Invitaciones intrigantes

No es únicamente un trozo de papel en un sobre…

La comunicación es una parte importante de la organización de todo evento. El primer elemento de comunicación son las invitaciones. Preparar el ambiente para el evento unos días antes permite un mayor impacto del mismo y genera más expectación cuanto finalmente llega el día.

EMPEZANDO POR EL ENVOLTORIO
El envoltorio es la primera presentación de la invitación. Es importante que consigas que la invitación para tu evento no sea percibida como correo comercial. Por ello, sin perder de vista el presupuesto con que cuentas, contempla posibilidades de utilizar un papel diferente (de buena calidad), combinaciones de colores, envoltorios, estampados y acabados creativos y de buen gusto.

El diseño de la invitación (composición, tipografía, estilo y formas) debe concordar con el tipo de evento o reunión que estás organizando. Intenta siempre la mejor calidad posible dentro del nivel de tu evento. Pequeños detalles pueden hacer resaltar la invitación.

Para los sobres, ten en cuenta que hay muchas posibles formas y colores, también hay una gran variedad de grosores, o aquellos sobres hechos de papel grueso que se abren como si fueran pétalos de una flor descubriendo en su parte interior, la invitación, o el plano del sitio, o entradas para el acto o incluso una tarjeta de respuesta.

CREA TUS INVITACIONES
La invitación como instrumento para anunciar el tono de tu evento y transmitir energía y crear expectación entre tus invitados. Dedica tiempo y fuerza tu creatividad para dar elementos relacionados con el concepto o tema de tu evento que puedas utilizar en las invitaciones.

Por ejemplo, la invitación para una fiesta playera podría ir impresa en un balón hinchable, en una concha dentro de una caja, e incluso con algo de arena de playa en la caja…

Sé original, el objetivo de la invitación no es sólo informar, sino generar la respuesta positiva de tus invitados incitándolos a asistir al evento y a hablar del mismo. Personaliza las invitaciones tanto como sea posible: invitaciones con los nombres escritos a mano, firmadas, o personalizando cualquier detalle que se envíe junto con la invitación.

Intenta que las invitaciones requieran de la participación del receptor. Diseña, por ejemplo, tarjetas que puedan doblarse de diferentes manera consiguiendo diferentes formas, o que se puedan colocar sobre un mueble o estante. Cuanto más entretenga y distraiga la invitación a tu invitado, más participación y expectativa estarás creando.

El contenido de la invitación también es vital. El texto de la invitación debe inducir y sugerir la respuesta positiva. Juega con rimas, con frases que contengan juegos de palabras… De todas maneras, te tienes que asegurar que el mensaje no es confuso y que es atractivo sin esfuerzo. No cometas el error de sobrecargar la invitación de textos.

Ten en cuenta los siguientes consejos cuando prepares tus invitaciones:
– Si envías invitaciones al extranjero, necesitarás más días de antelación.
– Evita utilizar etiquetas de mailings. Escribe los nombres y las direcciones directamente en los sobres.
– Pesa la invitación completa en correos para saber su coste antes de hacerlas todas.
– Si organizas un evento de empresa, puede ser útil citar la dirección de la web de la empresa donde los invitados puedan confirmar su asistencia online.
– Si requieres tarjeta de respuesta, hazlo lo más sencillo posible para el invitado.