Los chat rooms, un formato interesante en eventos digitales

En las chat rooms del evento se trataron cuatro temas, que te recordamos aquí, juntos con algunos ejemplos de observaciones o conclusiones que se comentaron en estos debates.

Primera sesión: Experiencias y aprendizajes a nivel técnico

Un tema en el cual todos hemos sufrido o cometido errores, especialmente cuando tras subestimar la complejidad técnica y el número de problemas posibles en este nuevo tipo de formato. Donde además, no existe la posibilidad como en un evento físico de reaccionar pidiendo al moderador que suba al escenario y explique la situación quizás con una broma para que sea más llevadera. Se comentó aquí:

La necesidad de trabajar mucho con antelación, de poder definir las cosas al detalle previamente.
La importancia de hacer pruebas con los participantes. A veces resulta difícil cuadrar pruebas con «ponentes vip» por gestión de agenda… pero es una de las claves del éxito. En eventos presenciales pero más aún en virtuales.
La necesidad de un plan B, C… hasta Z. Por ejemplo: tener varias plataformas por si una falla, tener material de sustitución, etc. Como hemos visto en muchos casos, un evento online es arriesgado a nivel técnico – pregunta a los Globos de Oro.
Enviar las instrucciones claras previamente a los participantes.
Tener modos de apoyo a los participantes, desde un teléfono de soporte técnico hasta un chat de ayuda.

También preocupaba bastante a los participantes la plataforma para realizar el evento virtual, con un deseo de ir más allá de Zoom y de plataformas similares.

Segunda sesión: Las claves de la gamificación

Analizamos aquí un tipo de solución que genera mucho interés entre organizadores ansiosos de crear engagement entre sus participantes. Algunas de las recomendaciones fueron:

Asegurar que haya algo tangible y físico a pesar del entorno online (enviar a casa ingredientes para una receta colectiva es una solución, así como hacer que cada uno busque un instrumento musical en su casa). Necesitamos ir más allá del 100% virtual.
Guionizar todo el evento, y poner los quizz y sondeos como parte de este storytelling. No olvides que Netflix sí que consigue crear mucho engagement online…
Tener un maestro de ceremonias – ¡imprescindible! El entorno online es frío, piensa en tener un MC, cuya característica sea ante todo el dinamismo más que el protocolo o la perfección de conocimientos…
Competitividad, pero la justa. No es un entorno de fieras con ansias de ganarlo todo. El buen rollo se tiene que mantener siempre y los juegos ser momentos para pasárselo bien ante todo.
Se mencionó la dificultad de convencer para integrar una dinámica de juego y que el cliente se lo tome en serio en el briefing. Sí, sí, ¡jugar es muy serio!
Otro reto es el presupuesto (para algo que siempre se deja en el último lugar).

Tercera sesión: Romper el hielo y provocar networking

En esta sesión se comentaron ideas de icebreaking pero, sobre todo, las dificultades de: convocatoria, diálogo fluido y desinhibición.

El networking funciona mejor en grupos pequeños – se mencionó como ideal un tamaño de 6 personas. Cuanto mayor es el grupo, más gente desconecta.
Todos presentes: es importante ‘obligar’ a los asistentes a activar su cámara y estar visibles. Mantenerse escondido es la mejor forma de sentirse poco implicado y de no conectar con otros. Menciona esta regla del juego desde las inscripciones o descripción de la sesión.
Tener un moderador… idealmente divertido. El humor desinhibe mucho a la gente, con lo cual tu MC tiene que ser medio humorista, muy cercano, informal y con tablas para dirigirse de forma natural a gente a través de una pantalla.
Definir un hilo conductor o un tema de partida. Este es un punto en común con un evento físico: el networking funciona mejor si se define una base de la cual hablar. Puedes incluso hacer que cada uno tenga que preparar algo (una opinión, testimonio) para que no vengan con las manos vacías…

Cuarta sesión: El formato virtual como complemento del evento físico

Será casi seguro un resultado de la locura actual: nuestros eventos futuros serán una combinación de presencial y virtual, pero todavía no sabemos muy bien cómo se hará esta combinación. Entre otros temas, en esta mesa se comentaron las ideas siguientes:

Dimensionar bien y saber qué formato permite qué. Los eventos virtuales no son muy cercanos y comprometen menos al asistente, pero posibilitan una mayor asistencia y posterior difusión. Otra ventaja evidente es que resulta más económico evitar desplazamientos y alojamientos, con lo cual la empresa tiene que saber segmentar sus públicos y ver quién participa en qué modalidad.
El organizador tiene que hacer una labor de concienciación de que los eventos virtuales también ofrecen experiencias, y cada vez se asemejan más a las físicas. Y obviamente cuidar estas experiencias.
Para conseguir el engagement online, hay que procurar integrar elementos diferenciadores como un actor que presente el evento, o un formato original como un programa de TV.
De forma general se habló mucho del evento híbrido como un formato indiscutiblemente exitoso que permanecerá y se instaura post Covid.

Ahora te toca: define tus temas, elige moderadores, y propón este tipo de debate petit comité, una gran manera de implicar a los participantes y que todos aprendan.