Los nuevos modelos de trabajo: flexibilidad, especialización y colaboración

Equipos remotos, el nuevo modus operandi en tiempos de post pandemia

Una de las mayores dificultades que trajo el 2020 fue la de conseguir que los equipos, trabajando en remoto durante todo el año, permanecieran unidos, conectados y continuaran identificándose con los valores de las empresas como suyos. Un cambio en el contexto social y de nuestras vidas que ha generado nuevos formatos de eventos (híbrido y digital) y que tras la pandemia se han quedado con más fuerza que nunca, por lo tanto, hay agencias que ofrecen sus servicios y organizan un evento desde una ubicación diferente a donde se va a celebrar el evento. Digivents, es una agencia de gestión de eventos a través de una plataforma virtual ofrece presencia on-site y gestión del evento en tiempo real aunque no estén físicamente en el lugar del evento (aunque también pueden presenciar el evento), “Tenemos oficinas físicas en España e Italia, pero tenemos a personal trabajando en otras localizaciones como en África”, nos señalan desde Digivents.

Proyectos colaborativos: en busca de la especialización y el expertise

Tema algo sensible… Hace ocho años era impensable que un cliente o marca contratara una agencia para una cosa u otra, ahora es muy normal que las marcas/cliente final contrate varias agencias para un proyecto, es decir, si antes una agencia de marketing abarcaba prácticamente todo el proyecto ( desde el spot publicitario, las activaciones hasta los eventos de la campaña), ahora se contrata una agencia de eventos a parte para la parte del evento; y por lo tanto “cada vez más las agencias de eventos tienen más identidad”, nos señalan desde Fazeta Producciones.

De todas formas, depende de la situación. En función del tipo de agencia y el expertise de cada una de ellas. Cada agencia tiene un conocimiento diferente y está especializada en cosas diferentes. “Aunque una agencia de eventos sea súper potente, nunca tendrá la suficiente capacidad de comunicar que una agencia de PR”, nos señala Pedro Pablo Pérez (CEO de Fazeta Producciones). Esto se debe a que es complicado especializarse en todo y ser el mejor en todo. Los eventos son cada vez más complejos y requieren de agencias cada vez más especializadas en temas muy concretos.

¿Ejemplos? Pero no siempre es el cliente el que contrata una agencia de eventos por un lado, y una agencia de PR por otro, a veces es la propia agencia de PR que contrata a la agencia de eventos o viceversa, “es un triangulo es cualquiera de sus variantes”, nos recalca Pedro ¿Ejemplos? Creo que es un acierto trabajar en este formato, todos los eventos que hemos colaborado con agencias de PR, hemos ganado un Premio Eventoplus” exclama Pedro. Si ir mas lejos, el evento ‘Pub Marine’ de Hendrick’s (que implicaba crear un bar submarino para que probaran la ginebra en el fondo de una pecera XL) fue en colaboración con una agencia PR que el cliente contrató independiente a Fazeta. El año anterior también gestionaron un evento/proyecto para Nike con Foot District, una agencia de PR, y hace tres años “hicimos otro proyecto para Sony”, nos señala Pedro.

Claramente es un formato que trae consigo bastantes ventajas: la especialización es una de ellas. La visión global que tiene una agencia de PR en temas de comunicación es mucho más amplia y fuerte que una agencia de eventos, y a la inversa ocurre igual. Y la sinergia es que cada vez se trabaje más con este tipo de colaboraciones: ya que los clientes entienden y saben mejor qué hace cada agencia y su expertise.

Colaboración entre competencias: una apuesta por la sinergia entre talentos

¿Tu competidor puede ser tu aliado? En ocasiones un proyecto lo gestionan varias agencias, y apostar por este tipo de sinergia puede beneficiar a los proyectos y a las agencias para obtener mayor rentabilidad y diversificar riesgos. ¿Un ejemplo? La Celebración de la Final de la Champions League para el Real Madrid C.F estuvo al mando de dos agencias que son potencialmente competencia, pero que en este caso, colaboraron juntas (de hecho, ganaron el Oro al Mejor Montaje Técnico en los Premios Eventoplus 2022). Una categoría que el jurado tuvo en cuanta la concepción, montaje, uso de los elementos técnicos ⚙ (audiovisuales, sonido, iluminación…), por el impacto visual, comunicación y capacidad de interacción con el público, y por lo tanto se necesitaban dos agencias que aportaran una especialidad.  Por un lado, la agencia MacGuffin desarrolló la parte de storytelling y SOMOS Experiences la parte más técnica y de producción. “Lo hicimos porque durante muchos años hemos estado compitiendo por este proyecto, y este año se dieron las condiciones para hacerlo en común, y fue todo un éxito”, nos señala Eduardo Santiago de MacGuffin. La experiencia fue genial, un modelo de colaboración que hace unos años costaba más y que ahora, tras una pandemia y la situación actual de la industria ha propiciado la colaboración de una manera más sana, “la unión con dos agencias (aunque sean competencia entre ellas) puede aportar valor al cliente, que es lo que realmente importa”, nos señalan desde SOMOS Experiences.

Agile, la nueva metodología en eventos

¿En qué consiste? Normalmente, cuando una empresa afronta un nuevo proyecto pone en marcha un proceso lineal (en cascada) que puede dilatarse en un largo periodo de tiempo hasta la entrega del producto, con el riesgo de que luego no se adapte a la demanda final del cliente, lo que obliga a soluciones de última hora o a empezar el proyecto desde cero.

Y bajamos al terreno de los eventos… ¿Realmente esta metodología es aplicable a un producto que en realidad tiene mucho de intangible y en el que participan talentos y conocimientos tan diversos entre sí? Lo es, y algunas agencias como Grow ya han adoptado el agile en sus proyectos.

¿Qué puede aportar el agile a una agencia de eventos? Una de las cosas que destaca Sandra Quinioaga (Grow) es la formación de equipos transversales, uniendo perfiles muy diversos entre sí, formados según las necesidades del proyecto y antes de darle comienzo. “Algo inusual en las agencias donde se recurre a equipos encargados de una misión concreta dentro de su área.  Se trata de equipos multidisciplinares en los que suman a gente de estrategia, de digital, de eventos, de project management, creatividad, social media… según sean las necesitadas concretas de ese trabajo. Esto permite que la creatividad y las ideas fluyan desde perspectivas muy diversas, más allá de la figura del creativo”.

Otro aspecto positivo es que se genera una reciprocidad de trabajo colaborativa con el cliente muy interesante, porque el agile exige que haya una comunicación y una evaluación permanente. El cliente se implica en las sucesivas reuniones internas en las que se revisa el proyecto y se toman decisiones. “No es que el cliente acuda a las reuniones para aprobar o no aprobar algo que le presentamos, si no que se vuelca, participa y construimos juntos, lo que es un proceso interesante porque a veces ni la agencia tiene toda la información ni el cliente sabe cómo piensa la agencia, por lo que compartir esos momentos alimenta la empatía entre nosotros y nos facilita llegar al objetivo”.

Además, en un mundo impredecible, la gran aportación del agile es la flexibilidad que permite para adaptar el proyecto a cualquier cambio de rumbo. El sistema de compartimentar, evaluar, y pasar al siguiente paso da como resultado una estructura articulada que puede variar en cada nudo para adaptarse a los cambios sin una gran carga ni para el proyecto ni para la agencia.