La pirámide de Maslow del organizador de eventos

De más básico a más alto…

Wifi. Vale, confieso que pongo este como el más importante de todos un poco como guiño (a la publicidad que Enbex publicó en nuestros medios, presentando el wifi como más importante que comer o que la seguridad). No, no: sin duda, la seguridad es más importante que el wifi, pero la obsesión actual por la conectividad hace que, sobre todo en un evento internacional, el wifi se haya convertido en algo absolutamente vital.

Seguridad. Este punto merece ser el verdadero punto más básico. La seguridad física, de los bienes de tus asistentes y de tus montadores y proveedores, no es negociable. Algunos eventos recientes tristemente nos lo han demostrado… Asegurar la vida y la salud de los asistentes es la primera responsabilidad del organizador; una responsabilidad en el sentido legal, o incluso penal, de la palabra. De hecho, en un sector a veces descuidado, vemos estos días una eclosión de informes sobre seguridad (recientemente uno de PCMA y otro de MPI); léelos para tener clara una estructura de cómo hacer un plan de seguridad (y por cierto, hace un par de años publicamos un imprescindible informe del Club eventoplus sobre este tema). Hacer un plan de contingencia, cumplir la ley, dar tiempo suficiente de montaje y permitir a los montadores y técnicos dormir por la noche… son responsabilidades importantes.

Logística. Haz esperar 20 mins para hacer el check-in, o 30 para que pueda salir el bus del aeropuerto, y ya se va al traste todo tu bonito mensaje sobre la excelencia, el liderazgo… o cualquier idea de que este evento es un premio. Y esto es un infierno porque la logística en muchos casos es difícil de prever. Un accidente en la M30, una huelga, un atasco un poco mayor que de costumbre, unas maletas perdidas o simplemente un pequeño error en el dimensionamiento de tus autobuses y la has fastidiado. La logística no emociona, ¡pero puede destruir tanto!

Comida. La ponemos después de la logística por el enorme poder de fastidio de la espera en el aeropuerto, pero no se bromea con la comida. Hablamos de cantidad y también de calidad; de que si falta vino o si el solomillo sale un poco frío, ya nadie pensará en tu precioso vídeo de introducción o el concepto creativo que has parido… y las quejas llegarán en seguida. La comida comunica de forma muy positiva (su calidad, pero también su presentación, tipos de platos, creaciones, vestimenta de los camareros… todo esto son recursos a utilizar) pero su función básica (“quiero comer bastante, y bien”) viene en la pirámide de Maslow en muy buen sitio. Sobre todo en países latinos. He visto conferencias en Dinamarca donde no era un problema comer sándwiches Bimbo… pero no lo intentes en España. El meeting design mola, pero no es una excusa para dar un sándwich frío.

Confort. Otra necesidad básica: que todos estén bien sentados, que vean y escuchen bien… todo esto es vital si quieres que tus invitados presten atención a los mensajes (que son tu objetivo) y que estos lleguen con éxito. Entran aquí temas como la temperatura, tema muy complicado porque además, la gente tiene percepciones diferentes; la calidad del aire (si amontonas gente en una sala con techo bajo  durante horas, respirarán tanto CO2 que ni se darán cuenta de que tu decoración es preciosa); el mobiliario; el tiempo de descanso o más bien el tiempo para moverse entre sesiones, etc.

Medios de comunicación. Aquí llegamos por fin a la comunicación, a la tematización, al objetivo de tu evento (todo lo que viene antes son medios, no son el objetivo). La calidad (o la carencia de…) de tu vídeo, de tu sistema de sonido, la calidad de la impresión, la tematización de la decoración, los discursos, el presentador o moderador. Todas estas cosas tienen que ser de calidad, con ritmo, con buena realización técnica, sin acoples o fallos técnicos. Todavía no hemos llegado a la comunicación…

Concepto de comunicación y forma de comunicarlo. Esto parece ser lo más importante y es verdad que allí se consigue el objetivo. Haz un evento con todos los otros factores perfectos pero este pobre, y habrás hecho un momento de hospitalidad muy bien realizado pero más allá del “esta empresa me ha tratado bien” y de la satisfacción general, tu mensaje no habrá calado. Aquí entra el concepto creativo, su adecuación al target, a la identidad de la empresa y su objetivo, la definición, redacción y diseño de los mensajes a comunicar. El problema: quizás después de hacer todo el resto bien, llegas cansado a esta etapa y has dedicado el 95% de tu tiempo a los otros puntos.

Sentido, RSC. Como Maslow acaba con la actualización (que podemos ver como la sostenibilidad personal), el evento ya no solo puede ser un ejercicio egoísta de comunicación brillante por una empresa, sino que debe aportar algo a la comunidad, al planeta y dejar un legado positivo. Los clientes y empleados lo exigirán y verán como vacío un ejercicio de pura comunicación por una empresa al estilo “mira qué guapo soy”. Esto era irrelevante hace 10 años, crece hoy y será imprescindible mañana. Parece que los eventos han subido un escalón en la escala de Maslow, algo normal para un sector joven y en pleno auge.