La conferencia europea de MPI pone el meeting design en práctica

La ciudad que puso el meeting design como centro de su posicionamiento con el concepto Meetovation mostró cómo las reuniones pueden ser diferentes. Más de 400 asistentes inscritos (+27% comparado con EMEC 2015) disfrutaron de dos días de conexiones y de formación con otros miembros de la comunidad MPI.

El programa formativo contó con más de 30 sesiones de varios formatos, desde plenarias hasta campfire. La mayoría trataban de temas relacionados con el meeting design, desde «cómo jugar al juego de meeting design» hasta el uso de la dramaturgia para eventos o la integración de la neurología en sus eventos.

Pero sobre todo se pusieron en práctica: el evento incluyó momentos de juego, mucha interacción con otros participantes, configuraciones de sala abiertas e informales, y mobiliario cool como los nórdicos saben hacerlo. Así participamos en una orquesta original con tubos de plástico como instrumentos (muy divertido por cierto), en una batalla de bolas de nieve de papeles, en una batalla uno-a-uno donde se trataba de agarrar el dedo de la otra persona. El evento incluso se inició con un ejercicio en el que hacía falta conocer a otro participante lo suficiente como para escribir una página de descripción de él/ella, una buena manera de iniciar la conversación con un desconocido.

Los facilitadores de Meetovation, Bo Krüger y Ann Hansen, quisieron así cambiar una conferencia normal en el desafío para los asistentes de «crear su propia historia» (la locura storytelling se pone en conferencias también…). Se nos dio a todos un libro parcialmente dibujado, con varias secciones predefinidas relacionadas con el tema de la historia (descripción del héroe, el desafío, el melodrama…) y donde, además de tomar notas de la conferencia, todos teníamos que pensar y escribir la historia personal que queríamos crearnos en este sector de meetings.

Los facilitadores aprovecharon también las redes sociales para captar sugerencias de título para el libro que todos íbamos escribiendo. Y completando el tema del cuento, una graphic recorder dibujó en directo desde el escenario, visible en todo momento, la historia del personaje ideado por los facilitadores, hasta conformar un libro de páginas gigantes al final de la conferencia.

El evento aprovechó plenamente las RRSS, y generó 8,4 millones de impresiones con el hashtag #EMEC16: cerca de 3.000 tweets enviados por más de 400 personas, alcanzando unas 884,000 personas. Tweets fueron escritos en Inglés, danés, francés, español, italiano, alemán, Haití, Indonesia y portugués, reflejando la naturaleza global de la comunidad MPI.

Por primera vez, MPI difundió algunas sesiones a través de @MPIinEurope en su canal Periscope; la sesión de apertura generó más de 1.000 corazones (el «me gusta» de Periscope) de espectadores remotos.

La app global de MPI tuvo 375 activaciones (de un público de 400 asistentes), se abrió más de 15.000 veces y fue vista de 32.000 veces. No cabe duda del potencial de la app como canal de información a participantes…

Dejemos la tecnología: el evento por supuesto contó con brain food, quizás incluso con un control de costes excesivo: pobres sándwiches y tarrinitas de lentejas como únicos componentes del buffet del primer día fueron recibidos por los participantes con bastantes críticas.

Por último caso MPI también cayó en la locura actual de tener hosted buyer, con una versión íntima de su programa: con 21 proveedores y 24 planificadores.

En eventos magazine 63, te traeremos los principales aprendizajes, positivos y negativos, de este momento de meeting design. Ya te adelantamos una idea general: se puede criticar algunas cosas, pero no cabe duda de que el meeting design es un cambio útil para muchos eventos. Stay tuned…