Los 8 pasos para organizar un evento con seguridad y todas las de la ley

1.Informarnos y contar con un asesoramiento preventivo de la mano de una empresa especializada. Desde el minuto uno, Ana Alonso de Prevent Event (consultora especializada en la coordinación en materia de prevención de riesgos laborales de eventos y espectáculos públicos) se ha implicado en la organización y ha puesto su conocimiento al servicio de Hello again! Gracias a su ayuda no se ha quedado en el tintero ningún detalle importante de seguridad y todos los documentos y normas se han elaborado con rigurosidad. Cabe recordar que el protocolo para MICE del ICTE ya contempla este apoyo de expertos como garantía de seguridad. Y es cierto, hoy si queremos ser profesionales, ellos son un partner seguro.

2.Conocer y aplicar la normativa de la comunidad autónoma donde se realiza el evento, en este caso Madrid, y las recomendaciones del protocolo para MICE creado por el ICTE. Si antes el briefing acompañaba a todas partes, ahora estos son los nuevos documentos por excelencia que hay que conocer y aplicar. Las normas de obligado cumplimiento provienen única y específicamente de cada comunidad autónoma, pero igualmente se aconseja seguir la especificación UNE que el ICTE ha consensuado con profesionales del sector y sindicatos. Por ello, en la primera fase de la organización y en nuestras primeras reuniones pusimos sobre la mesa las posibilidades y límites que nos marcaba la ley en lo referente a eventos, es decir, las normas que la Comunidad de Madrid ha fijado en su BOCM de cara a la nueva normalidad y la parte del ICTE que podía sernos de aplicación.

3.Formar una comisión de trabajo para la elaboración del Plan de Actuación del evento en contexto Covid. Para garantizar la seguridad de todas las personas trabajadoras y de los asistentes es imprescindible una adecuada comunicación y coordinación entre todos los agentes implicados. En Hello Again! se creó una comisión de trabajo que valoró los requerimientos del evento en cuestión y de todos los involucrados, y puso sobre la mesa factores particulares a tener en cuenta como la duración de la reunión que se limitó a una hora en el auditorio (espacio cerrado) para evitar la contaminación del aire. Todas las condiciones de seguridad pautadas por parte de la comisión de trabajo se condensaron de manera escrita en un Plan de Actuación en nombre de Grupo eventoplus y Teatro Goya, y también en un documento específico de instrucciones de seguridad enviado previamente a los asistentes.

4.Realizar un Plan de Actuación para el evento que aglutine todas las medidas de seguridad a implementar por parte de todos los actores. La seguridad es una cadena de valor. Organizador, venue, catering, audiovisuales, etc., todos a una por el evento… y por la seguridad. Cada uno detalló a nivel individual en un plan de contingencia propio sus medidas concretas a adoptar y las compartió con los demás miembros de la comisión de trabajo,  de manera que el Plan de Actuación final aglutinaba todas las medidas referidas a todos los actores que se pusieron en escena de manera coordinada el día D.  Cada uno sabía qué tenía que hacer y cómo para garantizar la seguridad.

5.Tomar decisiones importantes de manera consensuada de cómo se garantizará la seguridad. A la hora de preparar el Plan de Actuación del evento en contexto Covid y con la ley de la Comunidad de Madrid y las recomendaciones del ICTE siempre sobre la mesa, hemos tenido que tomar decisiones clave. Desde el 6 de julio de 2020 y “mientras la situación epidemiológica lo aconseje” la Comunidad de Madrid aumentaba el aforo permitido al 75% con un límite de 300 personas sentadas para lugares cerrados y de 1000 personas sentadas al aire libre, por ello se estableció el save the date el día 7 con un máximo de 150 asistentes. Otra decisión importante fue situar un punto de control de temperatura en el acceso al evento (junto con un protocolo de actuación en caso de sintomatología). La temperatura corporal debía ser inferior a 37,5ºC para poder acceder.

6.Responder a la pregunta: mascarilla obligatoria ¿sí o no? En Hello again! nuestra respuesta fue entregar una mascarilla en el acceso y fijar su uso como aconsejado en todo momento, obligatorio en el interior y cuando se estuviera de pie durante el desayuno al aire libre. Solo en el momento de fumar, beber o comer se podía quitar, momentos en los que pedimos mantener la distancia de seguridad (1,5 metros). La ley de Madrid “habla de procurar mantener la distancia de seguridad durante la celebración o, en su defecto, la utilización de medidas alternativas con uso de mascarilla”. En Hello again! decidimos dejar en el auditorio un asiento libre a cada lado de cada asistente y fijar por ello la mascarilla como absolutamente imprescindible durante esta sesión. Igualmente pedimos mantener en todo momento, y siempre que sea posible, la distancia de seguridad interpersonal (1,5m) y respetar las marcas en el suelo en diferentes espacios (acceso al espacio, colas, auditorio, halls, aseos, zonas de espera, jardín, etc.).

7.Crear instrucciones de seguridad claras para los asistentes. Previamente al evento se envió a todos los asistentes confirmados un documento de normas de seguridad y planos de todas las zonas del evento para garantizar que la movilidad fuese lo más fluida posible. Se pedía su consulta y su lectura pormenorizada y se indicaba que acceder al evento suponía la aceptación de esas normas y que incumplirlas podría conllevar a la exclusión del mismo. Esto no fue necesario pues el comportamiento de todos fue totalmente responsable: distanciamiento en la cola, control de temperatura, pasar por la estación de higienización compuesta de alfombrilla desinfectante y dispensador de gel hidroalcohólico, acceso con QR sin ninguna documentación, entrega de mascarilla y ¡a disfrutar! En el auditorio, un asiento libre a cada lado, señalizado para que no se use, todos sí o sí con la mascarilla, y finalmente una salida escalonada en tres grupos hacia el jardín donde se realizó el desayuno.

8.Asegurar compromiso y formación por parte de todos los implicados, proveedores. Hello again! ha supuesto un reencuentro responsable y seguro gracias al compromiso de todos los implicados y a su preparación previa. Cada uno de los trabajadores involucrados contaba con formación específica en materia de prevención en contexto Covid. El Teatro Goya estaba totalmente preparado: su control de accesos, control de aforos, desinfección e higiene continuada, puntos de gel, alfombrilla para los zapatos, señalética informativa… El catering de la mano de Artigot se sirvió al aire libre (siguiendo las recomendaciones), el café desde tableros con pantallas de separación (mamparas de forja y metacrilato) y los alimentos igualmente protegidos del acceso directo del comensal. El equpo audiovisual de Elenco trabajó también con responsabilidad, en directo y en el montaje y desmontaje. Eso de entregar el usb el día D ya no es posible…todo el material visual fue enviado previamente para evitar el contacto. Igualmente todas las azafatas de Be Quick velaban por el mantenimiento de las normas, la distancia y los aforos. Y Jesús Antón, nuestro fotógrafo, también supo compaginar cámara con mascarilla. Más que nunca los proveedores son verdaderos partners y gracias al trabajo colaborativo #vuelvenloseventos. ¡Este solo ha sido el primero!