) a eventos para hacer una variedad de cosas: una sesión formativa que nos interesa, reuniones con un montón de actores del sector con los que podemos quedar fácilmente puesto que todo el sector en cuestión está allí, tener su despacho temporal (muchos eventos tienen su espacio chill out y puestos para trabajar), quedarse una mañana en el hotel, hacer una vídeoconferencia donde se “encuentran” gente que ha podido venir y otros que no. Y sí, la parte social de los eventos seguirá y en muchos casos, tenemos con otros profesionales relaciones extrañas, mezcla de personales y profesionales, y el evento aporta una dimensión social también. El work-life balance está muy bien, pero no nos engañemos: hay muchos momentos de relación social en eventos. En fin, una parte importante de la vida (social, profesional, formativa…) se hace, y se hará cada vez más en eventos.

Un ejemplo nos lo comentó Jorge Matias-Guiu de la SEN, que nos comenta que durante su congreso anual, algunos laboratorios organizan sus reuniones internas en la ciudad coincidiendo con el congreso, en este gran meeting point que es el congreso anual de neurología. Esto supone que el evento ya no es este momento lejos de la oficina donde apenas “trabajamos”, y que cuando vamos a un evento, ya no tenemos que pensar que de sol a sol este eventos monopolizará nuestra atención. El evento se consumirá “a la carte”.

Esto nos hará reconcebir los eventos y sus espacios. Unos ejemplos:

• El evento tiene que incluir salas de reunión y la posibilidad de reservarlas fácilmente. Los stands pueden tener esta función (de hecho hoy muchos la tienen) pero tener salas como parte de la organización será un must. Apuesto que también habrá salas con videoconferencia para que cinco personas presentes en evento puedan conectar y trabajar con otros que no han venido.
• La conectividad tiene que ser impecable. Hombre, esto ya lo sabías pero ahora ¡lo tienes más justificado que nunca! Los presentes tienen que poder conectar de forma perfecta, como si estuvieran en la oficina.
• Las agendas serán muy flexibles. El evento siempre tendrá su programa como si todo el mundo tuviera que asistir a todo, pero la forma de consumirlo cambiará a algo mucho más a la carte. Y para los que tienen dificultad en perderse algo, el evento tiene que incluir momentos libres, coffee breaks muy largos (sigo viendo coffee breaks de 20 minutos, una agrupación de profesionales siempre valora mucho el tiempo de contacto, ¡hagamos coffee breaks de una hora!)
• Crea tu ecosistema en el evento. Como organizador, ¿quieres que todo el mundo esté en todo tu evento? Think again… Anima a que tus expositores también organicen sus reuniones, que haya actividades en la ciudad… Estamos en la hora de la festivalización, y aunque estas actividades te parecen quitar gente de tu palacio de congresos, la quita durante poco tiempo y esta riqueza también anima a que todos los profesionales del gremio quieran venir, y que seas un punto de encuentro sectorial ineludible.

Y sobre todo, asiste a muchos eventos: estos días de multi-actividades son de lo más rico que puedes tener. Si compaginas actividades del evento con momentos de “puesta al día”, tendrás unos días de evento que te parecen valer el doble de un día normal. Avanzarás en tu “trabajo normal”, aprenderás y conectarás, y sobre todo la riqueza de ideas y de innovaciones que verás en el evento te permitirán hacer “tu trabajo” mucho mejor. ¿Nos pasaremos la vida en eventos mañana? Toda la vida no, pero el evento será mañana una base temporal donde trabajas y mejoras.