Lo virtual: sustitución o complemento a los eventos presenciales… de alto valor

¿Cuándo tendremos eventos masivos y seguros cara a cara?

Es una incertidumbre, en el momento en que escribimos esta publicación muchos países reportan cifras récord de contagios y apenas acaba de comenzar el invierno en el hemisferio norte. Las sedes físicas de los eventos cada vez tienen más restricciones y la percepción de inseguridad de los asistentes es cada vez mayor. Por estas razones los organizadores de eventos tienen que tomar decisiones con antelación acerca de sustituir los eventos presenciales que tienen planificados por eventos virtuales o por eventos híbridos. Y cuando vuelvan, será poco a poco, y casi siempre con un componente (extensión) virtual. Un organizador responsable tiene que entender plenamente el potencial de los formatos virtuales.

¿Qué es un evento virtual?

Es un evento en donde todos los que participan lo hacen a través de internet desde su casa, su oficina o un plató y los contenidos se distribuyen mediante medios digitales.

¿Qué es un evento híbrido?

Es aquel que incorpora tanto la participación presencial como la virtual. Algunos asistentes asistirán al evento presencial, otros se unirán de forma remota. Los eventos híbridos no son nuevos, muchos organizadores los han adoptado durante años. Sin embargo, un evento híbrido no es simplemente un evento presencial que se transmite en vivo a una multitud remota. Los que asisten virtualmente siguen asistiendo a su evento y debe haber formas de que interactúen con otros asistentes y con los expositores, hagan preguntas a los ponentes y se involucren a fondo con el contenido del evento.

Los eventos híbridos son sin duda el futuro de la industria. En una encuesta reciente, el 62% de los organizadores de eventos dijeron que sus eventos serían híbridos en el futuro. Las sedes tendrán que limitar su capacidad de asistencia debido a las restricciones que acompañan al distanciamiento social. Al ofrecer la asistencia virtual como una opción, los asistentes no sentirán que se están perdiendo nada por no participar físicamente. Dado que habrá que convivir en el futuro cercano con eventos que tienen una parte virtual, resaltemos algunas ventajas de este formato y sepamos que lo que se pudo considerar una tirita en un momento determinado se puede convertir en una potente oportunidad.

Veamos algunas ventajas de los eventos virtuales, como sustitutos o complementos de los eventos presenciales.

1. Más asistentes

Sin restricciones de espacio o límites geográficos, mucha más gente puede atender al evento. Hace poco realizamos un evento en donde la asistencia se incrementó en un 80% en relación con el evento presencial y 30% de los asistentes no habían asistido al evento presencial en los últimos 5 años. Los costes de viaje en términos de dinero y tiempo pueden ser una barrera (especialmente dada la actual agitación mundial en torno a la pandemia).  Darles acceso al evento virtual hace que la asistencia sea mucho más viable.

2. Mayores beneficios

Más gente, por supuesto, significa más venta de entradas. Su precio puede no ser tan alto como su evento físico, pero el mayor volumen de asistentes puede compensar esto.

3. Rentabilidad

La reducción de los costos de preparación también va a contribuir al resultado final. Un evento virtual no necesitará un lugar caro, un catering costoso,  una impresión extensiva, personal de soporte y consumo de energía. Un evento virtual reducirá drásticamente los costes.

4. Una menor huella ecológica

Un evento virtual reduce la necesidad de volar, conducir o incluso utilizar el transporte público para llegar al evento.  El desperdicio de los eventos físicos y el consumo de energía se reduce.

5. Más inclusivo

Aunque muchos organizadores aseguran que sus eventos y lugares de celebración son accesibles para las personas con una discapacidad, muchas personas afectadas todavía tienen dificultades para asistir a un evento físico. Especialmente cuando se trata de viajes y la gente depende de cuidadores para acompañarlos. Otros factores también pueden influir en la capacidad de una persona para asistir. Las enfermedades crónicas, los compromisos familiares y los bajos ingresos pueden ser obstáculos importantes para los posibles asistentes. Las conferencias y los eventos virtuales pueden hacer que los eventos sean más inclusivos y garantizar que se escuche una gama diversa de voces a través de características interactivas, como preguntas y respuestas y encuestas en vivo.

6. Longevidad del contenido

La tecnología adecuada apoyará la grabación de contenidos en su evento virtual. Esto extiende la vida de las sesiones y permite a los asistentes volver a ver el contenido bajo demanda después del evento. Los organizadores también pueden monetizar el contenido vendiendo el acceso posterior al evento a los no asistentes.

7. Mantener las conexiones 1 a 1

Las reuniones y discusiones individuales son vitales para los patrocinadores, los expositores y las redes de contactos. Por lo tanto, un evento virtual debe mantener intacto ese contacto tan importante. Las reuniones privadas por vídeo (muy parecidas a los mensajes privados de chat) permiten a los asistentes establecer conexiones significativas y personalizadas, incluso si los participantes están en países distintos.

Las herramientas esenciales

Maximizar la experiencia del evento virtual requiere más que un flujo de video o un programa de webinar. Nuestra solución de eventos virtuales utiliza una plataforma de eventos, de probada eficacia, para gestionar con éxito las complejidades de un verdadero evento virtual.   Las funciones adicionales de la plataforma hacen que la experiencia de la conferencia virtual sea inmersiva, interactiva y atractiva. A pesar de replicar la complejidad de un evento físico, los asistentes estarán encantados de no tener que lidiar con una nueva tecnología.  Las características adicionales son fáciles de usar para cualquier asistente que esté familiarizado con una aplicación para eventos.

¿Y qué pasará con los eventos presenciales?

¿Significa esto que los eventos cara a cara están muertos? Hay poderosas razones por las que las conferencias y eventos virtuales están aquí para quedarse. Pero eso no significa que el evento físico esté muerto, ni mucho menos.

Cuando por fin consigan el visto bueno para volver a realizar eventos presenciales, los eventos en vivo todavía tienen un papel vital que desempeñar.  Por muy buenos que sean los eventos virtuales, la gente seguirá queriendo la experiencia única que sólo se puede obtener en un evento físico, pero mientras esto ocurre, no hay que cerrar los ojos y esperar, sino convivir y aprovechar las oportunidades que están delante de nosotros. Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

Contenido escrito y patrocinado por: Orquidea Technology Group