La comunicación – clave para maximizar los resultados de un programa de incentivos

Es imprescindible comunicar con frecuencia con los participantes para el éxito del programa. Internet, por su bajo coste y la efectividad de las tecnologías y las aplicaciones para desarrollar e implementar estos programas, posibilitan llevar a cabo una comunicación intensiva con los participantes sin restricciones presupuestarias.

Utiliza todos los medios posibles
Aunque hay todo tipo de opiniones respecto de qué es lo que se debe comunicar a los participantes de un incentivo, de cuál es la mejor manera de darlo a conocer y de con qué frecuencia se debe informar, los medios más populares hoy para canalizar este tipo de información por su facilidad de uso, efectividad y bajo coste son el correo electrónico y los sitios web. No obstante, una combinación con medios off-line ayuda a maximizar el impacto.

Así, utilizando una variedad de medios alcanzaremos a diferentes públicos que reaccionan de formas distintas ante los diversos medios. Internet es un medio más, una herramienta que enriquece la comunicación, pero debe integrarse en un programa completo de comunicaciones para ser efectivo.

Organiza un lanzamiento del programa
Un evento de lanzamiento del programa es una buena plataforma para presentar el mismo y generar entusiasmo por él. Las primeras comunicaciones que emitamos han de provocar reacciones, pero también deben informar sobre la situación de cada participante dentro del programa y despertar interés por el premio.

Si el presupuesto lo permite, monta un evento de lanzamiento del programa o incluye el lanzamiento del mismo en algún evento importante de la empresa (p. ej. una cena de gala de la empresa, la convención de ventas, etc.). Durante el evento, además de la presentación, asegúrate de distribuir documentación entre los participantes… un atractivo folleto o un obsequio significativo relacionado con el tema del programa de incentivos. Por ejemplo, si el premio consiste en un viaje al Caribe, el regalo podría ser una caracola marina personalizada con el logo de la empresa y el nombre del programa.

Para el programa online, dinamiza las páginas con música, animaciones y pequeños vídeos. El objetivo es captar la atención, generar entusiasmo y dejar entrever el premio/los premios a los participantes.

Establece un reglamento y deja las normas claras
Una vez comunicado el programa, el paso siguiente es informar del reglamento del mismo. El reglamento debe ser un contenido fundamental a comunicar. Al darlas a conocer intentaremos reforzar el tema del programa e incluso elevar las expectativas e interés de los participantes.

Las normas deben comunicar también los objetivos generales del programa, enseñar la estructura del mismo y demás información de interés para que todos los participantes entiendan perfectamente el funcionamiento del mismo.

Cuando desarrolles el programa, no olvides informar del mismo a los departamentos cuya actividad pueda verse afectada por la implantación del programa (contabilidad, producción, etc.) y analizar con ellos el impacto del mismo. Debes también mantener informado al personal de estos otros departamentos afectados por el programa acerca de las ventajas que el mismo aportará a la empresa, incluso cuando estas personas no sean participantes del mismo.

Manten siempre el interés por el programa
Después del lanzamiento es fundamental mantener un ritmo en la comunicación con los participantes para que el interés por el mismo siga vivo. Los boletines electrónicos, los resúmenes de actividad, los tablones de noticias sobre el programa de incentivos son algunos de los canales que puedes utilizar para informar y resaltar asuntos relacionados con el programa. Puedes comunicar casos de éxito (success stories), consejos para incrementar las ventas, recordatorios del programa y de los premios… La clave está en que una comunicación regular mantendrá el interés por el mismo y es el interés lo que hará que la gente intente alcanzar los objetivos deseados.

Planifica la comunicación cuidadosamente. No abrumes a los participantes con un exceso de información ni tampoco peques de parco. Establece una regularidad, con el envío de un email mensual o semanal, o bien enviando un «teaser» cada dos meses… Se creativo con los mensajes que comuniques: es importante que captes la atención de los participantes.

Colocar el programa online
Internet ofrece muchas posibilidades a la hora de animar la comunicación de los programas de incentivos: permite personalizar los mensajes, acceder fácilmente a las páginas para actualizar la información y cambiar los mensajes… Sin embargo no debes descuidar el mantenimiento de esas páginas que informan del programa e incorporar nuevos mensajes que alimenten el interés de los visitantes de la página.
También puedes montar un sencillo «foro» para que los participantes se intercambien mensajes, hablen entre sí y con la organización del programa.

Al finalizar el programa
El último paso del proceso de comunicación del programa tiene lugar a la conclusión del mismo. Informa a los participantes de que el programa ha llegado a su fin y presenta a los flamantes ganadores del mismo.
Esta última fase de la comunicación del incentivo es crucial puesto que quieres felicitar a los ganadores del programa y reconocer sus méritos.

No olvides analizar si se han cubierto los objetivos planteados y si no es así, estudia mejoras futuras del programa.