Datos, la herramienta clave para crear eventos personalizados

Capta datos a través de diferentes herramientas

A la hora de pensar en cómo captar datos, recuerda que existen numerosas formas de conseguirlos tanto en el pre y post evento como en el evento en sí. No obstante, German Coppola (CEO y fundador del software para eventos Yumiwi) insiste en que los datos siempre se obtengan de manera digital, utilizando aplicaciones de registro. Según Coppola, esta es la única forma de que el consumer journey quede trazado, de que todos los pasos dados por el asistente puedan ser medidos y que los datos se encuentren organizados en una única plataforma.

“Es preferible hacer encuestas durante el evento, en caliente. Es mucho más sencillo conseguir datos de esta manera”
Álex Barbero, director comercial de Eventscase

¿Cómo hacernos con estos datos en cada una de las fases del evento? Un clásico del pre-evento es el uso de formularios o registros, a través de los que conocer la información básica del asistente. Una vez en el evento, el uso de códigos QRs en las acreditaciones y actividades del evento es una de las opciones utilizadas por empresas como Dell Technologies en sus eventos, a través de cuyo escaneo se puede conocer a qué charlas o stands ha acudido el asistente o con qué personas ha interactuado.

Otra forma de conseguir datos sobre los gustos o necesidades de los asistentes es a través de encuestas, durante el evento o a posteriori. Álex Barbero (director comercial del software de gestión de eventos Eventscase) recomienda priorizar la realización de estas encuestas en el mismo evento, “en caliente, porque se consiguen muchos más datos así”.

Conoce al asistente y estudia cómo se mueve en el evento

Los datos son el material más preciado que se puede obtener en un evento, pero según Cesc Riera (MO y co-fundador del software para la gestión de eventos Meetmaps), para que el dato sea valioso, ha de poder contextualizarse y tener un objetivo bien definido. A esto José Luis Fernández (CEO de la aplicación para eventos evenTwo) añade que el dato y los objetivos deben estar bien definidos desde el principio, desde el mismo briefing. Francamente… ¿lo haces?

Los datos que más interesan obtener en eventos externos son los de cualificación del lead: aquellos que permitan entender quién llegó al evento, qué perfil tiene, qué interés puede llegar a tener en los productos o en la marca, cómo interactúa con ella y con los patrocinadores… En definitiva, datos que permitan crear cercanía de marca con el asistente. Estos datos también deben permitir conocer cómo se ha movido el asistente en el evento, información a partir de la que trazar un attendee journey en el que quede reflejado las actividades que ha realizado el asistente o qué stands ha visitado.

Aprovecha las ventajas del CRM

¡Recuerda integrar los datos en el CRM! Lo que ha hecho el asistente durante el evento, sus gustos, el potencial comercial identificado… Esto permite enriquecer tu entendimiento del cliente (o del empleado), personalizar futuras interacciones y optimizar futuras ventas.

Como explica Pedro Fernández, director de marketing de Dell Technologies en España y Portugal, “en CRM contamos con muchísima información de cada cuenta y de todo tipo: visitas comerciales, propuestas, los productos que han comprado a lo largo de su vida, cómo han interactuado con nosotros… Si veo que el cliente ha estado navegando por nuestra página web por su propio interés, ha recibido la publicidad correspondiente, se ha descargado un documento y, finalmente, se apunta a un evento, informo y envío el lead al comercial. Solamente a través de la medición de los datos podremos medir el retorno de inversión”.

Mejora los próximos eventos gracias a los datos

Una vez el evento llega a su fin, toca evaluar los datos para conocer cómo de exitoso ha resultado y qué mejoras realizar. “Cuando analizamos los datos del evento, debemos buscar dónde están los fallos para mejorar esa experiencia, entender mejor el target, saber a quién me tengo que dirigir y cómo… y así organizar un evento más certero», comenta German Coppola.

“Analizar mediante los datos cuáles han sido los stands menos visitados o cómo es la interacción de los usuarios con los paneles es clave para evitar estas problemáticas en eventos futuros”
Brian Vertone, project manager y business developer en Walcon Virtual Events

Esto aplica tanto a los eventos presenciales como online, en los que los recorridos que realizan los avatares son los que marcan el journey del asistente. Como explica Brian Vertone, project manager y business developer en Walcon Virtual Events (compañía que crea entornos virtuales para eventos y metaversos), estudiar a través de los datos cuáles son los stands menos visitados o cómo es la interacción de los usuarios con los paneles es clave para evitar estas problemáticas en los siguientes eventos.

Si quieres saber más acerca de cómo trabajar y obtener datos del evento, puedes hacerlo aquí.