Las 12 claves del engagement en eventos

Es sin duda el término de moda en nuestro sector. Conscientes de que demasiados asistentes a eventos se aburren, o vuelven a casa sin haber cambiado nada o aprendido mucho, los organizadores están buscando este santo Grial: conseguir que los asistentes se impliquen, se motiven, escuchen, participen. Te traemos aquí los principales elementos que hacen que un evento lo consiga.

Expectativa. Si el asistente llega con expectativa, lógicamente tendrá más «engagement». Generar intriga alrededor de lo que va a ocurrir, presentar el contenido como de alta importancia para el asistente, destacar la relevancia del evento, son cosas que ayudan. Piensa en acciones de tipo teaser, un video que solo desvela unos detalles, una invitación que despierta interrogantes y ánima al ‘save the date´… También puedes ver nuestro artículo sobre la utilización del contenido pre-evento . Y si quieres inspirarte en cómo generar expectación, solo tienes que estar atento a cualquier evento que convoca Apple. Todo es intriga…

Mente libre. En esta época de multitasking, la distracción y la hiperactividad cerebral que tenemos es un freno obvio al engagement. El asistente que llega con 100 cosas en la cabeza, preocupaciones, ideas diversas… no estará «en el evento». Para ello, puedes empezar con una mini-sesión de visualización, de yoga, de tai-chi… Las dinámicas de juego o las técnicas para volver a ser un niño y mostrarles cómo los más pequeños perciben de forma distinta la realidad puede ser otro primer paso para que sean más receptivos.

Innovación/sorpresa. Nuestros asistentes acuden a muchos eventos y para que realmente recuerden el tuyo, para que les despierte y les mantenga centrados, tienes que asegurarte que les sorprenda. Piensa en romper esquemas. Cambia el montaje, pon un DJ (como PCMA en su última conferencia), haz un montaje original (habrás visto www.c2mtl.com).

Entorno agradable. Básico: si el asistente no ve bien, si está mal sentado o se siente agobiado, le perderás. Espacio tiene que hacer que el asistente se sienta bien: espacios abiertos y agradables, luz natural, espacio para moverse (no demasiado – o perderás la energía), techos altos, mobiliario confortable y estético, ¿por qué no plantas?, y decoración agradable son elementos que permitirán que el asistente no perderá paciencia, no se sentirá mal. Y por tanto, que esté «contigo».

Experiencia. ¡Básico! No se aprende, no se asimila un mensaje escuchando sino que se trata de aprender o asimilar los mensajes vía la participación activa. Aquí tienes que fomentar cierta participación o actividad (empezando con una sencilla votación en directo, hasta idealmente una solución de problemas por grupos, para asimilar los mensajes). Estás más pasivo si lo único que se te pide es sentarte y escuchar, que si sabes que tendrás que hacer un juego o test más tarde. Hazle formar parte del evento, del contenido y que pueda decidir, en la medida de lo posible, en su desarrollo sobre la marcha.

Ritmo. Movimiento que surge al ordenar los elementos presentes en un evento. Piensa en el timing del evento para que tenga sus dosis justas de intensidad y que la atención no decaiga. No se trata de arrancar con unos primeros minutos espectaculares y prometedores si al cabo de media hora el ritmo decae y lo que parecía que iba a ser un evento trepidante cae en la monotonía a la primera de cambio. Y deja lo mejor para el final, a todos nos gusta irnos con un buen sabor de boca.

Comunidad. Somos seres sociales. Si el asistente se siente como un electrón libre en tu evento, estará menos implicado que si siente que está con gente como él/ella, que conforman una comunidad que tiene un objetivo común. Esto empieza definiendo bien el objetivo del evento, casi como una «causa», pero también asegurar que los asistentes tengan que colaborar para conseguir algo juntos. No se trata de dejar tiempo durante el coffee para el networking sino cuidar antes, durante y después del evento a los asistentes, ponerles cara y facilitarles a lo largo del tiempo el contacto tanto con la marca como con otros asistentes con sus mismos intereses.

Diálogo. ¿Sabes que el cerebro genera dopamina en momentos de conversaciones? Ello mantiene despierto, alegre… ¡»engaged»! Además permite a los asistentes debatir sobre el contenido y así interiorizarlo mucho mejor. Aunque tengamos en nuestro evento al mayor experto de una materia, siempre el contenido del evento será más rico si se ponen en común las experiencias y la sabiduría de cada uno de los asistentes. De ahí la importancia de propiciar a que los participantes hablen, cuenten sus conocimientos, como por ejemplo con un sencillo debrief al final de las sesiones.

Contenido relevante. No olvidemos: por mucho mobiliario guay que pongas, nada vale tener un speaker apasionante, cuyo contenido no es relevante para el target. Un trabajo de fondo sobre el contenido, aplicando los principios de meeting design y pensando siempre en el interés del target, es básico (y a menudo demasiado descuidado).

Buenos comunicadores. Este punto complementa el precio. Si no ves vídeos de tus ponentes, si no les pides ensayos, entonces estarás poniendo en peligro tu engagement. Un ponente aburrido puede con el más motivado de los asistentes. Asegúrate de pedir referencias, ver vídeos, pedir ensayos, pensar en soluciones alternativas (por ejemplo un experto que no es buen comunicador puede entrevistarse con un MC, más que ser dejado solo en el escenario). Sabemos que es difícil, que cada ponente tiene su ego y piensa que lo hace bien, pero no puedes jugar con la calidad de la comunicación en tu evento.

Comunicación «no lineal». Hablamos de comunicar con emociones, con sentidos, con storytelling, con juegos… Introduce recursos para hacer la comunicación más dinámica. No todo tiene que ser unas diapositivas desde un escenario: puedes contar tu mensaje en forma de musical, seguir un formato de debate televisivo, basarte en una historia real, contarlo de forma cinematográfica o hacer una obra de teatro con protagonistas espontáneos y basada en la improvisación, etc.

Fun! Lo mejor para el final… Aunque sea el más profesional de los eventos el trabajo no tiene por qué ser algo serio y rígido. Cuando nos divertimos aprendemos más y mejor así que plantéate introducir una sesión de risoterapia, música, alguna dinámica de juego… y sobre todo un tono general cercano, algo informal…

Ahora te toca: repasa tu próximo evento siguiendo estas 12 claves. Seguro que algo puedes mejorar para conseguir el sagrado engagement. Vale la pena…Y si quieres saber más y convertirte en todo un maestro del engagement en eventos no te pierdas nuestro Event Innovation Summit donde contaremos con ponentes y sesiones que profundizarán mucho más en el tema.