Lo que el 2015 traerá a tus eventos

Lo empezamos a ver este año, te lo contábamos también en nuestro estudio de mercado, y el 2015 será definitivamente el año en el que asistente sea el verdadero protagonista del evento:

– El asistente toma la palabra para interactuar y participar en las reuniones y en su contenido. Para ello echa mano de la tecnología que le facilita romper el hielo, lanzar preguntas, dar su opinión, votar, etc.

– ¡Viva la improvisación! Los eventos de los próximos meses darán valor a lo inesperado, a lo encuentros casuales y al valor de la serendipia. Aunque pueda sonar contradictorio en un sector donde la planificación y tenerlo todo bajo control son una apuesta segura, el romper con lo establecido, hacer cosas inesperadas que sorprendan y que despierten la curiosidad de los asistentes y les incite a probar cosas nuevas, es una apuesta segura.

– El asistente coge los mandos del evento. Se coloca en el centro del evento tomando el control y dirigiendo lo que ocurre en el mismo. De esta forma siente mucho más suya la experiencia del evento, más personalizada y por lo tanto se consigue mayor engagement y satisfacción.

– Venues más que flexibles. Si la cosa va de crear experiencias inmersivas y personalización, los espacios tienen mucho que aportar para conseguirlo. Se buscará reinventar espacios, reubicar o dar un nuevo uso a lugares destinados para otros fines. Se buscarán cada vez más espacios con personalidad, que transmitan algo diferente y distintivo al evento, ayudando a envolver la experiencia.

El reto para los organizadores de eventos sigue pasando por evolucionar de un mero ejecutor a todo un director de orquesta generador de experiencias. Para ello centrarán su atención y trabajo en estas áreas:

– Gelocalización. Tecnología como los beacons, wifi y apps nos permitirán tener localizados a los asistentes durante el evento y determinar el momento y ubicación más adecuadas para interactuar con él. Se trata de conocer al asistente, sus movimientos y lo que busca en cada punto del evento (big data) y ofrecérselo en el momento más indicado.

– Patrocinadores, generadores de experiencias. Los organizadores cada vez más buscarán sponsors para trabajar conjuntamente en eventos más inmmersivos y memorables. Por su parte las marcas estarán ávidas por encontrar eventos atractivos para su target y que les permitan desarrollar una experiencia de marca a medida. Los que mejor sepan encajar estas dos dimensiones del patrocinador y el patrocinado en su evento estarán muy cerca del equilibrio en sus eventos este año.

– Feedback con sentido. Para mejorar la experiencia que se ofrece en un evento es imprescindible saber la opinión de los asistentes y tenerla en cuenta para próximas citas. Cualquier herramienta que facilite la recogida de estos datos, detectando la información verdaderamente relevante que facilita el asistente y mostrando los resultados que realmente importan serán las más apreciadas.

– Se busca conectar personas. Y no nos referimos en el mundo online, sino en el mundo real, en el propio evento para que fluya el networking. Más allá de apps que ponen en contacto a personas que están en la misma sala de reunión, el organizador juega un papel muy relevante a la hora de conseguir esta conexión.

El event planner debería jugar un rol más activo y convertirse en un perfil más de facilitador de conexiones entre asistentes. El objetivo no es conseguir más tarjetas, contactos o más sugerencias para contactar en la app, sino volver del evento habiendo conocido personas que han aportado valor al asistente.

– Presentaciones y speakers de primera división. Siguiendo con el rol de facilitador del event planner, la figura de un ponente, moderador o perfil que vehicule las interacciones del público y ayude a crear comunidad alrededor del evento será un rol en alza en los próximos meses. Veremos que los ponentes se bajan del escenario, interactúan más con los asistentes llevando el mensaje a comunicar de una manera más directa, cercana y personalizada.

– Eventos inmmersivos. Por si aún no lo habías descubierto con todo lo que hemos visto hasta ahora, el 2015 será el año de los eventos que tocan los cinco sentidos del asistente, sumergiéndole en un mar de estímulos visuales y sensoriales. La idea es fascinarle y envolverle en una experiencia completa, contarles una historia única que nadie les ha contado antes.

¿Estás preparado para el 2015?