Invitaciones online

Internet, correo electrónico, teléfono móvil… son herramientas eficaces para comunicarte con tus asistentes, convocarlos a un evento o para informar sobre el mismo de una manera inmediata y altamente efectiva. Además, emplear las tecnologías en la comunicación de tus eventos te ayuda a transmitir una imagen de empresa moderna y tecnológicamente “al día”.

Aprovecha la creatividad que te brindan y mantén a tus asistentes pegados a la pantalla…

La invitación en papel es una opción a la baja dada la gran saturación que existe con el correo comercial ordinario y la obvia eficacia del correo electrónico (si bien regresar a las antiguas prácticas es a veces otro recurso). Aprovecha las múltiples posibilidades que te ofrece la red para crear invitaciones online originales y atractivas que añadan algo a la tradicional invitación en papel.

Creatividad total
Sé creativo. Cuida mucho el diseño de la invitación, o del site pues todos ellos son elementos que pueden resultar claves para su difusión y éxito de convocatoria. La invitación es una excelente herramienta de branding. Juega con el logo de la empresa, los colores corporativos, tipografías, imágenes o gráficos… pero procura mantener una coherencia con la imagen de la empresa o con el producto. El añadir sonido a una invitación, por ejemplo, las olas de mar para un evento con tema marino. Nos ayudará a llamar más la atención.

Invitaciones en html
Estilo newsletter, los mails en HTML son mucho más dinamicos que los tradicionales mails de texto plano. El mail en HTML permite tener enlaces al site efímero y que el mensaje sea mucho más rico y elaborado a nivel visual. Seguramente tendras 10 veces más posibilidades de que la gente lo lea y se interese. ¿Porque limitarse a un simple texto en papel?

Site efímero
Crea un microsite para tu evento. Juega con el nombre del site, de manera que haga relación por ejemplo al tema del evento o al producto que se vaya a lanzar. El diseño del site también comunica: aprovecha para aplicar tus colores corporativos, o juega con el logo y la imagen de la empresa o con el nombre del producto. No es necesario que el site contenga mucha información, de manera que capte el interés del invitado, sin desvelar toda la información del evento, para así transmitirle una sensación de evento-experiencia “diferente”… Propón al usuario un “descubrimiento” del evento. Despierta su interés con alguna frase o texto sencillo que les haga clicar sobre el link (“¿Sabes qué te espera?”).

Para hacer que sólo tus asistentes visiten el microsite del evento: envía un link al “site efímero” vía correo electrónico a los invitados y con una contraseña si el contenido es exclusivo.

Interactividad
Haz que el site sea interactivo: juegos o pasatiempos que tengan que ver con el evento o con tu producto, o incluye una mini-encuesta para conocer opiniones y comentarios de tus asistentes, e invítales a adivinar qué les espera en el evento. Pide que los invitados impriman su invitación o una palabra o imagen clave relacionada con el evento, que sea la “contraseña” para acceder al él.

Identifica con claridad el remite
Cerciórate que aparezca el nombre de la empresa en el remite del mail para evitar que el receptor lo elimine como spam.

Teaser online
Lo misterioso siempre ha sido atrayente. Envía un menú, una cita, una imagen de una silla (“pronto te sentarás aquí”), una foto del DJ de tu evento (“te está esperando”). Desvela poco a poco el mensaje del evento mediante varios correos electrónicos. Pero recuerda: menos es más…

Envía SMS
El envío de mensajes a teléfono móvil es uno de las formas que más se está extendiendo para conovocar a los asistentes a un evento. Los softwares para facilitar el envío masivo de mensajes están cada vez más desarrollados con el trepidante avance de las telecomunicaciones. Un mensaje breve a un móvil con una palabra clave o un texto sensillo logarán despertar la curiosidad de tus asistentes. Dos mails como “teasers” y uno con el lugar y la hora del evento, será suficiente. Evita el bombardeo de mensajes para no abrumar al receptor y evitar que pierda el interés. Pocos mensajes y bien pensados, mayor será la curiosidad del asistente.

Recuerda que una manera singular de invitar a tus asistentes dice mucho de un evento, ya que aporta originalidad, factor sorpresa, sensación de “ir a vivir una experiencia diferente”. Sé coherente y ¡consigue que tu evento satisfaga las buenas expectativas de tus asistentes!