Inteligencia artificial y su impacto hoy y mañana en eventos 

Tu mayor aliada para la personalización de la experiencia 

¿Cuál es el objetivo principal de los organizadores de eventos? Conseguir crear una experiencia inolvidable en el asistente, lo que se logrará más fácilmente cuanto más personalizada sea esa experiencia. Jorge Prado (consejero delegado de Externa Marketing & Events) destaca del uso de la inteligencia artificial que permitirá hacer eventos ad hoc a cada asistente, teniendo en cuenta que la IA es capaz de almacenar todos los datos ofrecidos por el participante. Esto le permite “conocer cómo es cada uno de los asistentes y, por tanto, a través de su uso podremos dirigirnos a ellos de forma muy personalizada o hacer activaciones muy concretas para cada uno. Cada persona vivirá su propia experiencia en el mismo evento”. 

Pero junto a la IA también seremos capaces de trabajar en las diferentes necesidades que puedan tener los asistentes: desde facilitar sus desplazamientos hasta ofrecerles el programa del evento según sus intereses, o incluso organizarles una agenda de contactos de acuerdo con sus perfiles y objetivos comunes. Además, ya hay compañías que comienzan a implementar en eventos la traducción a través de la IA, lo que reduce costes y genera una experiencia más cómoda y fluida para los participantes.  

Un instrumento, infinitas posibilidades 

Las agencias lo tienen claro: la IA es un instrumento increíble que facilita la realización de tareas: desde buscar inspiración para preparar una propuesta para el cliente hasta redactar una memoria técnica, un plan de seguridad o generar un cronograma. En palabras de Raúl Pérez (Executive Creative Director de MKTG Spain), “gracias a la IA estamos logrando impulsar la optimización de procesos, alcanzando así una mayor eficiencia y una reducción de los tiempos de trabajo, pudiendo priorizar lo más urgente e importante y dirigiendo esfuerzos en más frentes de forma simultánea.” Esto fomenta que los profesionales del sector puedan dedicarse a pensar en ideas más creativas, trabajadas y diferenciales. 

Además, Guillermo Prado (prompt engineer de ExternIA) recuerda que la inteligencia artificial también puede jugar un papel muy relevante para garantizar que el evento cumpla con los estándares fijados. Por ejemplo, imagina que buscamos organizar un evento lo más sostenible posible. Al introducir el protocolo de actuación sostenible en el bot, la propia IA actuará como una especie de policía y se asegurará de que todos los puntos del briefing del evento se adecúan al protocolo. 

Y ten en cuenta el post evento, en el que la inteligencia artificial también puede verse implicada. “La IA acumula todos los datos, tiene un histórico de quiénes han sido los usuarios implicados y toda la información sobre qué es lo que ha pasado durante el evento. Además, siempre se puede crear un bot que se dedique a mejorar los eventos constantemente con los inputs que le vayas dando de las anteriores ediciones, después de haber estudiado cuáles han sido las emociones generadas durante el evento, en qué partes ha ido mejor o peor y tras obtener un feedback final”, indica Guillermo. 

No lo olvides: la IA no es más que una herramienta 

Pero recuerda que, al final, la IA no es más que eso: una herramienta. Las respuestas que ofrece son resultado de una búsqueda en un inmenso banco de información, lo que generalmente se traduce en información vaga y muy poco concreta. Es más, Jorge Prado insiste en que la IA en ciertos casos ofrece resultados que no son éticamente correctos, por lo que “es importante que no aceptemos los primeros resultados que la IA nos dé, aplicarlos y plasmarlos en cualquier ámbito del evento, porque lo que nos podemos encontrar es con un rechazo por parte del cliente.”  

Por eso, el director de estrategia de AV Medios, Chema de Diego, insiste en la relevancia del factor humano, de contar «tanto con la herramienta como con el piloto encargado de manejarla”, para conseguir resultados óptimos. A sus palabras se suma Raúl Pérez: “Si bien la IA se ha convertido en un aliado indiscutible para potenciar nuestras tareas, el verdadero motor de la innovación y las ideas disruptivas que impulsan nuestros proyectos reside en el talento y la creatividad de nuestro equipo. La IA es una herramienta poderosa, pero no reemplaza la intuición y la visión humana.”  

Aparecen nuevos perfiles… y otros pierden relevancia 

Cada semana aparecen nuevas IAs, nuevas actualizaciones y muchísima información alrededor de su uso, así que no es de extrañar que surjan nuevas profesiones dedicadas exclusivamente a trabajar junto a ellas. Este es el caso de la figura del prompt engineer, el encargado de “educar a las IAs para obtener un resultado óptimo”, explica el primer prompt engineer del sector eventos en España: Guillermo Prado. Guillermo es el responsable de ExternIA, consultora de IA para eventos: “Trato de estar al tanto de las novedades relacionadas con las inteligencias artificiales y cómo utilizarlas. También dedico tiempo a estudiar y practicar con las inteligencias artificiales, porque todo avanza deprisa. Y, por último, trabajo en los proyectos de inteligencia artificial que vayamos a lanzar en el evento”. 

Importante: el prompt engineer tiene que entender sobre IA, pero también ha de ser un experto en la materia en la que trabaje; en este caso, en eventos. ¿Por qué? Por mucho que este ingeniero sepa acerca de IA y cómo comunicarse con ella, si no está especializado en eventos, difícilmente será capaz de conseguir unos resultados que se adecúen a las necesidades del organizador; y la IA tampoco aprenderá cómo llegar a los objetivos que se buscan alcanzar.  

También hay puestos dentro del sector que, aunque no desaparecerán, si verán su carga de trabajo muy reducida. Según Jordi Planas (director de innovación de SOMOS Experiences) los encargados de organización y administración serán quienes se vean más afectados por la implementación de la IA en el sector. “Las últimas IAs están muy enfocadas a mejorar la eficiencia y organización: buscar información, vincular datos, crear estadísticas… Cosas que son muy de procedimiento, de agilidad y de organización”, comenta el de SOMOS. “Las profesiones que tengan que ver con estos procesos no desaparecerán, pero probablemente se requerirá menos personal en estos departamentos.” 

La IA aumentará el valor de los eventos 

Ya ves que la IA viene para quedarse y para hacer eventos mejores. No dudes en que la calidad de los eventos incrementará: los trabajos logísticos se agilizarán gracias a su uso y, como comentábamos, la inmensidad de datos que es capaz de recolectar permitirá generar contenidos muy específicos para cada asistente. “Los eventos van a ser mucho mejores en eficiencia presupuestaria, impacto medioambiental, personalización… Se volverán más relevantes que nunca”, comenta Planas.  

A esto, de Diego añade que el que la inteligencia artificial ahorre tiempo a los profesionales de los eventos es uno de los puntos clave para generar eventos de tan alta calidad: “La IA nos permitirá cuidar a nuestra gente, porque este es un sector en el que el trabajador va muy agobiado. Si nuestros accounts no tienen que estar preocupándose por mandar 50 mails ni haciendo presupuestos y pueden trabajar en el propio evento, los eventos mejorarán. Cualquier herramienta que le pueda facilitar la vida al profesional repercutirá en los propios eventos.” 

¿Quieres saber más sobre IA y eventos? Puedes leer el artículo completo en nuestra revista y escuchar nuestro último podcast sobre IA en el sector.