Las 4Ps a tener en cuenta a la hora de diseñar una reunión

Place o Press, que significa ambiente: cuando la gente entra en una habitación obtiene una sensación instantánea de lo que les espera. Si la puesta en escena les parece aburrida, saben que tendrán una reunión aburrida. Habitualmente  se disponen las sillas en filas y un podio para el orador; aburrimiento garantizado. Sienta a la gente en mesas redonda para que hablen y se vean las caras, quita el podio que sugiere distancia y comunicación de arriba abajo, pon papel en las paredes donde puedan escribir e interactuar con el contenido, incluso pon música (que no sea intrusiva) para evitar ese silencio que a veces puede ser intimidante. Otro detalle: pedir un espacio más grande del que necesitamos: si la reunión es para 15 personas escogemos uno con capacidad para 30 de forma que podamos colocar las mesas muy juntas en un lado dejando espacio abierto para actividades, como un speed-networking y que les permita moverse para escribir en las paredes, por ejemplo. La gente tiene una memoria espacial y si, por ejemplo, las ideas para una estrategia se generan en una parte determinada de la habitación, ellos recordarán el ‘flow’ de la reunión gracias a su memoria del espacio.

People. Es necesario tener a las personas adecuadas en la reunión: esto es, a la gente que ‘quiere’ estar y que van a contribuir de forma productiva. Cuando la gente voluntaria participa te aseguras de que llevarán sus conocimientos e ideas a la mesa. Si puedes conseguir gente entusiasmada por participar más que gente que se siente obligada a hacerlo, todo funciona mucho mejor. 

Product, o lo que esperas producir juntos. Si no tienes una definición muy clara de lo que quieres conseguir, tu reunión no tendrá utilidad. Tienes que aclararlo antes del evento de forma que todo el mundo conozca el objetivo. Tienes que dejarlo claro durante la reunión – las veces que sea necesario – para mantener a los asistentes enfocados en el mensaje.

Process. Tienes que definir qué método usarás; qué pasos, estrategias y reglas aplicarás para alcanzar el rendimiento que esperas de la reunión. Puede, por ejemplo, utilizar el Creative Problem Solving Process (CPS), el design thinking o el Appreciative Inquiry como método para manejar la dirección del evento.