Las tres fases en las que tienes que pensar para salir bien de esta crisis

Etapa 1: Freak out (el pánico y la reacción rápida)

Aquí no se prepara el futuro: solo se digiere lo presente y se intenta salvar lo que se pueda de los trabajos ya vendidos. Es una etapa forzosamente un poco caótica. “Todo el mundo tiene un plan hasta que recibe un puñetazo en la cara” decía el sabio Mike Tyson. Habéis recibido un puñetazo, y estas dos semanas habrán sido de adaptación. Repasamos lo que probablemente habéis hecho.

Adaptación al teletrabajo. Definir modo de organización, de comunicación interna. Dominio de las plataformas de reuniones virtuales, definición de las reglas del juego en estas reuniones (sí, sí, aquí también, tener orden del día, limitar los comentarios generales, hacer debrief, son reglas casi más importantes que en reuniones físicas). Se supone que ya sabes cómo manejar estas herramientas, estas reuniones.
Adaptación administrativa. Probablemente habrás vivido o hecho un ERTE o adaptado la estructura de costes de alguna manera. Esperamos que no traumática, no olvidemos que tienes que pensar a medio plazo y tu equipo será tu mejor activo cuando vuelva la actividad.
Gestión de cancelaciones / reubicaciones, negociaciones con los clientes y proveedores. Sabemos que en muchos casos habrás hecho esto en modo negociación más que aplicación estricta del contrato, todo el mundo piensa en no romper relaciones, confianza, con la idea de volver a trabajar juntos.
Apoyo emocional a clientes y equipo. Hemos vivido dos semanas llenas de conversaciones con mucha dimensión emocional y poca dimensión concreta. Saber si estamos bien a nivel de salud y de equipo, darse ánimos… estas dos semanas han visto un sinfín de contactos de este tipo. Te avisamos, llega pronto el final de estos contactos puramente emocionales, y ahora los contactos tendrán que convertirse en concretos, en conversaciones con fondo, con proyectos, con propuestas de ayuda. Pero lo veremos en la fase 2.
A menudo, parar todo. Muchas organizaciones han reaccionado simplemente “parando todo”, sea cualquier compra, cualquier proyecto, o cualquier pago (extraño ver que los eventos de noviembre no se pagan por culpa de un virus de febrero; la capacidad de buscar motivos para no pagar es asombrosa). Ahora, seamos francos, estas dos semanas han sido necesarias, normales teniendo en cuenta la naturaleza humana, pero poco útiles, tienes que mover a la etapa 2.

Etapa 2: Get in shape (ponte en forma)

Ya llevamos unas 2-3 semanas de parón de actividad, 60 reuniones por internet, la sensación de no haber conseguido mucho y de solo empezar a recuperarnos y ubicarnos… Ya no procede seguir desorientados, es hora de empezar a prepararse para cuando acabe esta situación. Esta etapa es una en la cual no sabemos todavía cuándo volverá la actividad, pero que tienes que aprovechar para mejorar tu máquina y prepararla para el contexto muy exigente que seguirá parón. Ha llegado la hora de ponernos en forma.

Mejora operativa del teletrabajo. Ahora tienes que tener claro cómo te organizas: las planificaciones semanales, reportings, formatos de las reuniones. Y en tu organización personal también: horarios, pausas, actividad física. Vale la pena que simplemente pongas por escrito las reglas de organización y comunicación.
Búsqueda de ingresos nuevos. Algunos ya habéis empezado a buscar recursos en la organización de eventos virtuales. La salvación no estará allí, son eventos que muchas empresas organizarán internamente, y cuando contratan una agencia, la remuneración será muy baja comparado con un evento real. Y si eres cliente, los eventos virtuales te permitirán una pequeña fracción de la calidad de comunicación que tienes en eventos de verdad. Pero igualmente, “es lo que hay” y muchos buscaréis algún tipo de complemento de recursos en esto. Ofrecer comunicación más que eventos es otra vía. Pero repito: el contexto actual es de un parón tan grande que será complicado tener una solución allí.
Plan financiero y tener las herramientas para monitorizar tu situación. Las empresas mueren por el cash flow, no lo olvides. No importa tanto tu rentabilidad como el cash que tienes. Tener una hoja de previsión de tesorería y utilizarla para saber lo que te puedes permitir como empresa. Y esta herramienta será algo que tendrás que actualizar cada pocos días, tienes que quedarte muy cerca del dinero.
Elaboración escenarios de vuelta y planes en consecuencia. El entorno de tsunami no lo facilita la reflexión pausada, y un entorno “VUCAisimo” no hace fácil limitarse a unos poco escenarios. Pero tienes que hacerlo: ¿qué pasa si…? Podemos definir dos grandes escenarios: 1. Se levanta el estado de alarma en unas semanas y se puede volver a hacer eventos, quizás con limitaciones, en junio (el caso muy favorable) aunque la vuelta real del mercado es para septiembre. 2. Seguimos durante muchos meses (final de año) sin poder decidir hacer eventos. El mercado es insignificante gasta 2021.
Plan de formación equipo. Quizás la semana pasada fue para ver cualquier webinar que encontrabas (¡y sobre todo los de eventoplus, claro…!). Ahora llega la estrategia de formación. Define con cada persona sus necesidades de formación, identifica la oferta disponible (hay mil cosas online, más que nunca) y no solo atribuyas las sesiones a cada uno: define lo que tienen que hacer con los aprendizajes. ¿Por qué no debriefs por videoconferencia al resto del equipo, en 5 minutos por webinar, de una forma adaptada a vuestra actividad, pensando en lo que podéis integrar? Todo esto es fácil de organizar y puede aportar muchísimo.
Preparación para la vuelta. Aquí tienes que simplemente mejorar tu máquina para que esté perfecta cuando vuelva la actividad. Todas estas cosas que no haces cuando hay actividad, prefiriendo lo urgente a lo importante, son cosas que puedes hacer ahora.

