La cara más personal de los organizadores de eventos

Mónica García Paz de Saa, CEO de The Market Room (TMR World) 

Mi consejo: dormir, dormir y dormir, así ¨vais a rendir más y ser más brillantes”  

Yo trabajaba como abogado fiscal y me aburría muchísimo. Hice un MBA y escuché hablar de marketing y publicidad; me encantó, de ahí di el salto a la agencia. Otra cosa fue el ego… esa vena emprendedora me llevó a montar mi agencia con 27 años, pensando que podía crear un sistema mejor y lo hice. Sin duda, lo que más disfruto es poder sorprender, ver la cara de las personas ante algo que has hecho… Cuando estás en un mega evento y empieza el show, ese momento me pone los pelos de punta. Me lo paso como una enana creando algo desde cero con briefings, pero abiertos al cambio. 

Como ritual considero que dormir. Tanto mi equipo como yo, les digo ¨iros a dormir porque vais a rendir más y ser más brillantes¨. Y levantarme a desayunar sola, 20 minutos con mi café.  

Cada persona de mi equipo sabe hacer el trabajo de los demás; para eso nos formamos y nos coordinamos. Nos aprendemos todo de memoria, así cuando llega el cliente a preguntar algo, no miramos el papel, todo está en la cabeza y eso da mucha más confianza. Un consejo que me encanta y me lo dijo mi directora de producción: cuando vueles en avión lleva unas medias para que no se te hinchen las piernas. ¡Y funciona de maravilla! 

Manuel Rados, director comercial de Planta18 

¨1.000 veces comprobar que no se te escapa nada, aunque lo hayas visto 500 veces, pues otras 500 más¨ 

Yo hice periodismo, estaba en un gabinete de prensa y organizaba ruedas de prensa, fue ahí el gusanillo que me picó. No era conocedor del trabajo, conocimiento y del estrés que conllevan los eventos, pero en vez de abandonar, me metí de lleno. Creo que lo más disfrutable es rodearme de gente siempre potente, gente que sabe más que tú, tanto en tu día a día como en la relación que tienes con tus partners o proveedores.   

Siempre hago dos cosas, una es que por más años que lleve en esto, cuando me voy a dormir un día antes del evento, pongo el despertador y pienso que no lo voy a escuchar. Duermo mal porque creo que me dormiré y no llegaré a tiempo. Y lo otro es escribir en mi cuaderno. Llevo mis notas porque siempre hay cosas que van saliendo en las reuniones que no siempre se repiten y te pueden salvar de un marrón. 

Yo aconsejaría a quienes inician su carrera, que consideren que cada vez es un sector más profesionalizado entonces cuanta más formación tengan, mejor. Especializarse en nuevas materias, como la sostenibilidad y la IA y por supuesto llevar ropa cómoda a los montajes. Si parece que vas a hacer deporte, vas bien. 

María Luisa Correas Mulleras, directora de comunicación institucional y eventos en Grupo Mutua Madrileña 

¨No recordaré lo que me dijiste, pero siempre recordaré cómo me hiciste sentir – Maya Angelou¨ 

Estudié periodismo y en una rueda de prensa pensé ¨es mucho más divertido ser quien está organizando que los periodistas¨. Desde que fui a mi primer evento profesional me di cuenta de que lo que me gusta es organizar. Los que nos dedicamos a esto tenemos la tendencia a organizar siempre: en el trabajo, con amigos… con la afición a los eventos se nace. Y es que no hay nada como disfrutar del reto y la creatividad. El año pasado, nos pidieron enseñar un edificio en obras a un grupo de empresarios. Montamos un evento tremendamente VIP en la planta 30 y tantos con: mamparas, baños VIP, cascos personalizados, mesas con prismáticos, audiovisuales, cartelería, catering espectacular. Todo para 330 de los más grandes empresarios de España.  Pero también hay eventos donde todo se complica, como un evento que hice para una marca exclusiva y mostrar sus piezas de alta joyería, en el Museo de Arte Contemporáneo. Las vitrinas llegaron rotas, había unas peceras enormes con unos peces que llevamos (y varios se nos murieron), encima de todo el museo tenía una cristalera que da a una plaza. Habíamos visto el espacio de día (no de noche) donde se llena de skaters y de gente fumando; empezaron a bajarse los pantalones y hacerles señas a través de la cristalera a las señoras que estaban en la fiesta…  

