La gran ventaja del almuerzo de trabajo: sigue la reunión

En la actualidad, cada vez es más frecuente no parar para comer durante una presentación, en una feria o en el transcurso de una jornada de trabajo. Los almuerzos de trabajo se están generalizando pues representan un formato muy eficaz si se preparan bien y su comunicación está bien hecha.

Te presentamos algunos consejos generales para gestionar bien las comidas de trabajo:
1) Selecciona el formato y la comida en función de la ocasión y del público. Por ejemplo, para un público “tradicional” que valora mucho la elegancia de la comida, prevé una comida sentada con cubiertos. Para un público joven e informal, prevé un surtido de bocadillos, tortillas y fruta, por ejemplo. En una feria, podrás ofrecer comida informal y fácil de comer (ensalada de pasta, bocadillos y brownie de postre… o montaditos y canapés variados, por ejemplo). Si quieres que la gente no se distraiga, sirve la comida en platos mejor que en formato buffet, para evitar que se tengan que mover.
2) Minimiza la complejidad. En caso de una comida sentada, prepara los platos con antelación. Ofrece el primero plato de comida fría y un postre que sea fácil de servir. También puedes preparar las mesas con anterioridad, lo cual te permitirá servir la comida sin retrasos y reduce las interrupciones de los camareros. Sin embargo, tiene la clara desventaja de que una mesa puesta en la sala distraerá mucho a los participantes. Si el espacio y el tiempo lo permiten, prepara las mesas fuera de la sala o en una zona separada de la sala. Así, los asistentes se podrán mover un poco después de haber estado sentados durante horas y se minimiza el nivel de ruido y el olor a comida en la sala. Pero si estáis en un sitio con tráfico de gente, ten cuidado que no te roben la comida. Ver bandejas incompletas al salir de la sala dará una muy mala impresión a los asistentes.
3) Consulta a tu catering sobre cuál será el mejor tipo de comida para tu reunión según la agenda y las actividades. Por ejemplo, evita las sopas porque se enfrían demasiado rápido. Ofrece postres que se conserven bien como pasteles y tartas, evitando helados y sorbetes.
4) Dimensiona bien. Para una comida formal, pon dos camareros por cada tres mesas. Es la manera de asegurar rapidez y buen servicio.
5) Las ventajas del buffet. El buffet ofrece un marco informal y favorece la interacción entre los asistentes. Es una fórmula ideal para resolver la comida en una jornada en la que quieres establecer contactos con clientes o crear un buen ambiente de grupo. Además, suele ser un formato popular puesto que cada uno come lo que quiere, cuando quiere y cuanto quiere. Si tienes una comida buffet, ahorrarás personal puesto que sólo es necesario cuando un invitado tiene un requerimiento especial de bebida hay que cambiar una bandeja.
6) Ofrece comida sencilla pero de calidad. Una comida de trabajo no puede consistir en bocadillos gomosos o en tortillas secas. Piensa en una comida sencilla pero de buena calidad, nutritiva, rica y, sobre todo, que se mantenga muy fresca durante el transporte y la espera.

Para una comida de trabajo con presentación:
– Si tienes un ponente durante la comida, empieza la presentación cuando el postre ya esté servido, para minimizar los movimientos y el ruido durante la presentación.
– Asegúrate de que el tema y el contenido no sean demasiado pesados. Una comida típica dura entre 60 y 90 minutos. La presentación no debe durar más de 45 minutos. Supervisa bien la sesión de preguntas y respuestas al final de la presentación para no alargar la sesión.
– Instala un equipo de megafonía para evitar que la gente se distraiga y empiece a hablar porque no oye bien.
– Asegúrate que todos puedan ver al ponente. Si hay zonas con mala visibilidad, proyecta un vídeo en pantalla colocadas al efecto.
– Planifica, en el programa, tiempo para las actividades personales (llamadas, lavabo, etc.). La gente suele moverse menos cuando sabe que habrá tiempo personal durante la sesión.

Para una comida en una feria:
– Planifica el espacio para permitir fluidez al tráfico dentro del stand. La comida está normalmente en una zona determinada. Dispón las mesas de buffet con comida y bebida en varias zonas para no concentrar la gente o generar desorden. Es importante que la gente pueda circular dentro del stand.
– Aunque la comida se pueda hacer de pie con canapés, prevé unas sillas para que quienes estén cansados puedan sentarse, coger un folleto o simplemente hablar con otra persona.

La comida de trabajo permite gran variedad de formatos y estilos. Dos claves a no olvidar: la comida tiene que ser de buena calidad y el servicio tiene que ser muy fluido y eficaz.