¿Ejemplos?

Puedes hacer un repaso de tus productos, y lo que puedes mejorar en ellos. Puedes hacer pensar tu equipo en productos nuevos y preparar con tiempo especificaciones bien hechas.
Puedes revisar los procesos de trabajo (esto es más difícil a distancia, pero por otro lado, el trabajo a distancia es un laboratorio perfecto, al requerir mucha claridad en los procesos y responsabilidades puesto que no puedes complementar el trabajo con conversaciones de pasillos, en las que a menudo se ven las cosas a mejorar). Poner por escrito quién hace qué, cómo fluye la información, es algo realmente útil.
Puedes aprender sobre condiciones de cancelación, seguros, y tipos de contratos, identificando bien lo que querrás a partir de ahora poner en tus contratos, las condiciones y la letra pequeña, y los seguros que querrás contratar. Todo esto no
es nuestro fuerte hoy, lo tendrá que ser mañana y puedes hacer algo que parece básico (y tendría que serlo): pensar bien en tu posicionamiento, tus valores, tus elementos diferenciadores. Puedes definir cómo expresas tu posicionamiento, cómo lo apoyas en contenidos concretos, puedes revisar tus herramientas de venta, trabajar en argumentarios.
Por cierto, lo más importante: puedes proponer a tus clientes trabajar en este tipo de preparación, es decir sin pensar en vender ahora, pero ayudándoles a poner en orden su casa para la vuelta. Proponles una reunión virtual con un método de organización de la reflexión, sobre cómo sus eventos integrarán una estrategia de datos mañana. O de generación de contenidos. O definir hoy lo que podrían hacer en digital para amplificar sus eventos cuando se vuelvan a organizar. Así le preparas, sacas conocimiento de sus necesidades, le aportas valor y estás en primera línea cuando vuelva la actividad. Pero cuidado: resiste a la tentación de vender en este momento, sería de muy mal gusto.
Apoyo emocional a clientes y equipo (pero ahora concreto). Esto sigue en esta segunda etapa, pero cuidado: hace falta ya sustancia. Piensa que tus clientes llevan 2 semanas escuchando palabras de apoyo sin más. Ya no es suficiente llamar para saber si todo va bien, tienes cada vez más que pensar en aportarles valor, consejos, contenidos, una sugerencia de reunión/reflexión que os ayudará a los dos cuando vuelva la actividad.

Etapa 3: Get going (ponte en marcha)

No sabemos cuándo llegará este momento, el momento en el cual no se organizan eventos todavía pero tenemos bastante claro cuándo se podrán volver a organizar. Es momento tan esperado en el cual se tratará de volver al barro, vender y organizar eventos (para unas semanas / meses más tarde). No entramos en mucho detalle, pero tendrás en este momento que:

Actualización escenarios y monitorización de la evolución. Aquí, llegan las buenas noticias, pero todavía tendrás probablemente que trabajar con escenarios. Relacionando las noticias y perspectivas con tu previsión financiera, puedes definir el plan de acción comercial de la vuelta (ver punto siguiente) pero probablemente todavía manejando varios escenarios.
Vuelta a la venta. Esto se tiene que (cuidando mucho el timing). Tendrás que estar muy cerca de los clientes y posiblemente ayudarles en tener acceso a la buena información legal y las soluciones para adaptarse a ellas. Sin acosar, si estás cerca cuando empiezan a pensar en eventos, ¡tendrás la partida medio ganada ya! Y no olvides, los clientes probablemente no tendrán plan de eventos muy claro con lo cual puede ser el momento de pensar de forma proactiva en eventos y acciones que pueden llevar a cabo.
Reintegración / remotivación equipo. Que haya habido ERTE o no, el equipo estará saliendo de un momento de estrés e incertidumbre. La motivación colectiva del equipo, la comunicación de cierto renacimiento tiene que dar al equipo la energía que habrá perdido durante el parón.

Menos formación, más trabajo operativo. Si mantienes cierta costumbre de formación, mejor… pero en principio ya tendrás el equipo bien formado y con hambre de acción, así que se trata de salir a vender, organizar, y sobre todo vivir unos éxitos y celebrarlos. Nada será fácil. The Economist publicaba esta semana un artículo diciendo que los líderes demuestran su valor durante las crisis, no en momentos buenos. Es cierto para todo el mundo, no solo los líderes. Saber analizar, planificar, motivar, conectar, con inteligencia y el buen timing, con calidad humana, obsesionarse por la búsqueda de decisiones y acción más que por quejas y preocupaciones es lo que tenemos que hacer todos. ¡Estamos todos empezando un master!