Con todo y eso te recomiendo no perder la ilusión, aprende, no pierdas las ganas, entiende que todos la fastidiamos. Tenemos un trabajo muy complicado, muchas horas con mucho estrés, tiene que ser divertido. Y claro, la crema antiinflamatoria en los pies, si te duelen los pies no puedes razonar o trabajar igual de bien. 

Fernanda Udaondo Varela, responsable de eventos corporativos de Vodafone España 

¨Sin prisa, pero sin pausa, que no lleguen y se quieran comer el mundo, nadie nace aprendido¨ 

Me formé en marketing y publicidad, por reestructuraciones dentro de mi compañía acabé aquí, empecé en eventos y me enganchó. Soy una persona tremendamente activa pero tranquila,  y al final eso se refleja en el día a día y en los eventos que gestiono. Me encanta la producción y los montajes.  Me gusta aprender, un event manager tiene que saber de todo para gestionar bien un evento y a las agencias con las que trabaja.  

Tener una mente abierta y saber que todo puede pasar, durante muchos años el departamento de seguridad me usaba de ejemplo, ¨nunca pasa nada, hasta que pasa¨ y ahí me nombraban. Volví escayolada y en silla de ruedas de un viaje de incentivos a Marruecos, donde por una tontería, me partí el pie. Algo que creo que es muy mío, es que soy creyente y siempre llevo una Virgen al cuello. Al empezar algún evento, la sujeto. No estoy rezando ni nada, solo tengo la sensación de que me sostiene. Incluso la gente que me conoce y me ha visto sin ella en el cuello, lo mencionan. 

Y creo que recomiendo 3 cosas para triunfar en este mundo: 1- Todo lo que se monta… se desmonta, siempre que puedo me quedo al principio del desmontaje, ahí también se aprende. 2-¨Un problema solucionado, ya no es problema, aprendamos para la siguiente pero ya no le demos más vueltas¨. 3- Un evento también es disfrutar. Esa es la clave. Independientemente de que es mi trabajo, también toca disfrutarlo, y esa sensación de satisfacción de nuestra parte al final. 

María de la Morena, Client Services Director de MKTG Spain   

¨Debemos escuchar qué salió bien y qué se puede mejorar… para crecer profesionalmente poco a poco de la mano de la experiencia¨.  

Vengo de consultoría y es un trabajo estresante, pero eventos lo es mucho más… y más gratificante. Trabajaba en el área de consultoría MKTG Spain y observaba a mis compañeros de eventos; su energía y creatividad… acabó intrigándome, decidí dar el salto y no me arrepiento. Me gusta mucho cuando todo sale según lo previsto. Esa sensación de tranquilidad me permite concentrarme y poner el foco en los detalles. Me llena de satisfacción escuchar sus comentarios positivos y notar que estamos generando algo en ellos. Creo que algo que me caracteriza es ponerme en el lugar del invitado. Me imagino siendo ellos ¿qué me gustaría ver? ¿cómo me gustaría ser tratada, qué experiencias me harían sentir especial? Hago un «journey», detallando cada punto de contacto y detalle que podría marcar la diferencia. Por el contrario, cuando el montaje se retrasa por algún imprevisto, cuando en los ensayos fallan los contenidos… es lo más difícil de manejar. Todo aquello que se escapa de tu control. Son desafíos que ponen a prueba nuestra capacidad de respuesta y adaptación. Donde el equipo se vuelve fundamental. 

Es importante enfocar las ideas al target y al momento de cada evento. Variables cruciales que transforman por completo la experiencia. Un mismo concepto puede evolucionar de manera distinta según el público al que nos dirigimos.  

Y, si quieres conocer más testimonios de organizadores de eventos, léelos todos en nuestra última revista.