Incorporar «Celebridades» en eventos especiales

Son una buena manera de atraer a los medios, impulsar las ventas de entradas, confirmar el interés de los espónsors, añadir credibilidad y en general expectación, brillo y glamour (a veces) a un evento. Por otro lado, el trabajo con celebridades puede ser muy exigente y complicado.

Algunos consejos a tener en cuenta cuando contrates alguna celebridad para tu evento o tu campaña de RR.PP:

1. Ponte en la piel de la estrella y pregúntate: ¿Qué me aporta este evento a mi?»

Antes de pedirle a una celebridad que participe en un proyecto, una campaña de RR.PP. o un evento especial, hazte la pregunta como si fueras tu mismo la estrella: ¿Qué me aporta a mí este evento; por qué tengo que hacer esto?

Tendemos a pensar que las celebridades se implican en eventos relacionados con causas porque realmente les importan esas causas. Este puede ser uno de los motivos (especialmente si la causa le afecta personalmente, o bien si por ejemplo ha participado en una película relacionada con el tema), pero lo cierto es que lo que motiva a la mayoría de las celebridades son otros factores:

– Dinero & regalos. Si dispones de dinero, tienes un buen elemento motivador. Si tu presupuesto es amplio, los regalos y atenciones pueden conseguir que muchas estrellas digan «sí». Es fácil – las celebridades son también seres humanos a los que les gustan los regalos.

– Presencia en medios. El tipo de presencia mediática que se va a conseguir a través del evento puede ayudar a que alguna celebridad acepte la invitación a asistir. No obstante, recuerda que es probable que las estrellas motivadas por este factor sean o bien las celebridades emergentes o bien aquellas cuya fama se está apagando. También hay estrellas que por algún motivo no quieren aparecen en los medios.

– Aficiones e intereses personales. Algunas celebridades tienen una afición especial por una actividad o un deporte, lazos personales con una ciudad, el deseo de cambiar su imagen, la diversión/exclusividad/prestigio que aporta el propio evento o incluso el «quién más asiste» o el quién les haya pedido su asistencia.

2. Prepara una lista con todo lo que pueda necesitar saber tu celebridad.

Si tu celebridad ha decidido participar, prepara una lista con absolutamente todo lo que él o ella pueda querer saber y hacer acerca del evento, desde su llegada hasta su marcha. Prepárate también todas las respuesta que le tienes que dar.

Las celebridades y sus representantes pueden ser muy exigentes, incluso quisquillosos, y trabajar con ellas puede ser complicado si la celebridad no está del todo convencida de su implicación en el evento. La mejor manera de reforzar su implicación (de celebridades y sus agentes) en el evento es demostrándoles que has tenido en cuenta absolutamente todos los detalles y has anticipado toda posible duda, desde el principio hasta el fin del evento.

Los acompañantes de las celebridades deben tener respuestas preparadas para cualquier pregunta que se les pueda hacer a las estrellas. Si la estrella se siente segura y confía en que quien se haga cargo de él o ella durante el evento controla completamente la situación, será mucho más fácil trabajar con ella.

3. Respeta su tiempo.

El tiempo es el recurso más escaso del que dispone una celebridad; ¡no lo malgastes!

Cuanto mayor sea la fama de tu estrella, de menos tiempo dispondrá. Piensa que mucha gente quiere conseguir su tiempo y la celebridad quiere asegurarse de que emplea correctamente el poco tiempo de que dispone.

Un consejo para ahorrar tiempo a la celebridad, muy apreciada, es el disponer un servicio de limousina para llegar y marcharse del evento. Es un servicio útil para la celebridad (tráfico y aparcamiento) que les permite aprovechar el tiempo durante el desplazamiento, trabajando, haciendo llamadas o haciendo un último repaso de su intervención o de los apuntes del evento.

Las limousinas (o vehículos con chófer) también son útiles para el organizador de eventos. Comunicándose por móvil con el chófer sabrás si la estrella ya está camino del evento y te podrá avisar cuando se encuentren a cinco minutos del lugar. Por otro lado, el hecho de tener una limousina en la puerta esperando para llevarles a tu evento, disminuye la probabilidad de que la estrella decida en el último momento no venir. Si, a pesar de todo, tienen que cancelar su asistencia, lo sabrás por la limousina antes del evento y no pasarás los nervios de estar esperando a alguien que finalmente no aparece.

En suma, facilítale las cosas a tus celebridades: ofréceles un servicio de limousina, dispón del mínimo necesario de su tiempo, no les pidas que lleguen antes del evento y ¡nunca les hagas esperar!

4. Haz breves los briefings.

Cuando sea necesario pasar un briefing a una celebridad, analiza antes si hace falta llevar a cabo una reunión presencial o basta con un contacto telefónico o un envío por fax o email. A todos nos gustaría conocer en persona a una estrella, pero no olvides que su tiempo es muy precioso, y por tanto utiliza teléfono, fax o email siempre que puedas.

Si tienes que montar una reunión con la estrella, no traigas a más de una o dos personas para ser lo más concretos posible. Pocas veces necesitarás más de una hora.

Las celebridades huyen de tener que memorizar muchos nombres y cifras – excepto si se les paga por ello. Utiliza, por tanto, unos pocos «bullet points» con la información esencial que quieres que la celebridad comunique a los medios.

Envía los apuntes del briefing por fax o email una semana antes del evento y a su llegada al acto le puedes pasar una nota con los datos principales apuntados (te lo agradecerán). Puede llegar a ser muy bochornoso para la celebridad y para el organizador que la estrella no recuerde ante la prensa el nombre del evento o porqué está allí.

5. No prometas nada que no puedas cumplir y cumple todas las promesas que hagas.

Este negocio gira en torno a conexiones y relaciones. La mejor manera de cargarte tu relación con una celebridad o con su agente es incumpliendo alguna de tus promesas. Por ello vale la pena repetirlo: no prometas nada que no puedas cumplir y cumple con todas tus promesas…